Referințe ............................................. ..31
Corespondența de afaceri reprezintă una dintre funcțiile administrative tipice specifice fiecărei structuri de management. Înainte de orice organizație, indiferent de forma juridică de organizare și domeniul de aplicare al activităților necesare de sarcini de gestionare a resurselor, fluxul de numerar, personal, și altele.
Instrucțiunile privind birou poate ajuta la crearea unor sisteme eficiente de management al documentelor. În mod tradițional, Instrucțiunea cu privire la funcția descrie modul de a lucra cu sistemele de documentare și alte documente organizatorice și administrative nu sunt afectate. Se pare mai potrivit în dezvoltarea acestor instrucțiuni arată procedura de a face cu toate sistemele de documentare utilizate în organizație, sau în plus față de Instrucțiunea cu privire la birou să fie, de exemplu,
Instrucțiuni pentru HR outsourcing.
Elaborarea instrucțiunilor privind ținerea evidențelor la întreprindere
Instrucțiuni privind ținerea evidențelor (managementul înregistrărilor) - principalul act normativ care reglementează locale tehnologia necesară pentru a lucra cu documente în cadrul organizației (instituții, firme).
instrucțiuni de gestionare a înregistrărilor stabilește reguli, metode, procese, creare de documente, cum să lucreze cu ei. Aproape de instrucțiuni stabilește sistemul de flux de lucru instalat într-o anumită organizație. Instrucțiunile sunt elaborate ținând cont de specificul organizației. Baza pentru prepararea lor sunt cu titlu de exemplu, iar modelul instrucțiunilor și a documentelor procedurale și de reglementare aplicabile acțiunii intersectorală la birou [5, p. 28].
Pentru administrare a înregistrărilor în organizații mari, o unitate specializată structurală (de birou, de management de caz, secretariat, etc.). În organizațiile mai mici, crearea de servicii neeconomice, astfel încât, de obicei, toate lucrările cu documentele atât administrative și de personal însărcinate cu secretarul. Adesea combină funcțiile Oficiului secretarului și departamentul de personal. Discuție despre sistemul de flux de lucru nu este necesar în acest caz. Sistemul nu a fost creat, iar taxele secretar sunt reduse la înregistrarea unora dintre documentele și le depune în dosare, numărul de care este arbitrară. La schimbarea secretarului noii angajați aduce inovație documente, nu dictate de oportunitatea de afaceri și propria sa experiență.
Cine ar trebui să elaboreze un manual de administrare a înregistrărilor
În organizațiile mari de instrucțiuni dezvoltă servicii de birou cu participarea arhivei, serviciul juridic.
În organizațiile mai mici, în cazul în care nu există nici un astfel de serviciu, această sarcină poate fi încredințată secretarului. În acest caz, secretarul va folosi toate documentele legale și procedurale ale acțiunilor intersectoriale, precum și liniile directoare Rossarhiva instituții științifice. Cu toate acestea, în cazul în care secretarul nu are competențele necesare nu sunt învățământul special, instrucțiunile de preparare pot fi efectuate de către organizațiile din afara (de exemplu, instituții de cercetare), precum și angajații de stat și municipale arhive, un specialist în managementul de înregistrare. Astfel de angajați pe baza organizării anchetei, ținând cont de specificul funcționării sale, structura, documentează domeniul de aplicare pentru a elabora orientări care corespund cerințelor moderne pentru acest document [5s.32].
Dezvoltarea de instrucțiuni privind documente
În orice organizație, în orice întreprindere ar trebui să fie materiale normative și metodologice publice, care reglementează activitățile de management al documentelor (DOW), iar dintre acestea ar trebui să fie un nivel național a materialelor și materiale ale întreprinderii:
1. O copie a Cartei Organizației - pentru executarea precisă a detaliilor cu nume și date de referință pentru propria organizație.
2. Dispozițiile privind subdiviziunile structurale - pentru documente de rutare directe în conformitate cu funcțiile atribuite unităților. economisind astfel timp, lider, fluxul de lucru accelerat și la creșterea eficienței de luare a deciziilor.
3. descrieri de locuri de muncă specialiști.
Calea de ieșire din această situație poate servi, de asemenea, să dezvolte și să aducă la angajații proprii în conformitate cu instrucțiunile de birou și regulamente, inclusiv, de orientare și materiale de uz general.