Odată cu creșterea cantității de date necesare pentru a răspunde, riscul de a face o greșeală asupra scrisorii crește doar. O greșeală într-o conversație importantă, care, la prima vedere, nu este serioasă, poate avea consecințe importante.
Punctele lor de vedere cu privire la eticheta virtuală modernă Petcher prezentate în cartea «Essentials of Business Etiquette», câteva fragmente din care le prezentăm aici.
1. Un subiect clar și neechivoc de scriere
Exemple de teme bune: "Data întâlnirii sa schimbat", "O mică întrebare despre prezentare", "Propuneri pentru planul de afaceri".
"Decizia de a deschide o scrisoare sau nu de oameni de multe ori ia, pe baza temei sale - notează Pachter. - Alegeți unul care oferă imediat cititorului o înțelegere: înainte de el este un apel informal sau de afaceri. "
În semnătură, utilizați fontul de același tip, dimensiune și culoare ca în caracterele literei.
5. Salut corect
"Natura calmă a prezentării nu trebuie să influențeze felul de salut în corespondența electronică", subliniază Pachter. - "Bună ziua" este un apel informal care nu poate fi aplicat în afaceri. "Hei" - cu atât mai mult. "Bună ziua", "Bună ziua" - utilizați acest lucru. "
6. O exclamație atentă
Dacă vă decideți să transmiteți entuziasmul printr-un semn de exclamare, vă limitați la unul, avertizează Pachter.
"Uneori oamenii se rătăcesc și sfârșesc prin a oferi câteva astfel de semne. Acest lucru poate da impresia excesivă sau infantilismul ", scrie ea. - În scris, ar trebui să fii prudent cu privire la exclamație.
7. Umorul restrâns
Umorul se discreditează cu ușurință izolat de intonațiile potrivite sau expresiile faciale. În corespondența de lucru, cu cineva pe care nu îl cunoașteți suficient, nu utilizați glumele mai sigure. Luați în considerare: ceea ce vă pare ridicol pentru voi nu înseamnă neapărat un altul.
Barbara spune: "Există o diferență enormă între o frază amuzantă rostită cu voce tare și cu ea, dar scrisă. Întrebați succesul refuzului de perle. "
8. Diferențele culturale
Este util să rețineți că reprezentanții regiunilor cu un context cultural ridicat (Japonia, Orientul Mijlociu, China) vor dori să vă cunoască ca persoană înainte de a intra în relații de afaceri. În această privință, ca parte a corespondenței cu oamenii de afaceri din aceste regiuni, poate fi utilă o abordare puțin mai informală.
Pe de altă parte, locuitorii din zonele cu un context cultural scăzut (Germania, America, Scandinavia) se caracterizează printr-o orientare strictă a rezultatului și prin urmare - grabă.
9. Nu tăcea - chiar dacă scrisoarea a venit din greșeală
Notele nu merg neobservate. Și tu, în funcție de beneficiar, riscați să întâmpinați o reacție la ei de un fel sau altul, notează Barbara. Nu te baza pe vrăjitoare. Înainte de a trimite, citiți din nou și din nou, de preferință cu voce tare.
Consultantul reamintește un caz din practică: "Șeful uneia dintre companii a vrut să spună:" Ne pare rău pentru neînțelegerea ". Dar, având încredere în verificatorul de vrăji, în cele din urmă a trimis: "Ne pare rău pentru subdezvoltare." "
11. Completați câmpul "Pentru" - ultimul
12. Reverificați caseta țintă
13. Fonturi clasice
Comic Sans purpuriu, poate, pentru ceva și potrivire. Dar, în cadrul corespondenței de afaceri, fontul este mai potrivit pentru a utiliza culori și dimensiuni clasice.
Condiție obligatorie: textul ar trebui să fie confortabil pentru citire. "O opțiune câștig-câștig va fi ușor de perceput Arial, Calibri sau Times New Roman 10 sau 12 pini. În ceea ce privește culoarea, cea mai sigură alegere este negru ", spune Barbara.
Ca și în cazul umorului, tonul mesajului este abia perceptibil în scris. Pentru verificarea sa este necesară o observare directă a expresiilor faciale și a vocii vorbitorului. În afara acestui context, chiar și o formulare aparent inofensivă poate comite nebuniile: adică „revelație“, cititorul interpretează ca fiind „agresivă, în frunte.“
Reducerea gradului de tensiune va fi capabil, printre altele, abandonarea cuvintele pronunțate de culoare negativă ( „eșec“, „greșit“, „de funcționare“), de multe ori spunând „vă mulțumesc“, „te rog“.
Țineți întotdeauna în minte faptul că fostul director al CIA David Petraeus, la un moment dat, a uitat: fiecare e-mail lasă urme.
"Ideea principală este - și trebuie să se bazeze pe aceasta - că alții vor vedea ceea ce ați scris", explică consultantul. "Deci, nu scrie ceea ce nu doriți să le arătați." Sau, pentru al face mai figurativ, "ceea ce este fatal sau dăunător pentru tine".
În final, scrisoarea de expediere - afaceri câteva clicuri de mouse, și mult mai plăcut să fie vigilenți în timp ce restul de invulnerabil decât rău din cauza propriei lor frivolitate.