Admiterea de vizitatori și chat cu ei
Primirea de vizitatori
Vizitatorii mulți manageri sunt într-un sens problema. recepția lor este adesea petrecut mult mai mult timp decât orice altă activitate. Un studiu efectuat în Suedia a constatat că vizitatorii (în cele mai multe cazuri, este subordonat) capete petrec în medie 3,5 ore pe zi. Deci, este logic să rămână pe metoda de primire a vizitatorilor cu mai multe detalii.
vizitatori recepție începe cu proprietarul lor de birou întâlnire. În funcție de natura și gradul de manager de recepție vizitator poate alege mai multe opțiuni de comportamentul lor.
Primul exemplu de realizare. Proprietarul biroului pentru a primi vizitatori care stau în spatele unui birou. Acesta răspunde la salut și invitat să se așeze în fața biroului său. Această metodă este folosită în principal, sub forma unei comunicări oficiale. Aici, la recepție, natura comunicării și rezultatul acesteia se determină proprietarul biroului.
A doua întrupare. În cazul în care vizitatorul în biroul proprietarului de birou răspunde la salutul său, el iese din spatele mesei și îl invită colectiv de muncă ZONE, în timp ce stă în față. Aceasta - formă cvasi-oficial de comunicare. Aceasta se caracterizează prin egalitatea de drepturi a schimburilor de informații. timpul de întâlnire este determinată de acordul comun al părților.
A treia opțiune. Intrarea vizitatorilor, proprietarul biroului se află în centru, un schimb de felicitări cu el și invitat să se așeze într-un scaun la o masă de cafea. Există o formă prietenoasă de comunicare: deschidere completă, prietenoasă, dorința de a asculta.
Astfel, mediul de lucru și natura comunicării de afaceri într-o mare măsură, determinată de locul în relație cu masa pe care sunteți proprietarul birou pentru a oferi vizitatorilor. Deci, este logic să ia în considerare mai detaliat localizarea participanților la conversație în birou pentru o masa dreptunghiulara standard, cu patru poziții de contact:
- Locul de amplasare de colț;
- Locul de amplasare a cooperării de afaceri;
- locație konkuriruyusche-defensive;
- locație independentă.
Poziția unghiulară este tipică pentru persoanele angajate într-o conversație relaxată prietenoasă (de colț locație).
Această poziție contribuie la contactul vizual constant și oferă o cameră pentru gesturi și capacitatea de a observa gesturile interlocutorului. colț al mesei servește ca o barieră parțială în caz de pericol sau o amenințare de interlocutor. Cu acest aranjament, nu există nici o secțiune de separare spațială.
De reglementare interlocutori împotriva altora creează în mod tipic atmosferă competitivă (-konkuriruyusche defensivă locație).
Acest aranjament contribuie la interlocutorii pe care fiecare parte se va lipi la punctul lor de vedere. Tabel între ele devine un fel de barieră. Oamenii să ia o poziție la masă, în cazul în care acestea sunt în raport cu concurența, sau atunci când unul dintre ei nu mustra la altul. În cazul în care întâlnirea are loc în birou, atunci un astfel de aranjament arată, de asemenea, relația de subordonare serviciului.
Indiferent de afaceri ai face, ar trebui să știți că poziția-konkuriruyusche defensiv greu de înțeles punctul lor de vedere, nu creează o atmosferă relaxată. O mai mare înțelegere se ajunge în poziția unghiulară și poziția de cooperare de afaceri. Conversația este în poziția-konkuriruyusche defensiv ar trebui să fie scurte și specifice.
Sunt momente când este foarte dificil sau inadecvat să dețină poziția unghiulară la prezentarea materialului său. Să presupunem că aveți nevoie pentru a arăta un model sau schemă de carte la persoana care sta vizavi de tine pentru o masa dreptunghiulara. În primul rând, a pus ceea ce doriți să arate, pe linia centrală a tabelului. Dacă el se aplecă în față pentru a obține o mai bună a materialului, dar va veni mai aproape de propriile sale, aceasta înseamnă că produsul dvs. este de puțin interes pentru el. Dacă el se va muta lucrurile de partea sa a mesei, aceasta înseamnă că el a arătat un interes în el. Acest lucru face posibil pentru a cere permisiunea de a merge la partea lui și să ia, sau poziția unghiulară, sau poziția de cooperare de afaceri. Cu toate acestea, dacă el ar îndepărta ceea ce a adus la el, înseamnă că tranzacția nu va avea loc și ar trebui să fie posibil pentru a termina conversația rapid.
Oamenii care nu doresc să comunice la masă împreună, ocupă o poziție independentă (locație independentă).
Cel mai adesea, această poziție este ocupată de vizitatorii bibliotecilor, restaurante și cafenele. Această poziție arată o lipsă de interes. Ar trebui să fie evitate atunci când doriți conversație sinceră sau negocieri interesate.
Un impact semnificativ asupra creării unui climat psihologic nu este doar locul interlocutorilor la masă, dar, de asemenea, forma mesei ei înșiși. De exemplu, o masă pătrată ajută la crearea unor relații de rivalitate între persoane de statut egal. mese pătrate sunt bune pentru o întâlnire de afaceri scurt sau pentru a sublinia relațiile de subordonare. Aici otno sheniya cooperare și mai stabilit cu persoana care stă la masa de lângă tine, iar persoana care stă la dreapta ta, va veni mai multă atenție decât pe care stă pe partea stângă. Cea mai mare rezistență va face cel care stă chiar în fața ta.
Când trebuie să își desfășoare o conversație de afaceri cu doi însoțitori, unul dintre ei foarte vorbareata, iar celălalt, dimpotrivă, foarte liniștit, este de dorit pentru a se potrivi masa rotundă. Pentru a folosi o tehnică simplă, dar foarte eficient, care participanții au luat în conversație parte activă atunci când un companion vorbăreț întrebat, în timp ce răspunde la o privire mai întâi la el și apoi întoarce capul spre însoțitorul tăcut, apoi înapoi spre vorbăreț, și apoi din nou - în direcția de tăcut. Acest lucru va permite partenerul taciturn să simtă că și el a fost implicat în conversație, și tu - pentru a câștiga favoarea omului. Acest lucru înseamnă că puteți obține sprijin de la el, dacă este necesar.
Astfel, o masă pătrată (sau dreptunghiulară), care este de obicei un birou de lucru, folosit pentru discuții de afaceri, negocieri de afaceri, briefing-uri, pentru îndemnând vinovat. Masa rotundă este cel mai des folosit pentru a crea o atmosferă relaxată, informală și de bună în cazul în care aveți nevoie pentru a ajunge la un acord.
Este necesar nu numai pentru a alege forma dreapta a mesei, dar, de asemenea, să fie capabil să-l pună în spatele interlocutorul dvs., astfel încât să creeze cel mai mare confort psihologic. Acest lucru este deosebit de important atunci când l-ai invita la o cina la casa lui sau la un restaurant.
Încercați pentru a face oaspeții stând cu spatele la perete. Psihologii au dovedit că o persoană crește rata de respirație, presiunea creierului și amplifică ritmul cardiac când a fost așezat cu spatele la spațiu deschis, mai ales dacă sunt în mod constant de mers pe jos în spatele. Mai mult decât atât, tensiunea crește atunci când persoana se confruntă cu ușa din spate sau fereastra, mai ales dacă este prima fereastră din podea.
La primirea de vizitatori ar trebui să țină cont de distanța de comunicare. Cunoașterea legilor impactului spațiu pe oameni ajută vizitatorii să fie mai plin de tact. De obicei, ne simțim confortabil și să facă o impresie favorabilă atunci când în picioare sau așezat la o distanță corespunzătoare pentru situația dată. Excesiv de la distanță ca poziție prea aproape de impactul negativ asupra rezultatelor comunicării de afaceri.
În acest caz, atunci când sunt la primirea capetelor, făcând o vizită la un înalt oficial sau inițierea negocierilor formale de conducere, distanța dintre interlocutori ar trebui să fie de aproximativ 3,5-4 metri. Dacă sunteți într-un apel, se apropie de un interlocutor de important la acea distanță, este probabil să-l loc singur. Dacă se dovedește la o distanță mai aproape, efectul poate fi inversat.
Pentru toate celelalte cazuri, nu ar trebui să înceapă o conversație de afaceri la o distanță de mai mult de 4 metri. Stabilirea unor contacte bune în acest caz, este aproape imposibil, și ajustați interlocutorul împotriva ta foarte ușor. Dar aici e un zâmbet și la o distanță - un mijloc universal pentru a intra în contact.
Prima teză ar trebui să spună, venind la o distanță de 1,5-2 m (în funcție de gradul de apropiere a relației cu interlocutorul). La această distanță, de obicei, schimbul de știri, sau pur și simplu vorbi prieteni și colegi. Dar aceste aceleași părți, atunci când este vorba de probleme personale sau ceva deosebit de importante sau confidențiale, preferă să comunice într-o distanță mai mică (0,5-1,5 metri). Deoarece această distanță este cel mai caracteristic cunoștințe apropiate și prieteni, interlocutori subconstient se adapteze pentru a asculta și de a ajuta. Cu această distanță, am perceput mult „mai aproape“.
Există chiar și mai mult de comunicare cu rază strânsă (de obicei, mai puțin de 40-50 cm), ceea ce implică încredere deplină și apropierea spirituală, dar în practica de afaceri, acesta nu este utilizat în mod obișnuit, și este o caracteristică numai pentru părinți, copii și iubitori.
Chat cu vizitatorii.
Vizita biroul managerului pentru o varietate de motive. Unii oameni sunt dispuși să învețe ceva, alții au nevoie de un sfat, ca Reti de cautare ceva de spus. Dar este de multe ori de ore, astfel încât vizitatorii vin doar pentru a „vedea“, distrage atenția de la activitatea proprietarului de birou. Acestea sunt musafirii nepoftiți sunt cele mai importante „mancatorii“ timpului de lucru, care este de obicei luate imediat de teama de a pierde ceva dacă nu ascultă.
Pentru a se disocieze de acești vizitatori, este necesar să se controleze fluxul lor. O metodă foarte eficientă de control al profesorului german propus Lothar J. Seiwert. Esența acestui Metodi ki este prezentat în cartea sa. „Timpul dvs. - este în mâinile tale“ [1] anumite dispoziții ale care sunt prezentate mai jos.
Vizitați vizitatorii trebuie să planifice și să se pregătească pentru primirea lor. Intreaba-te, referindu-se la un anumit vizitator, pe care doriți să invitați, sau în ce scop conversația ar trebui să servească. Fii pregătit, deși, în grabă, la conversația pe fond (fondul problemei, discuțiile anterioare cu privire la acest subiect, deciziile adoptate și etape) să păstreze pregătit documentele necesare.
Tune in pentru eventualele argumente și obiecțiile interlocutorului său.
Luând vizitatori, încearcă să găsească mai întâi scopul vizitei lor și a stabilit imediat durata acestuia: conversația durează, de obicei, atâta timp cât are la dispoziție.
Pornind de o conversație cu un vizitator, trebuie să depună eforturi pentru a înțelege cererile (sugestii, dorințe). Pentru a face acest lucru, este recomandabil să se ia recomandările menționate mai sus bine-cunoscut NM național de psihologie Vlasova, care oferă următoarele [2].
Nu este nevoie pentru a reasigura vizitator anxios ( „Nu vă faceți griji, luați-o ușor“). Acesta poate crește doar tensiune. Dar compliment ascuns, demonstrație de atenție și respect adevărat sincer, căutând sfat, solicitând, subliniere oricare dintre avantajele sale (de exemplu, indiferență, activitate, etc.), pentru a ajuta la calmarea si ameliorarea tensiunii.
În acest caz, aceasta tehnica functioneaza bine: „Ce ai face în locul meu, spune-mi.“ Sau, împreună cu vizitatorul, analiza efectele pretinselor decizii, le cere să prezinte cererea în cealaltă poziție.
5. Încearcă să lase o impresie bună. Fie că ne place sau nu, dar în procesul de comunicare ca, ne arată, chiar și inconștient, el însuși, atitudinea sa față de vizitator și subiectul conversației. El, la rândul său, din punct de vedere al valorii sale te apreciază, și să formeze atitudinea lor față de tine.
În unele cazuri, vizitatorul este un conflict. Cauza acesteia poate fi: 1) incertitudinea sau ascunderea oricăror informații relevante; 2) umilirea vizitatorilor demnității personale, neglijarea intereselor, aroganță, asumarea puterii sau amenințări; 3) comportament nepoliticos sau reacție la un vizitator nepoliticos; 4) inconsecvență presupusa așteptările vizitatorilor, interpretarea ambiguă a responsabilităților și oportunităților; 5) nepăsare, lipsă de concentrare; 6) Lungă așteptare pentru admitere sau prelungite „purgatoriu“. Încercați pe cât posibil, pentru a evita toate acestea.
În întâlnirile cu vizitatorii de multe ori au nevoie de ceva pentru a le convinge. Acesta poate fi util următoarele recomandări.
- De la bun început, vizitatorul creează instalarea pentru conformitate. După ce am ascultat, găsiți și evidențiați în special comune în punctele de vedere cu el, ce aveți în comun. Utilizați întrebările la care vizitatorul va răspunde „da“.
- Este o prostie să-l dovedească vizitatorilor greșit. Este mai bine să urmeze cu el raționamentul, găsindu-le inexacte, ilogice sau greșit și de a construi în raționamentul său argumentele.
- În cazul în care un vizitator a rezistat cu fermitate, ar trebui să fie pentru a afla ce cauze nu să fie de acord cu tine, și să încerce să se uite la ea prin ochii problemei. Sugerează vizitatorului să-și exprime opiniile cu privire la decizia ei, și apoi a făcut ușor și delicat ajustări.
angajații săi să ia mult mai ușor, mai ales că motivele pentru vizitele lor de multe ori cunoscute în prealabil.
După ce a învățat de la un angajat cu privire la scopul vizitei sale la tine, în funcție de răspunsurile primite:
- instruiți să poarte o conversație cu el adjunctul său;
- dacă puteți rezolva problema cu un consum redus de timp, să păstreze conversația;
- în caz contrar se potrivesc timp o nouă numire și eliberare angajatului.
Cele mai bune - învață colegii pentru a stabili cu fermitate orele de primire. De asemenea, este util să se aibă în jurnalul său pe fiecare angajat o foaie de hârtie separată.
Există, de asemenea, întâlniri operaționale periodice scurte pentru a clarifica problemele curente de funcționare și de gestionare.
Luați masa din când în când, împreună cu angajații săi, pentru a satisface nevoia de contacte personale.
În cazul în care conversația cu vizitatorul peste orice acțiune întârziată, încercați să utilizați următoarele mai mult sau mai puțin politicos tehnici.