Instrucțiuni privind ținerea evidențelor ar trebui să fie în fiecare companie. Pe scară largă de întreprinderi pot fi elaborate instrucțiuni specifice de externalizare comună și HR. În firmele mici sunt, de obicei pregătit un document care combină două instrucțiuni și descrie modul în care personalul trebuie să lucreze cu documente.
Fără activitatea biroului de companie este imposibilă, deoarece asigură crearea, mișcarea, înregistrarea, stocarea documentelor. Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă - acesta este principalul document care conține descrierea activității cu documente din organizație: cum să lucreze cu documente interne și de intrare, cum să le creați, precum și alte probleme organizatorice cheie.
În întreprinderile mici, este necesară, deoarece instrucțiuni privind gestionarea înregistrărilor:
- Se reglementează modul de a crea, utilizarea, stocarea, distrugerea documentelor;
- promovează stabilitatea de documente;
- să asigure respectarea actelor juridice legislative și de reglementare;
- Acesta stabilește modul de organizare documente în organizație;
- definește responsabil de ținerea.
Cine în compania este de a dezvolta un manual de administrare a înregistrărilor
Instrucțiunea dezvoltă servicii DOW. Avocații și angajații de fișiere sunt, de asemenea, implicate în acest proces. În cazul în care un astfel de serviciu nu este în companie, apoi scris secretarului poate transmite instrucțiuni. În cazul în care manualul de management al înregistrărilor este gata, capul de semne sale, după care intră în vigoare.
În cazul în care o companie mică, cerințele de documentație trebuie să fie asigurată. Doar câteva reguli de birou stabilite în multe companii.
Atunci când în documentele companiei sunt pierdute sau rupte valabilitatea lor legală, pregătirea sau un document administrativ definește regulile pentru lucrul cu documente. Dar, în timp, angajații uita regulile, documentele sunt pierdute, astfel încât aceste metode de a organiza documente în organizație nu va funcționa.
automatizarea fluxurilor de lucru la fabrica: un simplu pas cu pas planul
Dezvoltarea de instrucțiuni privind documente
manualul de management al înregistrărilor conține următoarele secțiuni:
„Dispoziții generale“, care:
- Acesta conține informații despre ce documente sunt acoperite de instrucțiunea:. Toate, numai pe secretul, etc;
- stabilește răspunderea pentru încălcarea normelor;
- Acesta determină care departament este responsabil pentru asigurarea faptului că lucrul cu documente a fost unit în toate departamentele companiei.
Sub rezerva pentru a începe cu, cum să se pregătească și să execute documentele, și apoi să descrie:
- tipuri de documente;
- reguli de înregistrare a copiilor cererilor;
- norme pentru dezvoltarea, coordonarea documentelor administrative;
- interpreți; birocrație
- reproducerea documentelor, precum și utilizarea sigiliilor și antete.
În plus, această secțiune poate conține informații cu privire la modul de a dezvolta în mod corespunzător a documentelor corpului și adjuncți capete colegiale.
„Document“, care conține o descriere a:
- documente de circulație etapă;
- primirea documentelor primite;
- trimiterea documentelor de ieșire;
- ținând seama de volumul de documente;
- reguli de transfer al documentelor între departamente.
„Înregistrare document“, care prevede:
- cum să se înregistreze documentele de intrare, ieșire și interne;
- termeni și metode de înregistrare;
- cum să indexa documente.
„Organizarea lucrărilor de referință“, care descrie:
- informații și de muncă de referință în cadrul companiei;
- fișete de referință, baze de date electronice și alte matrice de referință;
- sistematizarea și clasificarea de referință;
- Tehnologia informatiei de regăsire.
„Controlul asupra executării documentelor“, care:
„Stocarea documentelor operaționale“, care prevede:
„Pregătirea documentelor pentru livrare la arhiva“, care include:
- recomandări cu privire la pregătirea documentelor necesare pentru depozitare, și ceea ce - pentru a distruge;
- Descrierea cerințelor de înregistrare și pregătirea pentru depozitarea de cazuri;
- transferarea cazurilor în arhivă.
Instrucțiuni privind ținerea evidențelor pot conține aplicații cu impresiuni de sigilii, informații de fond, lista documentelor controlate, desene.
- Procesul-verbal al reuniunii: doar ceea ce trebuie să știți despre ea
Comanda privind aprobarea instrucțiunilor privind documente
Chiar și în companiile mici, de evidență manuală este necesară pentru a aproba ordinea capului.
Ordin privind aprobarea instrucțiunilor de pe managerul de birou poate pregăti în funcție de model.
Motivele pentru dezvoltarea unui ordin poate fi modificat, de exemplu, ca urmare a punerii în aplicare a sistemului. Dacă este necesar, se adaugă o trimitere la documentele relevante.
În plus, este posibil să se dezvolte ordinea de introducere a managementului înregistrărilor, textul instrucțiunilor care cuvântul „adoptă“ ar trebui să fie schimbat la „pus în aplicare“, iar declarațiile gâtului - livrare foarte manualul de gestionare a înregistrărilor.
De asemenea, în ordine, puteți specifica ordinea, termenii și interpreții acestora.
Dacă ați dezvoltat o nouă instrucțiune cu privire la munca de birou, atunci când aprobarea sa este necesară pentru a adăuga o frază standard, „declara nule ordinea ...“ pentru a anula documentul precedent.
Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă este dezvoltat foarte des, deoarece funcționează pentru o lungă perioadă de timp. Examinați instrucțiunile necesare în cazul în care compania a schimbat tehnologia de birou sau modificări semnificative ale instrumentelor existente care reglementează metodele de lucru cu arhiva. Fiecare nouă regulă trebuie să fie aprobate prin ordin al capului.
Open Joint Stock Company "Kalina"
Cu privire la aprobarea instrucțiunii cu privire la munca de birou
În scopul de a organiza activitatea de a se conforma ordinului de păstrare a evidențelor
n și p și s și s w:
1. Se aprobă instrucțiunile atașate la munca de birou.
2. Șefii departamentelor pentru a familiariza toți angajații din departamentele cu instrucțiuni cu privire la munca de birou și să ofere evidență în strictă conformitate cu cerințele sale.
3. Controlul asupra executării rezervei ordine.
CEO al DC zmeură