Reuniuni și conferințe
Dacă trebuie să organizeze o întâlnire, stick la câteva reguli, care va oferi cu siguranță un rezultat pozitiv. De la întâlnirea cu o atitudine pozitivă și interval de timp marcate în mod clar, vă poate ajuta oamenii să se concentreze asupra problemelor puse pe ordinea de zi. Reuniunea va avea loc rapid și se va deplasa în mod eficient, în cazul în care de la început pentru a direcționa discuția din nou pe drumul cel bun. Amintiți-vă că la finalul reuniunii rezultatele necesare pentru a aduce.
întâlniri sau adunări Start
Deschiderea reuniunii, ar trebui să adere la următoarele reguli.
Fiecare reuniune ar trebui să înceapă cu un salut. Dacă este prezent la întâlnirea unei persoane noi, acestea ar trebui să se prezinte, chemând numele și poziția cozii. Și numai atunci putem începe să discutăm problemele puse pe ordinea de zi. Dacă cineva este obligat să vină la o întâlnire cu întârziere sau pleca mai devreme de toate, este necesar să se prevină pe cei prezenți de la început.
2. Adoptarea protocoalelor.
În cazul în care întâlnirea are loc în mai multe etape și au discutat aceleași întrebări (sau este următoarea reuniune a Comitetului permanent), este necesar să se revizuiască rapoartele și înregistrările reuniunilor precedente. Acest lucru ar trebui să se facă numai în timpul întâlnirilor oficiale. Întrebați pe cei prezenți: „Cei care au întrebări cu privire la numărul de pagină 1?“ (Pauză.) „Numărul de pagini 2?“ Etc. Poate, greșeli gramaticale sau semantice distorsiona deciziile luate au fost făcute ...
Economisiți timp - acesta este principalul factor în succesul reuniunii. De la bun început, este necesar să se controleze regulamentului pentru a evita irosirea de timp. Pentru a face acest lucru, urmați câteva reguli simple.
• Începe întâlnirea la timp, chiar dacă au venit, nici măcar toți oaspeții.
• Amintiți-le participanților despre „valoarea“ unei astfel de reuniuni (trebuie să știți cât de mult este câștigat de către fiecare dintre cei prezenți). De exemplu: „900 Euro - costul de o oră a ședinței, respectiv, 15 pe minut, așa că nu-mi propun să pierdeți timp și să o folosească în mod eficient.“
• Poziționați ceasul, astfel încât ai putea vedea bine cadranul. Lasă timp de zece minute, la finalul întâlnirii pentru debriefing.
• Luați pauze în cazul în care întâlnirea durează. Oamenii au nevoie să se relaxeze.
• Dă timp publicul să se gândească la anumite probleme. De exemplu: „Eu propun să fac o pauză de zece minute, și apoi transmite sugestiile.“
• Încheierea reuniunii la timp sau chiar mai devreme, dacă este posibil, pentru a discuta toate problemele înainte de expirarea timpului programat.
Este esențial ca toți cei prezenți au înțeles importanța reuniunii. Acest lucru nu va regreta timpul petrecut în zadar. Toți participanții trebuie să fie conștienți de faptul că, în discuția problemelor ridicate este cheltuit exact la fel de mult timp ca ai nevoie.
De la începutul reuniunii ar fi prudent pentru a reaminti oamenilor de scopurile sale. Acest lucru va conduce imediat discuția din nou pe drumul cel bun.
• descrie în mod clar situația actuală sau o problemă. De exemplu: „Personalul nostru a crescut în mod semnificativ, astfel încât biroul a fost aproape.“
• Adu-le aminte despre scopul principal al reuniunii. De exemplu: „Scopul nostru - să găsească o cale de a reorganiza spatiul existent.“
• determina ordinea de discuție. De exemplu: „În primul rând, trebuie să vă decideți unde să plasați imprimanta, la care toți trebuie să aibă acces. În al doilea rând, decide cum să aranjeze cele mai bune mese pentru a organiza alt loc de muncă ".
Se va face pe oameni se gândească și să se concentreze pe rezolvarea problemelor puse pe ordinea de zi.
De la bun început, facilitatorul întâlnire ar trebui să ghideze discuțiile din nou pe drumul cel bun. Pentru a face acest lucru:
• Stick la ordinea de zi. Dacă nu a existat nici o decizie de a schimba ordinea de zi, este necesar să adere la planul aprobat. De exemplu: „Ne întoarcem la o discuție de numărul 4“.
• contribuie la soluționarea problemelor. Dacă oamenii au început să discute chestiuni care nu sunt incluse în ordinea de zi, este necesar să se depună toate eforturile pentru a canaliza energia în mod direct la realizarea obiectivelor. De exemplu: „Vă amintiți de ce suntem cu toții adunați“ sau „Nu cred că ar trebui să discutăm această întrebare acum ...“
Țineți o discuție în direcția corectă, permiteți tuturor celor prezenți să participe la discuții.
Acest lucru poate fi realizat după cum urmează.
• Acordați atenție „lipsă“ în cameră. Observând că unii dintre cei prezenți holbezi gânditoare în spațiu sau tăcere, încurajează persoana să se alăture discuția întrebând întrebarea direct la el. De exemplu: „Sunteți Jim, poate orice altceva pentru a adăuga?“ Sau „Jane, ce părere ai despre această propunere?“
• Luați în considerare experiența tuturor celor prezenți. Pentru a lua decizia corectă impune ca angajații calificați au împărtășit experiențele lor. De exemplu: „Fred, cred că ai avut aceeași situație. Ce-ai făcut? "
• face sugestii. Prin trimiterea de idei, care conțin posibile cursuri de acțiune, vă va ajuta pe oameni să se apropie de problemele creativ și a rămâne pe ritm. De exemplu: „Ar fi bine să facă. „Sau“ Vom discuta despre posibilitatea. "
• Păstrați-vă ideile. Aprobarea opiniilor și opiniilor altor persoane face discuția mai productivă. De exemplu: „Acest lucru ar putea lucra într-adevăr,“ sau „Ideea lui Petru promițătoare. Ce crezi? Paul, să începem cu tine ".
Întâlnirile nu merg întotdeauna așa cum doriți. Uneori, comportamentul unora dintre participanți au o influență negativă asupra cursului său. Sparringul verbal de obicei poate escalada chiar într-o luptă. Desigur, pentru a îmblânzi furia nu este atât de simplu, dar încă președinte al reuniunii trebuie să aplice această putere să-l pentru a opri indignarea.
Pentru a evita astfel de situații, trebuie să ia unele măsuri.
• Este necesar pentru a preveni apariția unor aplicații perturbatoare punând întrebări specifice. De exemplu: „Ted, dacă nu sunteți de acord cu Bob, ceea ce poate oferi pentru a rezolva această problemă?“
• Ar trebui să avanseze, în cazul în care a primit o ofertă rezonabilă. De exemplu: „Cred că această întrebare poate fi dezbătută pentru o lungă perioadă de timp, dar trebuie să ne mișcăm mai departe. Să ne ia o decizie prin vot. "
Deși participanții rareori perturba ordinea, tot ce trebuie să știi cum să o rezolvi această situație atunci când apare.
Abaterea de la esența problemelor discutate
Uneori, în cursul discuției oamenii se pot abate de la rezolvarea celor mai importante probleme sau bate în jurul cozii o anumită chestiune, fără a lua o decizie. este necesar să se oprească o astfel de fermentare - și cu cât mai repede, cu atât mai bine.
Pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun, veți avea nevoie de tact și diplomație. Dar, mai întâi, trebuie să recunoască unele tehnici de distragere a atenției de la soluțiile planificate întrebări.
• Crearea de dificultăți. Unii oameni nu se hrănesc pâine, va oferi o oportunitate de a discuta probleme și erori. De exemplu: „Noi nu putem face asta pentru că ...“, „Am încercat să o facem ultima dată, și nu a funcționat.“ A pune întrebări pertinente, vă forța oamenii să dovedească punctul de vedere și, astfel, lăsați implicarea altor părți implicate în conflict.
• Obsesiile. În timpul întâlnirii unul dintre cei prezenți pot să apară obsesie. Acest om este un memento constant al altora ei. Facilitatorul ar trebui să-i reamintească politicos că toți au auzit deja propunerea lui și nu este nevoie să-l repete din nou.
• Discutarea problemelor externe. Unii oameni se pot abate de la subiect, fără să realizeze. De exemplu: „? Sunt oricare dintre cei prezenți au văzut de-al doilea volum al dicționarului Oxford“ - cineva spune atunci când se discută problema în cazul în care cele mai bune locuri pentru depozitarea cărților. Puteți direcționa discuția din nou pe drumul cel bun prin introducerea unei persoane care nu este un subiect de discuție.
Leading conferință sau întâlnire trebuie să gestioneze discuția, participanții lipsa treptat pentru a ajunge la un consens. Că deciziile au fost susținute de către toate părțile, este necesar să se utilizeze anumite tehnici dovedite.
• se potrivesc toate „pro“ și „contra“. Pentru a rezuma, trebuie să specificați problemele pe care au fost ajuns la un acord, apoi se va opri cu privire la punctele litigioase. De exemplu: „Deci, am ajuns la un acord cu privire la problema ... dar încă nu a rezolvat ...“
• pun întrebări pentru clarificare. Puneți întrebări pentru a vă asigura că ați înțeles corect omul. Aceasta va contribui, de asemenea, să clarifice situația și altor persoane, în cazul în care ezita să pun o întrebare. De exemplu: „Ați vrut asta. „“ Lasă-mă să văd dacă te-am înțeles corect. "
• Rezumând discuția despre fiecare întrebare. Încheierea discuției de o problemă, asigurați-vă că pentru a rezuma, pentru a participa au fost capabili de a realiza rezultatele reuniunii: „Să ne amintim ce deciziile au fost luate. Toți sunt de acord că întrebarea numărul 2 este cea mai bună soluție ... "
• Asigurarea pentru a ajunge la un consens. Mutare pe pentru a discuta următoarele aspecte pot fi siguri de sprijinul unei decizii unanime. De exemplu: „Spune-mi, dacă toate sunt de acord cu această decizie?“, „Cineva vrea nimic altceva pentru a adăuga la discuție, înainte de a trece pentru a aborda următoarele aspecte?“, „Toți sunt de acord?“
Această tactică ajută la menținerea participarea activă la discutarea problemelor actuale și să le încurajeze să adopte o soluție comună.
Decizia luată ar trebui să ardă imediat. Asta pentru tine va fi sigur că mai târziu, nimeni nu se va schimba punctul de vedere sau nu și-a exprimat dezacordul cu decizia. Dacă nu face, în general, de acord cu privire la această decizie, aceeași întrebare ar putea apărea mai târziu sau la următoarea reuniune.
La finalul întâlnirii este rezonabil să se asigure că toți participanții sunt de acord cu decizia. De asemenea, este necesar să se amintească toate deciziile. Puteți face acest lucru:
• rezumarea și din nou, anunțând deciziile luate. Asta pentru tine va fi sigur că toți sunt de acord cu decizia și mai târziu nu va fi în măsură să spun că ei nu au știut ce sa discutat. De exemplu: „Și acum vreau să rezume. Pe ordinea de zi a fost problema reorganizării spațiului de birouri existent. Așa că am decis: în primul rând ... Am decis, de asemenea, că ... "
• sarcinile de fixare și termene. Acest lucru va ajuta la controlul care a primit postul și ce termenele. De exemplu: „Sa decis că Jim este responsabil pentru organizarea ... la 30 mai și se află în comunicare cu Jill, care este responsabil pentru ...“
Înainte de a rezumând necesitatea de a scrie un loc de muncă pentru fiecare persoană pe o foaie separată de culoare luminoase. La finalul reuniunii, distribuie foile într-o misiune, spunând: „Acesta este locul de muncă, care ar trebui să fie făcut înainte de următoarea reuniune. Deoarece culoarea hârtiei cu locul de muncă este foarte luminos, este puțin probabil că va pierde. "
Rezumând - punctul-cheie al reuniunii. Rezultatul poate fi mic și forța - a petrecut în zadar, dacă la sfârșitul reuniunii nu indică deciziile luate. Oamenii trebuie să fie sigur că toate problemele sunt rezolvate, toată lumea are un loc de muncă, prin urmare, întâlnirea a avut succes.
Indiferent de natura întâlnirii și ce probleme pe ordinea de zi, facilitatorul ar trebui să fie sigur de a informa toți participanții cu privire la scopul reuniunii. El nu trebuie să respecte numai procesul discuției, ci de a controla și conduce înapoi pe drumul cel bun.
La finalul reuniunii, este necesar să se rezuma.
* V-ați pornit în mod corespunzător întâlnirea?
* Nu începe întotdeauna întâlnirea la timp?
^ Va reamintesc oamenilor despre scopul întâlnirii?
* Nu rămânem la ordinea de zi? În cazul în care discuția a deviat de când discutați subiecte, direcționează discuția din nou pe drumul cel bun?
^ Respectați cu strictețe la ordinea stabilită?
* Va da tuturor participanților șansa de a vorbi?
* Nu vă verificați că toți sunt de acord cu decizia?
^ Ai sintetizeze la finalul reuniunii? Ai verificat că toată lumea știe locul de muncă?
Tot ce ai atunci când ...
• organiza o reuniune pentru a obține un anumit rezultat;
• Începeți întâlnirea la timp, chiar dacă nu toți invitați să vină;
• Au o agendă și pentru a discuta problemele ridicate;
• pentru a oferi tuturor participanților posibilitatea de a vorbi;
• să ia decizii în cunoștință de cauză numai;
• Respingeți ghida discuția din nou pe drumul cel bun;
• asigurați-vă că toată lumea este de acord cu decizia;
• încheie la finalul întâlnirii și pentru a sărbători, care a fost dat sarcina și în ce interval de timp ar trebui să-l efectueze;
• se concentreze pe obtinerea rezultatelor anticipate ale reuniunii.