Trecerea la documentul electronic cu contractorii, organizațiile trebuie să se gândească la modul în care să continue să mențină o arhivă. Pe ce mass-media magazin de documente în format electronic, și cum să verifice valoarea lor juridică?
În ce format și stoca documente ce mass-media
Care-i problema?
Diferite contabilitate, de afaceri și de personal documentele organizației ar trebui să păstreze de la câțiva ani la câteva decenii. De exemplu, documentele contabile sursă trebuie să fie stocate timp de cinci ani după anul în care au fost ultima dată utilizate pentru contabilitate.
Sansele sunt bune ca documentul, care a fost creat în urmă cu câțiva ani, nu poate fi citit din cauza lipsei dispozitivului sau programul dorit. De exemplu, astăzi este dificil să citiți informațiile cu o dischetă de 3.5 inch, dar acum 10 ani a fost un mediu comun.
Păstrați documentul care aveți nevoie în formatul în care a fost creat. Dacă schimbați formatul, semnătura electronică nu se va potrivi cu documentul. Prin urmare, pentru a dovedi autenticitatea acestuia nu mai este posibilă.
Cum de a decide?
Pentru a rezolva această problemă, puteți suprascrierea periodic date de la transportatorii moștenite într-o mai modern. Pe partea de software, toate marile dezvoltatori în dezvoltarea de noi versiuni ale produselor sale suporta formatele de versiunile anterioare.
În cazul în care schimbul a fost efectuat prin intermediul operatorului de servicii EDI, documentele vor fi disponibile în orice moment. Operatorii de mari stoca permanent documente în „nor“ și le puteți vizualiza, încărca și de a prelua date despre certificatul de semnătură electronică, cu care au fost semnate. Tot ce trebuie este acces la Internet.
Cum pentru a confirma valoarea juridică a documentelor
Care-i problema?
O semnătură electronică este utilizat pentru a identifica persoana care semnează documentul și protejează documentul de modificări după semnarea. Dar certificatul de semnătură electronică are o dată de expirare - maximum 15 luni, și confirmă validitatea unei semnături electronice poate fi necesară în câțiva ani.
Cum de a decide?
Această problemă este rezolvată prin marcajele de timp de serviciu, care oferă unele dintre centrele de certificare și a sistemelor informatice. Pentru semnătura electronică în momentul creării sale adăugate atribut suplimentar - timbru sau timbru de timp.
De asemenea, serviciul este atașat la documentul semnat, o listă de certificate revocate în acest moment. Prin semnarea listei de e-semnătura lui, serviciul confirmă faptul că semnătura este valabilă la momentul semnării.
Semnătura în acest caz, va fi confirmată după expirarea certificatului însuși. Semnătura electronică cu o ștampilă de timp numit avansat. O astfel de semnătură este nu numai că simplifică arhivarea documentelor electronice, dar este, de asemenea, o condiție prealabilă pentru documentul electronic cu sistemele informatice ale unor servicii publice (de exemplu, GMP GIS, FCS) și o platformă de comerț electronic (Fabricant. Energy-Trading).