Organizarea vacanței este un proces destul de intens al forței de muncă, care necesită adesea o educație specială de la organizatori. Organizarea sărbătorii este o artă subtilă de combinare a elementelor obligatorii și opționale.
Detaliile pot, cum să creezi și să distrugi atmosfera unică a sărbătorii. Evenimentele ar trebui să inspire, să surprindă și să evocă emoțiile!
Astăzi vom vorbi despre organizarea sărbătorii, și anume evenimentul corporativ! Cum să țineți cont de tot și să faceți o estimare a evenimentului. Acum vom pas cu pas din ceea ce constă din acest eveniment?
1. Identificați obiectivele și obiectivele evenimentului.
Principalul este de a formula scopurile și obiectivele evenimentului, precum și faptul că întregul proces de pregătire și desfășurare a evenimentului ar trebui să verifice întotdeauna cu scopurile și obiectivele definite fără a eșua. Scopul vă permite să controlați efectul viitor al evenimentului. Scopul principal al majorității evenimentelor din cadrul calendarului și al corporațiilor este creșterea loialității față de companie, consolidarea comunicării interpersonale.
Și ne confruntăm cu sarcina de a face un eveniment pentru a atinge un anumit scop.
2. Determinați bugetul. Acum trebuie sa intelegem cat de mult compania este dispusa sa plateasca pentru atingerea scopului. Experiența arată că pentru orice buget puteți obține o soluție acceptabilă. Este mai bine să începeți întotdeauna de la buget - economisește timp pentru dvs. și pentru managerul evenimentului.
3. Determinați data și ora evenimentului.
4. Este necesar să se numească o persoană responsabilă în numele companiei, care va fi competentă să rezolve toate problemele legate de organizarea evenimentului.
După determinarea numărului de invitați, va fi mai ușor să alegeți conceptul de program. Eveniment de până la 200 de persoane se distinge prin exclusivitatea sa, este o implicare activă a clienților în program, minus un astfel de eveniment, costul ridicat per persoană. Activități de la 200 la 1000 de persoane, nu necesită personalitate, accentul merge pe scenă, sunt distractive, care este privit, punctul culminant al evenimentului, de exemplu, poate fi un spectacol de lumini, feyorverk. Publicul țintă afectează în mod direct toate componentele principale ale activităților. loc de joacă, meniu, programul evenimentului.
Vorbește despre relaxare oaspeții rundă de relaxare arată mai festiv, dar este nevoie de o mulțime de spațiu. Dacă locuri este de asemenea necesar să se ia în considerare în ce mod servește - în cazul în care meniul „în run-out“, apoi în plasarea tabelelor trebuie să lase suficient loc pentru chelneri, sau invitații evenimentului va fi de a transfera plăcile de la un capăt al mesei la altul. Este întotdeauna necesar să lăsați mai multe locuri de rezervă.
6. Să formuleze dorințe pentru locul desfășurării evenimentului. Pentru comoditatea căutării site-ului, este necesar să se determine dorințele, cum ar fi: locația geografică, zona. meniu, stilistica site-ului, parcare. Parcarea este un aspect important al evenimentului. Există parcare gratuită, parcare cu un număr limitat de locuri, parcare, combinate cu hoteluri, parcare cu plata pe oră. Există site-uri în care costul chiriei este inclus în costul banchetului. De obicei, aceste politici sunt urmate de restaurante. Există motive în care trebuie să plătiți chiria și costul unui banchet.
Formele dorite vor economisi timp pentru căutări.
7. Un program distractiv. Pentru a formula dorințe pentru umplerea programului de divertisment, conceptul evenimentului.
La elaborarea conceptului trebuie luate în considerare următoarele două limitări:
- Conformitatea conceptului și programului cu nevoile și capabilitățile reale ale companiei.
- Disponibilitatea timpului și a resurselor necesare pregătirii evenimentului în cadrul conceptului și programului dezvoltate.
8. Creați dorințe pentru meniu cu definiția bugetului.
9. Să determine sosirea oaspeților (transfer / fiecare devine singur).
Transferul depinde de distanța dintre site, de numărul de oaspeți și de parcelă. Poate fi: un autobuz, un microbuz, limuzine, un antrenor, elicoptere și așa mai departe. Timpul de călătorie poate fi, de asemenea, folosit ca parte a scenariului: începeți programul pe drum, bateți conceptul programului, discutați despre locul de desfășurare, etc.
10. Conectați contractul cu managerul / agenția (cu implicarea sa). Contractul cu managerul / agenția evenimentului se face după cunoașterea planului scenariului preliminar și a estimării evenimentului.
11. Confirmați locul evenimentului.
13. Formați un buget exact pentru eveniment pe baza meniului aprobat, a programului și a costurilor suplimentare.
14. Încheierea contractului cu antreprenorii și efectuarea unei plăți în avans. În practică, suma de plată anticipată este de 30% -50% din valoarea totală conform estimării, termenii pentru efectuarea plăților în avans sunt de la 3 la 7 zile lucrătoare.
15.Sovetați scenariul tehnic și programați programul evenimentului.
Tot ce aveți nevoie pentru a implementa evenimentul pe care îl aveți. Compunem un scenariu tehnic. Acesta este unul dintre documentele principale ale evenimentului. Acesta prevede calendarul de timp ținând cont de toate pozițiile participanților la eveniment. Lucrăm la un aranjament de ședere (gratuit / pe carduri)
Exemplu: instalarea echipamentelor tehnice și de iluminat, plecarea și sosirea autobuzului. cele. personalul responsabil pentru zone, care servește feluri de mâncare. lista oaspeților, etc.
16.Detaiați scenariul evenimentului. Notați calendarul, adăugați cele mai recente ajustări.
17. Încă o dată, aprobăm estimările companiei, scenariul, programul de divertisment, site-ul, designul, formatul muzicii de fundal.
20. Cu o zi înainte de eveniment, este necesar să chemați pe toți cei care participă la organizarea evenimentului (contractori).
21. În ziua evenimentului, urmați scenariul tehnic al evenimentului.
La atragerea unui manager / agenție de evenimente profesionale, toate punctele de mai sus vor fi organizate. și supravegheați managerul profesional al personalului dvs. Pentru a elabora o propunere din partea dvs., aveți nevoie de informațiile inițiale de la 1 la 9 puncte.
Cu respect pentru proiectele interesante și frumoase, Anastasia. profevent.org/