Formulare standard pentru înregistrarea unor astfel de costuri nu există. Prin urmare, companiile trebuie să se dezvolte independent și să aprobe procedura de lucrări ospitalitate, și ce forme de înregistrare a documentelor.
Documente de înregistrare în scopuri oficiale a cheltuielilor pot fi împărțite în două grupuri - interne și externe. documente justificative interne este:
- - ordinele de a desfășura activități oficiale și punerea în aplicare a costului acesteia;
- - programul de eveniment oficial;
- - estimări ale costurilor;
- - un raport cu privire la eveniment;
- - acționează pentru a anula ospitalitatea;
- - documente care confirmă achiziționarea de bunuri pentru eveniment și serviciile organizațiilor care ajută să organizeze evenimentul;
- - contracte cu aceste organizații pentru a furniza servicii.
Raport privind activitățile de reprezentare care urmează să fie elaborate după întâlnire și a produs deja costuri specifice, precum și trebuie menționat scopul evenimentului asociat cu activitățile întreprinderii.
În cazul în care banii pentru cheltuielile de reprezentare raportul emis în temeiul salariatului, atunci tichetul va avansa raport, întocmit după eveniment. Pe partea verso a controalelor obligatorii indică toate CPC. Este necesar să se asigure că toate încasările în numerar atașate la raportul de cheltuieli, a coincis nu numai sumele, ci și cu privire la conținutul unei mărfi și documentele de însoțire. Data recunoașterii în scopuri fiscale a cheltuielilor de divertisment vor fi luate în considerare în ziua aprobării în avans a raportului de cap (cop. 5 alin. 7, art. 272 din Codul fiscal).
Invitarea profesioniști pentru servicii de catering, vor fi necesare documente care să confirme furnizarea de servicii de catering:
- - contractul;
- - actul de a furniza servicii;
- - la plata cu numerar sau №OP-22 dacă sunt plătite sub formă non-numerar sub formă de ordinul №OP-20;
- - imprimare meniu organizare de servicii.
În acest caz, deoarece este necesar să se asigure că informațiile specificate în contract, actul și meniul corespunde cu numărul de primire a participanților, și oferă locul de desfășurare, suma cheltuielilor.
În punerea în aplicare a serviciului de transport participanților la recepția oficială este setat cărora le-a fost organizat. În cazul în care organizatorul forțelor evenimentului, confirmarea va servi documentele privind achiziționarea de combustibil și reliefate care indică traseul. Atunci când plata pentru combustibil persoana responsabilă este necesar să se facă un raport prealabil cu anexa privind plata controalelor. Atunci când plata prin transfer bancar documente justificative sunt facturi, facturi și documente de plată ale întreprinderii.
În punerea în aplicare a organizațiilor de transport persoane de transport, este necesar să se încheie un contract pentru furnizarea de servicii de transport, cu indicarea rutei de kilometri și de transport. Pentru contractul trebuie să atașeze o copie a licenței pentru furnizarea de servicii de transport. De asemenea, transportatorul va emite o factură de plată, facturi, emiterea de copii ale foilor de parcurs care indică detaliile călătorii pentru a coincide cu contractul de date.
Luând partenerii străini, organizația poate beneficia de serviciile profesionale ale unui interpret. În acest caz, contractul se face, la care a fost atașată o copie a licenței, rezoluția pentru a furniza servicii de traducere, semnate de actul Serviciului, cu indicarea traducător date cu caracter personal. Datele din aceste documente ar trebui, de asemenea, să coincidă cu datele organizatorului evenimentului - data, ora și locul de desfășurare, numele organizației.
Și, desigur, o cerință generală la întrebarea, cum să emită cheltuieli, trebuie să fie respectate în toate tichetele - informațiile specificate în documentele sursă de sprijin ar trebui să fie aceeași în toate documentele referitoare la un anumit eveniment.