Reglementările privind arhiva _____ „_______________“
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Pentru a recepția în timp util a documentelor de arhivă din unități structurale sau alte surse de achiziție, să se asigure că acestea reprezintă, sigur, să organizeze și să folosească în conformitate cu aceste regulamente și pregătirea pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente în ______ „_____________“ (în continuare - Societatea) pentru a crea o arhivă.
1.2. organizarea Arhiva oferă facilitățile necesare, echipamentul și personalul.
1.3. Arhivele lucrătorilor funcționează pe baza prezentei legi, condițiile de contracte de muncă și fișele postului.
1.4. Arhiva este creată pentru următoarele sarcini funcționale:
- punerea în aplicare a recepției, înregistrarea și stocarea documentelor generate în cursul activităților organizației, în conformitate cu legislația rusă;
- selecție exercițiu, formarea și transferul documentelor depuse în arhivele de stat, în conformitate cu legislația rusă;
- punerea în aplicare a managementului organizațional și metodică a activității de diviziuni structurale ale organizației în domeniul managementului înregistrărilor și arhivelor;
- păstrarea documentelor, crearea unui sistem de referință științific, pentru a asigura utilizarea documentelor păstrate în arhivele;
- pregătirea și prezentarea de gestionare a informațiilor și a materialelor analitice privind starea și perspectivele de dezvoltare a arhivelor ale Organizației;
- o parte în limitele competenței lor în pregătirea și executarea deciziilor administrative ale conducerii;
- ridicarea nivelului de alfabetizare a lucrătorilor în domeniul managementului înregistrărilor și arhivelor;
1.5. Arhiva este o unitate independentă a Organizației (o parte din Departamentul de întreținere documentar).
Șef Arhive <1> numiți în conformitate cu legea și șeful rapoartelor organizației direct la _______________ (șeful organizației, adjunctul său, șeful departamentului de întreținere documentar).
1.6. În activitățile sale, Arhiva lucrătorilor reglementate de legislația actuală din Rusia, acte juridice și materiale metodologice privind organizarea arhivelor și înregistrărilor de management, a documentelor organizatorice și administrative ale Organizației și prezentul regulament.
1.7. Cerințele de calificare, responsabilitățile, drepturile, responsabilitățile și șeful Arhivei altor lucrători sunt guvernate de fișele de post aprobate de șeful organizației.
1.8. Arhiva condusă de un director, în poziția care este atribuit unei persoane care are educația profesională și experiența de muncă în administrarea de birou timp de cel puțin 2 ani.
1.9. Șef Arhive:
- El conduce toate activitățile Arhivelor, este personal responsabil pentru îndeplinirea la timp și calitatea sarcinilor atribuite în arhivă și funcțiile;
- desfășoară în cadrul funcțiilor sale de control competență (planificare, organizare, motivare, control), ia decizii care sunt obligatorii pentru toți angajații Arhivelor;
- alocă responsabilități și sarcini specifice între angajații arhivei, stabilește gradul de responsabilitate a acestora, dacă este necesar, face propuneri pentru a schimba șeful organizației fișelor de post ale angajaților din subordine;
- ceea ce face gestionarea propunerilor Organizației pentru îmbunătățirea activității Arhiva, optimizarea nivelurilor sale de structura și personalul;
- participă la planificarea și planificarea curentă a Arhivelor activităților și pregătirea comenzilor, instrucțiuni și alte documente referitoare la sarcinile și funcțiile de arhivă;
- trebuie să ia măsurile necesare pentru a îmbunătăți condițiile tehnico-materiale și suport informațional, de lucru, pentru a îmbunătăți formarea arhiviști;
- participă la selecția și plasarea personalului Arhiva, ceea ce face gestionarea propunerilor Organizației pentru promovarea și impunerea de sancțiuni disciplinare asupra lucrătorilor dosar față de aceștia cu privire la formarea și reconversia profesională;
- îmbunătățirea sistemului de motivare a angajaților Archives;
- supraveghează executarea angajaților din subordine a funcțiilor lor, să respecte disciplina muncii și arhive ca un întreg.
1.10. În absența șefului Arhivei atribuțiilor sale sunt _______________, numit prin ordin al șefului Organizației.
1.11. Șef al Arhivelor (persoana care îndeplinesc atribuțiile sale) are dreptul de a semna documente trimise în numele Arhivelor, cu privire la chestiuni care țin de competența sa.
1.12. Arhivele în activitatea lor interacționează cu alte departamente ale organizației, precum și, în limitele competenței sale, cu organizații terțe.
1.13. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor și încălcare a disciplinei muncii angajaților Arhiva sunt responsabili în modul prevăzut de legislația Federației Ruse.
1.14. Arhiva primeste documente electronice (ED), asigură siguranța lor, înregistrarea, selectarea și utilizarea, precum și pregătirea și transferul în custodia statului. Transferat pentru depozitare ca parte a fondului ED - surse Arhiva de achiziție.
2. CARACTERISTICI PRINCIPALE ARHIVĂ
2.1. Planificarea, organizarea și controlul activităților organizației și diviziilor sale structurale în domeniul arhivelor.
2.2. Admiterea, înregistrarea, sistematizarea și stocarea documentelor în conformitate cu procedurile stabilite.
2.3. Asigurarea utilizării documentelor păstrate în arhivele (gestionarea informațiilor și angajații organizației compoziției și conținutul arhivei de documente, eliberarea în ordinea stabilită de lucruri, documente sau copii ale informațiilor de arhivă, în conformitate cu solicitările persoanelor juridice și fizice, luând în considerare utilizarea documentelor păstrate în arhivele).
2.4. Formarea sistemului de referință pentru a facilita încorporarea și utilizarea documentelor de arhivă.
2.5. Angajații subdiviziunilor instruind structurale ale ordinii de formare, pregătirea și livrarea afacerilor în arhivă.
2.6. Controlul asupra primirii în timp util de evidență completă în documentele de arhivă.
2.7. Pregătirea și prezentarea stocurilor anuale de cazuri de stocare permanentă a personalului și a comisiilor de experți și arhivele de stat relevante.
2.8. Elaborarea stocurilor de cazuri pentru transferul documentelor depuse în arhivele de stat, acționează asupra distrugerii documentelor, termenul de valabilitate a expirat.
2.9. Controlul stării fizice a documentelor, oportunitatea de recuperare, respectarea condițiilor de interior Arhive necesare pentru păstrarea documentelor.
2.10. Participarea la elaborarea regulamentelor și a orientărilor privind ținerea evidențelor și organizarea arhivelor.
2.11. Punerea în aplicare în competența altor funcții, în conformitate cu scopurile și obiectivele organizației.
2.12. Transferul de cazuri la arhiva pe program, întocmit Șeful arhivei, a fost de acord cu șefii de departamente, transmiterea documentelor în arhive, și aprobate de către șeful organizației.
3. Drepturile și responsabilitățile ANGAJAȚILOR FILE
3.1. lucrătorilor Arhiva în cadrul activității au dreptul de a:
- primi documentele primite la Organizația și alte materiale informative profilului companiei pentru examinare, înregistrare sistematică și utilizarea lucrărilor;
- cererea și să primească din partea liderilor organizației și a diviziilor sale structurale ale informațiilor necesare pentru a îndeplini sarcinile și responsabilitățile lor;
- să efectueze, în cadrul verificării sale de competență și coordonarea entităților structurale privind gestionarea înregistrărilor și de arhivare, rezultatele de audit sunt raportate Organizației;
- face propuneri de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru a arhivei și a organizației în ansamblu;
- participa la selecția și plasarea activității lor de profil;
- face propuneri conducerii de formare avansată, promovarea și impunerea de sancțiuni asupra Arhivelor lucrătorilor și a altor departamente pentru activitatea lor de profil;
- participe la reuniuni în considerare aspectele legate de competența Arhivelor;
- reguli de control pentru lucrul cu documente în subdiviziuni și organizații - sursa de arhive.
3.2. Șeful arhivei este personal responsabil pentru:
- în exercitarea funcțiilor și a sarcinilor de arhivă;
- organizarea muncii a Arhivelor, executarea în timp util și eficientă a comenzilor, ordinele superiorilor, acte juridice în profilul său de afaceri existente;
- utilizarea rațională și eficientă a materialelor, financiare și de resurse umane;
- stare de muncă și de disciplina de performanță în Arhivele, punerea în aplicare a lucrătorilor săi sarcinile;
- respect pentru angajații Ahivează regulamentele interne, regimul sanitar și anti-epidemice, protecție și securitate la incendiu;
- documente legale aplicabile de evidență, cu condiția;
- prevederea în modul stabilit de informații statistice și a altor fiabile cu privire la activitățile Arhivelor;
- disponibilitatea Arhiva de a lucra în situații de urgență;
- nerespectarea condițiilor pentru asigurarea siguranței documentelor;
- pierderea și distrugerea neautorizată a documentelor;
- refuzul nejustificat de depozitare a documentelor;
- încălcarea regulilor de utilizare a documentelor și a accesului utilizatorilor la documentele stabilite de legislația Federației Ruse.
3.3. Acceptarea fiecărui caz produs Șeful Arhivelor în prezența unui angajat al unității structurale.
3.4. În timpul pregătirii cazurilor, o subdiviziune structurală a transferului unui angajat în corectitudinea pre-verificate Arhiva Arhiva de forma lor, decorațiuni și se potrivește cu numărul de cazuri incluse în inventarul de cazuri (unitate structurală), numărul de cazuri, instituția în conformitate cu nomenclatura organizării afacerilor.
3.5. Cazurile legate în mănunchiuri, sunt livrate la diviziile de personal Arhiva. Împreună cu afacerile arhiva transmise fișetele de înregistrare pentru documente.
Cu această Dispoziție conștientă de (a) _______________ / _____________ /