Formularul T-9 este utilizat ca formular standard pentru a trimite un angajat într-o călătorie din motive de afaceri, cu alte cuvinte - într-o călătorie de afaceri. Informațiile de bază care trebuie conținute în acest document: data completării, datele personale ale angajatului, destinația (trebuie să fie diferită de locul de muncă permanent al călătorului) și scopul călătoriei. Formularul T-9 este semnat de șeful organizației și de acel angajat care este trimis în călătorie de afaceri.
Descărcați comanda pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri sub formă de T-9
Cine comandă o călătorie de afaceri?
Formularul T-9 trebuie completat fie de un specialist din departamentul de personal sau de un contabil al întreprinderii. Dar pentru aceasta trebuie să aibă ordinul corespunzător al șefului organizației.
Caracteristici de umplere
Formularul T-9 este destinat să fie completat numai de acei angajați ai organizației care își petrec cea mai mare parte a timpului la locul principal de muncă. Pentru acei angajați a căror funcționalitate include călătorii constante (de exemplu, șoferi), comenzile pentru călătorii de afaceri nu trebuie să fie scrise.
Trebuie remarcat faptul că nu este necesar să se solicite consimțământul prealabil pentru o călătorie de afaceri din partea angajaților - conducerea are dreptul de a trimite orice angajat la călătorie oficială, la discreția sa.
Completarea comenzii în formularul T-9
Condiționat, forma T-9 poate fi împărțită în 3 părți. Primul lucru pe care trebuie să-l precizați în ordinea unei călătorii de afaceri: numele firmei, indicând statutul său organizațional și juridic (IP, LLC, CJSC, SA). Apoi, codul OKPO este introdus în ordine (este luat din documentele de titlu), numărul de ordine pentru circulația internă a documentelor, precum și data completării.
A doua parte a acestui document conține informații de bază. Aici este necesar să introduceți informații personale despre angajat: numele complet, numele complet, postul și departamentul (departamentul) la care se referă. Apoi este scrisă destinația (țară și oraș), durata călătoriei (în zile calendaristice) cu data de început și sfârșit.
Fiți atenți la numărarea zilelor
La pregătirea formularului T-9, este important să calculați corect zilele lucrătoare - călătoria trebuie calculată începând cu ziua plecării în ziua sosirii. Astfel, dacă ora plecării este de 23:45 pentru documentul de călătorie, această zi trebuie inclusă în data călătoriei de afaceri (același lucru se aplică zilei de sosire). Dacă călătorul ajunge la ora 00:05 pe timp de noapte, această zi ar trebui inclusă și în călătorie.
În a treia secțiune, ar trebui să indicați scopul călătoriei și să vă asigurați că vă înregistrați pentru a cărui cont va fi plătită.
Obiectivele călătoriei pot fi împărțite în două tipuri.
Obiective generale:
- cumpărarea de materii prime, echipamente, materiale pentru activitățile organizației;
- negocierile cu partenerii, încheierea de noi tranzacții, contracte, contracte;
- participarea personală a unui reprezentant al companiei la negocierile în litigiu;
- Căutarea de noi furnizori și cunoașterea noilor piețe de vânzări;
- dobândirea de noi competențe, cunoștințe și aptitudini, cercetare științifică.
Ținte înguste
- controlul asupra muncii ramurii, unitate structurală;
- formarea tinerilor specialiști;
- repararea și întreținerea mașinilor și echipamentelor în ramuri și subdiviziuni structurale.
Puțin mai mic după liniile privind scopurile și plata pentru călătorie, trebuie să faceți o trimitere la documentul care a servit drept bază pentru călătoria de afaceri. După ce ordinul este emis în conformitate cu toate regulile, acesta trebuie trimis spre semnare directorului organizației. În forma cea mai recentă a T-9 călătoria trebuie să fie semnată de angajatul însuși, trimis pe o călătorie de afaceri. Împotriva semnăturii sale se stabilește data creării ordinului.
Trebuie să tipăr pe formularul T-9?
După cum arată sistemul unificat de documentare GOST, nu este necesar să se pună un sigiliu pentru comanda călătoriei de afaceri, deoarece acest document se referă la documentația internă a întreprinderii și nu este necesară verificarea autenticității acesteia.
Confirmarea cheltuielilor de călătorie
Atunci când se întoarce de la o călătorie de afaceri, un angajat este obligat să prezinte departamentului contabil al organizației toate documentele care confirmă cheltuielile sale. Poate fi:
- bilete de călătorie, cecuri pe drumurile cu taxă, parcare, etc;
- verifică de la stațiile de benzină sumele cheltuite pentru benzină (când călătoresc pe o mașină privată);
- Cecuri, facturi, chitanțe din hoteluri sau hoteluri despre cheltuielile pentru închirierea camerelor;
- orice alte documente de plată care dăunează costurilor asociate unei călătorii de afaceri.
Pe baza acestor verificări și chitanțe, fie va trebui să returnați unele dintre plățile în avans primite în avans, fie să primiți compensații pentru fondurile alocate mai sus.
Ce se va întâmpla dacă trimit un angajat într-o călătorie de afaceri fără o comandă
În acest caz, sunt posibile următoarele consecințe:
- Incapacitatea angajatului de a confirma oficial cheltuielile de călătorie;
- sancțiuni penale atunci când un audit fiscal brusc.