Bazele proceselor de evidență a datelor de construcție
Înțeles birou în societate
În controlul proceselor de afaceri procedurile sunt efectuate în legătură realizarea unor structuri obiectiv predeterminat, care descrie rolurile funcționale ale participanților și relațiile dintre ele. Procesele de afaceri - un pas logic al procesului de afaceri, care este de a pune în aplicare necesare pentru finalizarea acestuia.
Astfel, funcționarea biroului pare să fie țesute în procedurile de afaceri, în cazul în care acestea trebuie să fie însoțite de documentele relevante.
Organizația care desfășoară procesele de afaceri - un mod practic la înființarea organizației de management și de birou - un software de management al documentelor.
Valoarea de birou pentru societate este în primul rând pentru că, cu ajutorul documentației administrative reflectă relația care apar în procesul de stabilire oficial relație și privat, în cadrul acordurilor de afaceri între persoane juridice sau persoane fizice, procese, procesul de luare a deciziilor și de punere în aplicare, precum și în viața de zi cu zi.
De o importanță deosebită este hârtiile în monitorizarea deciziilor de management vikonanіm de punere în aplicare și de organizare pentru a emite un ordin, da un ordin sau să facă o rezoluție - este doar prima etapă a procesului administrativ. Aducerea soluții de management al artiștilor, organizarea punerea în aplicare a deciziei administrative, coordonarea activității subordonaților, motivarea acestora pentru a îndeplini sarcina, verificarea stării de punere în aplicare a sarcinilor sunt, de asemenea, link-uri cheie ale proceselor tehnologice de funcționare a oricărei instituții.
Perfect documente ajustate implică un anumit nivel de control asupra punerii în aplicare a deciziilor. Este în același timp, face posibilă detectarea erorilor, evita-le în viitoarea structură de management dă specificitatea și eficiența, vă permite să construiască sistemul perfect pentru a lucra cu documentația - set naukovouporyadkovany de linii directoare, norme, reguli și orientări care reglementează procesul de întreținere documentară a funcționării sale.
starea fluxului de lucru afectează în mod semnificativ eficiența, rentabilitatea și fiabilitatea stabilirea aparatului administrativ. Dacă procesul de flux de lucru eficient a fost expediat, specialiști și manageri scutite de funcțiile de bază non-core, crește eficiența muncii lor, costurile reduse asociate cu funcționarea managementului întreprinderii, creșterea nivelului de cultura corporativă.
Concepte de bază de birou
Concepte de bază și termeni de birouri moderne (spravochinstva) pot fi găsite acum în actele juridice în standardele naționale și internaționale, care vor fi discutate mai jos, precum și în diverse enciclopedii și dicționare.
termeni separați de documente și înregistrări de management ( „document“, „document oficial“, „probă-Form“, „document“, „forță juridică“ include „Enciclopedia juridică“.
Iată câteva dintre conceptele de bază și să le explice.
Hârtiile (spravochinstvo - un set de procese, w furnizează documentația de gestionare a informațiilor și de muncă galіzuvannya pe documente oficiale.
Cu toate acestea, în cărturarii clerical secolul XIX împărțit în două părți: teoretice și practice. Termenul „hârtiile teoretice“ a fost introdus de savantul roman NV Varadіnovim. Într-un sens teoretic, în opinia sa, documente - este „știință, de stabilire a normelor de elaborare documente oficiale, acte și afaceri sama“, precum și studierea „exterior“ și consultant la proprietățile de lucrări de afaceri „documente practice -. Este“ comun decent de procedură al prezențelor locuri conform legii, vom forma și a stabilit modele de documente de afaceri ".
moderne de lucru de birou este un ciclu complet de pregătire și de circulație a documentelor de la începuturile lor (primirea), înainte de executarea este completă, trimite sau transfera pentru a păstra arhiva și distrugere. Din perfecțiunea de construire a sistemului de documente de valoare, mecanizarea mai completă și automatizarea fluxului de lucru depinde de eficiența administrației publice, în general.
În orice moment de luare a deciziilor (în literatura de specialitate înainte de a putea întâlni - spravochinstvo) a fost un sector important al activității statului. În fiecare țară au fost dezvoltate propriile lor nume și poziții uite specifice și servicii de redactare, forme și reguli de lucru cu documente oficiale și de vorbire de afaceri din oțel.
În Occident la acel moment sa realizat deja necesitatea unui studiu atent al gamei de probleme legate de funcționarea documentelor tratate de către Institutul Internațional de bibliografic. Idei fondator imediat al acestui institut P. otle au fost prezentate în lucrarea sa fundamentală „la manualul administrativ de gestionare a înregistrărilor“ ( „Manuel de la documentația administrativă) și a găsit pe scară largă în unele instituții din Olanda, Belgia, Spania.
De la evidență, sau cum este adesea menționată astăzi - software-ul de management al documentelor, acesta are un caracter predominant de serviciu, relațiile în curs de dezvoltare între subiecte privind managementul înregistrărilor, fac domeniul de aplicare al așa-numita lege serviciu executiv. La nivelul de performanță al proceselor de cultură clericale, starea de automatizare a acestora, depinde în mare măsură de succesul atât autoritățile publice și toate entitățile de afaceri, indiferent de proprietate.
Evidența datelor este o parte importantă a activității fiecărei instituții, în care procesul de funcționare a participării tuturor angajaților săi:
unul - creați documente;
în al doilea rând - asigura transferul, prelucrarea, controlul lor de execuție;
și altele - sunt ghidate de aceste documente în practica lor.
instituțiile corespondenței de afaceri poate fi parțial sau centralizat sau mixt.
forma centralizată a crearea și adoptarea unor documente oficiale în stabilirea și punerea în aplicare a tuturor operațiunilor legate de acestea responsabilitatea serviciului clerical special - fie că este vorba departamente generale, departamentele de suport documentar, management de caz, sau biroul de secretariat.
forme descentralizate de lucru cu documente, toate operațiunile sunt efectuate în mod direct în unitățile structurale ale instituțiilor "
forme mixte de lucru cu documente ale operațiunilor efectuate servicii de birou, iar unele sunt făcute direct către unitățile structurale ale instituției.
Cu toate acestea, indiferent de forma de lucru cu documentele de gestionare generală a activității serviciilor de birou efectuate șefi de agenții, pe care se bazează în domeniul drepturilor și responsabilităților acordate acestora și sunt responsabile pentru starea de gestionare a înregistrărilor în cadrul organizației lor.
Particularitățile de a face munca de birou este împărțit în general, proceduri, speciale privind căile de atac ale cetățenilor, adică documente de birou care conțin secret de stat sau comercial.
Managementul general de birou - externalizare, acoperind cerințele etc. documentarea gestionarea informațiilor privind funcționarea instituțiilor, care se realizează prin emiterea documentelor organizatorice și administrative, în conformitate cu actele legislative existente și organizarea muncii cu ei.
organizare de birou generală este împărțită convențional în două părți:
- asigurând crearea în timp util și perfectă a documentației administrative (de documentare);
- organizarea muncii pe documente oficiale: producție, distribuție, transport, prelucrare, de contabilitate, de înregistrare, controlul, depozitarea, pregătirea pentru arhivare, distrugere (furnizarea de documente de circulație.
documente speciale - documente cu privire la documentația, adică, crearea unor tipuri speciale de documente (financiare, de planificare, financiare, comerciale, statistice, de raportare, de lucru cu personalul, pravodіlovoї etc.)
reguli de procedură separate și a stabilit pentru procesarea apelurilor cetățenilor în autoritățile publice și autonomiei locale, a asociațiilor de cetățeni, instituții, organizații, indiferent de proprietate în mass-media.
Pentru o procedură separată se efectuează lucrul cu documentele care conțin de stat sau secret comercial, care este protejat prin lege. Acest ordin este determinat prin acte normative speciale.
Caracteristici ale prezentei proceduri sunt în primul rând în utilizarea pe scară largă a sistemelor informatice, introducerea acestora, prelucrarea și trafic de documente electronice, necesitatea de a gestiona toate documentele în conformitate cu cerințele standardelor în vigoare în domeniul respectiv, serviciile regionale de birou clădire, rezolvarea unor probleme practice de construire a unui management perfect documentelor .
Software de management documentar - set științific și ordonată de orientări, norme, reguli și orientări care reglementează funcționarea procesului cu documentația în cadrul instituției.
Managementul proceselor de documentare - zona de management este responsabil pentru controlul eficient și sistematic al creării, recepție, depozitarea, utilizarea, transferul arhivei și retragerea distrugerii documentelor oficiale, inclusiv procesul de selecție și de a salva documentul în formă de informații despre activitățile de afaceri.
Trecerea de la birou la gestionarea procesului de documentare din cauza unui număr de factori obiectivi:
În al doilea rând, acesta este rolul tot mai mare al proceselor de informare în toate soiurile de activitate umană, manifestarea unui cadru comun inerent în multe domenii intelectuale ale dezvoltării sociale, globalizarea acesteia.
documentarea procesului este destul de complex și provocator, acest lucru include pregătirea, compilare, manager de verificare, de fabricație, prelucrarea documentelor și altele asemenea.
Rețineți că operațiunile de sprijin în documentele (procesul de stabilire a gândurilor pe hârtie, diverse informații de înregistrare, calcule aritmetice, imprimare, verificare, corectare, colectare a semnăturilor, coordonare, vedere, declarația) predomină asupra formării informațiilor pe care ar trebui să se transforme într-un document. Acest lucru se poate întâmpla din cauza lipsei de mijloace tehnice moderne de creare de informații și documente cele mai recente tehnologii de prelucrare a acestuia.
Organizarea de lucru cu documente - este de a construi un document, stocarea documentelor de birou și utilizarea lor în operațiunile curente. Pentru organizațiile care lucrează cu documente oficiale includ: primirea, înregistrarea, luarea în considerare a documentelor de intrare, calificările lor, de studiu artiști și trimiterea documentelor de ieșire, controlul asupra executării documentelor, pregătirea nomenclaturii și formarea de cazuri, pregătire de cazuri de depozitare și utilizare ulterioară.
Organizarea de lucru cu documente esențiale pentru a îmbunătăți eficiența de trecere a documentelor prin etapele procesului de management și reducerea costului forței de muncă și de timp pentru locul de muncă.
De la 30 până la 45 la suta din timpul lor de lucru experți petrec fac documente. Prin urmare, organizarea de lucru cu documente, de management al documentelor trebuie să fie strict subordonat nevoii de afaceri.
Document (mișcarea de înregistrări) - circulația documentelor în instalația de la început sau de pregătire a acestora înainte de finalizarea execuției, sau expediere.
document de volum determinat de numărul de documente de intrare, ieșire și interne, de exemplu, pentru anul. Sarcina flux de lucru perfect este de a stabili o secvență rațională a mișcărilor și prelucrarea informațiilor de documente, pentru a atinge perfecțiunea necesară a lucrării, care oferă o trecere rapidă a documentelor de la data primirii lor (compilare) pentru a efectua.
Instituția, așa cum a subliniat prof. GG Aseev, este recomandabil să se dezvolte proceduri administrative adecvate și circuit de procesare care trec principalele tipuri de documente trebuie să se bazeze pe o singură înregistrare a documentelor și descentralizarea responsabilității în îndeplinirea funcțiilor administrative [80].