Completați cu competență câmpul "Subiect".
Nu scrieți în subiectul cuvintelor care exprimă nerăbdarea extremă: "urgent", "important", "atenție" etc.
Face clarificări în acest subiect ca cursul problemei în discuție schimbări: "Cooperarea cu AK" Kapitoshka "" Cooperarea cu AK "Kapitoshka". Contract "" Cooperarea cu AK "Kapitoshka". Cont ".
Decideți cu privire la scopul scrisorii.
De ce aveți exact și ce doriți de la destinatarul mesajului dvs.?
Salut, adresa, partea principală, CV-ul, semnătura, contactele - elementele obligatorii ale etichetei scrise. Nu fiți leneși să prescrieți fiecare parte a structurii acceptate a scrisorii, dar nu fiți prea zeloși cu volumul - respectați-vă timpul și interlocutorul.
Întotdeauna începeți cu salutări și tratamente personale.
Chiar dacă corespondiți cu colegii de la un birou învecinat. De obicei, "Bună ziua, Serghei" sau "Bună ziua, Elena" este o opțiune câștigătoare (cu neutralitatea, distanța și cadrul profesional). Zona "Salutări" este o cunoaștere caldă de contact profesional și de cunoștință. Dar, cu salutul "Bunului Timp al Zilei", este mai bine să nu experimentăm - există ceva iritant în expresia asta de slang. În practica modernă a comunicării de afaceri nu se poate doar să se îndepărteze de patronimul în circulație, ci și să se folosească nume incomplete (Bună ziua, Tanya, în loc de "Bună ziua, Tatiana!").
Dacă vă îndreptați către interlocutor, determinați cu precizie genul său și nu vă răsfățați cu opțiunea în stilul "Dragă (ay) ...". Apropo, nu este necesar să se măsoare respectarea dozelor mici, dacă ați scris la începutul „Dragă ...“, aceasta nu înseamnă că nu puteți completa formularul scrisoarea, „Al tău ...“. Dacă interlocutorul dvs. este mai în vârstă și în funcție de vârstă, pur și simplu nu există altă opțiune. Luați în considerare această formulă politicoasă doar ca citate, care ar trebui închise.
Cui se adresează în scrisoare, dacă există mai mulți destinatari?
Puteți lista principalii destinatari după nume: „Bună ziua, Olga, Teodor și Vasile“ (în cazul în care acestea nu sunt mai mult de trei), precum și celor care sunt în copie nu se aplică deloc (în același timp, evidențiați aceste preocupări direct la mesajul dvs.). Dar este mai mult timp decât folosind formele universale de „colegii“, „prieteni“, „stăpâni“ (pentru mai multe scrisori oficiale).
Ce semne de punctuație trebuie introduse după tratament?
Depinde de obiectivele dvs. Dacă dorești să dai scrisoarea un caracter de zi cu zi - pune cu îndrăzneală o virgulă (continuă cu o linie nouă, cu o literă mică). Dacă trebuie să subliniezi importanța sau oficialitatea, atunci un semn de exclamare (unul!).
Împărțiți gândurile cheie. Dacă scrisoarea conține mai multe întrebări, subiecte sau sarcini, le structurați și le împărțiți în paragrafe (un bloc logic - un paragraf), faceți subtitrări. În mod ideal, paragraful nu trebuie să depășească 4-5 linii. Lungimea unuia ar trebui să fie în intervalul de 60-80 de caractere. Faceți liniuțe după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnătură. Astfel veți face litera mai ușor de citit și veți atrage atenția vizuală asupra punctelor importante.
"Regula de aur" a e-mailurilor este portabilitatea. Un subiect este o scrisoare. Este mai bine să trimiteți câteva scrisori individuale (pe un subiect în fiecare) decât un mare cu câteva idei absolut separate.
Dacă într-adevăr trebuie să selectați ceva în text, faceți-l în stil bold sau italic. Dar nu fi zeloasă. Sortarea diferitelor tipuri și tipuri de fonturi, pini, evidențiere și subliniere în text pare ridicolă. Alegeți un font (de preferință standard) și o culoare (maximum 2-3). Au dispărut zilele în care monogramele cu litere erau un ton bun. În corespondența de afaceri modernă, fonturile complicate, efecte speciale grafice (umbre, strălucire, gradienți), precum și fundaluri, animație, pot fi percepute ca nerespectate. Este posibil ca calculatorul de lucru al interlocutorului tău să nu accepte fonturi nestandard și că o parte din textul scrisorii va fi pierdută. Imaginile de fundal sunt, în principiu, rareori susținute de clienții de corespondență. Și animația "grea" blochează în mod element mesagerul receptorului.
Emoțiile sunt tabu în corespondența de afaceri.
Nu scrieți în tonuri de încredere, ordonate, imploratoare și amenințătoare. Nu răspundeți cu entuziasm la scrisoarea "nesatisfăcută" și la sarcasm - la ironic. Dacă doriți să-și exprime furia extremă, ceva pentru a dovedi sau de a sublinia punctul, ascunde subtextul emoțională a tonului corect, calm și neutru de prezentare și a înjunghiat fapte.
Simțiți-vă că emoțiile vă acoperă și trageți în mod trist în text, amânați răspunsul până când vă liniștiți. Mesajele "capacious" trimise în momentul "experiențelor emoționale" pe un cap sobru nu arată atât de strălucitoare și întotdeauna exacerbează situația.
Nu uitați de politețe.
Comunicarea electronică vă poate economisi timp și bani, dar curtoazia este ceva care merită să cheltuiți ambele. Nu uitați să spuneți "mulțumesc" și "vă rog". Dacă ați primit o scrisoare cu informații utile sau o propunere (chiar dacă nu este relevantă pentru dvs.), trebuie să mulțumiți corespondentului pentru acest lucru. Este în general acceptat în întreaga lume să mulțumească pur și simplu pentru scrisoare, deoarece este un semn de atenție și de participare.
Toate detaliile sunt în incintă. Tot ce poate fi îndepărtat fără dureri din corpul scrisorii, atașați fișiere individuale. Și asigurați-vă că ați spus în scrisoarea care sunt dosarele pe care le investiți, în caz contrar, destinatarul le poate găsi virusul atașat spontan. Dacă ați solicitat documente, asigurați-vă că ați menționat acest lucru în mesaj.
Nu puneți fișierele cu extensiile EXE, BAT, COM, PIF, SCR, CMD, deoarece serverele de e-mail le blochează adesea ca fiind nesigure. Nu trimiteți linkuri și fișiere cu conținut discutabil (nu este testat de antivirus). Aveți grijă de numele adecvat al fișierelor atașate (nu doar înainte de a le trimite, ci la crearea fișierului). Numele fișierului din atașament trebuie să se potrivească cu numele acestuia în corpul mesajului.
Pentru a specifica sau a nu specifica contacte detaliate în semnătură este afacerea dvs. Dar acesta are un interlocutor pentru tine și simplifică cooperarea ulterioară. Asigurați-vă că configurați înlocuirea automată a semnăturii (aceasta permite tuturor clienților de corespondență) și să aveți grijă de traducerile semnăturii în limbile pe care le utilizați în corespondență.
În "copia ascunsă" plasăm cei care ar trebui să citească scrisoarea și să rămână incognito pentru ceilalți destinatari. Acest lucru este mai mult decât potrivit pentru corespondența în masă, dar în alte cazuri, nu-l abuzați. Acesta este un gen de intrigi.
Lucrul cu scrisorile
Uită-te la "spam".
Răspundeți literele în 2-3 ore, maximum 24.
Timpul de răspuns este unul dintre indicatorii atitudinii dvs. față de parteneri și clienți. Prin urmare, în mediul de afaceri este obișnuit să răspundem la scrisori în 2-3 ore. Acesta este timpul mediu pentru un răspuns confortabil în așteptare, apoi expeditorul începe să se îngrijoreze despre soarta livrării și să primească un răspuns la scrisoarea sa.
Informați expeditorului că ați primit scrisoarea și lăsați-l să știe când să aștepte un răspuns (dacă nu sunteți pregătit să-l dați imediat) - aceasta este o tactică excelentă care are un interlocutor pentru dvs. De exemplu, "Serghei, am primit scrisoarea ta. Voi încerca să-i răspund în timpul ... / până ... ».
Renunțați la notificarea automată a primirii scrisorii.
Corespondența este o chestiune delicată ... și personală. Și din mesaj: "Scrisoarea ta este primită. Voi răspunde în viitorul apropiat "suflă doar un șablon - nu reprezintă nicio valoare informativă.
Marcatorul "importanță mare" - numai dacă este cu adevărat necesar.
Aviz de citire - numai în cazuri speciale.
Corespondența este încheiată de cel care a început-o.
Dacă toate întrebările au fost deja discutate, mulțumiți partenerului pentru răspunsuri prompte și cooperare eficientă. În concluzie, puteți dori o zi bună.
Nu ștergeți niciodată istoricul corespondenței. Aceasta este asigurarea ta. În primul rând, va exista întotdeauna o oportunitate de a se abate asupra momentelor-cheie ale negocierilor și acordurilor. În al doilea rând, dacă după un timp vi se va cere să faceți ceva cu care nu sunteți de acord, corespondența va servi drept o dovadă importantă (chiar legal justificată) a dreptății voastre. În plus, întreruperea corespondenței pe un subiect cu un mesaj nou (fără preistorie) este un semn al unui ton rău.
Nu trimiteți scrisori de afaceri în weekend, sărbătorile, în prima jumătate a zilei de luni și după prânz vineri. Este lipsită de tact.
Și ultimul: atenție la scrisorile primite de la alte persoane (companii). Studiul acestora, marca tot felul de erori și rugozitate, care a provocat indignarea ta, și să încerce să le păstreze acasă.