Interacțiunea tehnologiei informației și de afaceri este prezentată în cele ce urmează: 1) creșterea eficienței și competitivității IT practic orice afacere; 2) în momentul în care întreaga afacere mutat on-line, astfel încât orice companie trebuie să aibă o strategie pentru o nouă realitate; 3) În cazul în care societatea nu are o astfel de strategie - nu are nici un viitor.
Tehnologiile informaționale ca instrument pentru a îmbunătăți activitatea de bază trebuie să fie folosite cu înțelepciune și cu atenție. Efectul pozitiv este realizat doar în cazul în cazul în care societatea de administrare are o idee clară a scopului acțiunilor viitoare. Adică, în cazul în care există un instrument care poate aduce valoare afacerii, este necesar să se anticipeze mai multe mutări înainte, ca afacerea in sine va fi dezvoltat și cum să dezvolte utilizarea IT pentru a menține implementarea cu succes a strategiei de afaceri. În caz contrar, acest lucru este destul de un instrument puternic pentru același scump și complicat de a utiliza afaceri, bine, din păcate, nu va, iar fondurile vor fi cheltuite pentru IT în zadar.
Pentru echipamentele de birou se referă o listă destul de mare de echipamente tehnice, dispozitive și accesorii, de la creioane la sisteme complexe și transfer de informații.
Echipamente de birou utilizate într-un anumit loc de muncă, numit echipamente de birou de mici dimensiuni. În prezent, această definiție nu corespunde realității, deoarece aproape cea mai mare parte a fondurilor schimbat dimensiunile lor, caietul de sarcini și așa mai departe. Noi dispozitive și aparate au fost plasate pe desktop și utilizate în mod individual. Conform clasificării moderne de astfel de active includ calculatoare personale și periferice, copiatoare uz personal, mijloace de echipamente de comunicații, mijloace de formulare si producerea de documente de tip text și de calcul tabelar, etc. Prin urmare, se presupune că acest birou mic - .. Acest întreg „amenzi de birou „(creioane, stilouri, capsatoare, lipici, etc.), care se aplică personalului de birou pentru activitatea lor de zi cu zi.
Secretarul trebuie să înțeleagă principiile de funcționare a echipamentelor de birou, știu aplicarea sa funcționalitate și practice de bază, de a organiza în mod optim fluxul de lucru.
Cu toate acestea, varietatea de echipamente de birou divers reprezentat pe piața românească, creează anumite probleme în ceea ce privește alegerea dispozitivului adecvat pentru aplicarea lor în munca de secretariat de zi cu zi.
În primul rând, pentru o varietate de secretar motive de multe ori nu oferă o formare adecvată, și în al doilea rând, nu este întotdeauna ceea ce echipament sau că numirea este oferit pe piața echipamentelor de birou, și în al treilea rând, este necesar să se cunoască criteriile de selecție a unui dispozitiv de acest lucru sau că modelul, în al patrulea rând, să știe cum și unde să găsească informațiile relevante pentru a facilita, simplifica procedura de căutare și selectați modelul specific al hardware-ului trebuie să vă efectuați mai întâi o lucrare pregătitoare, în special, pentru a efectua lassifikatsiyu echipamente de birou existente, și apoi pentru a identifica „criterii“ comune de alegere, și apoi privat pentru fiecare model specific.
Manifold înseamnă tehnica de organizare presupune clasificarea definitivă în conformitate cu caracteristica selectată. Cele mai frecvente este clasificarea după criteriul funcției, care leagă în mod explicit procedura de prelucrare tehnologică a documentelor în birou cu specificațiile și capacitățile echipamentelor de birou. Cu toate acestea, acest lucru nu exclude utilizarea altor caracteristici de clasificare.
Prezenta compoziție a grupelor funcționale ale echipamentelor de birou a suferit modificări semnificative, datorită pătrunderii pe piața românească din principalii producători de diferite tipuri de echipamente și software pentru tehnologia de birou. Au existat echipamente de birou funcționează funcțiile versatile de procesare a documentelor, la un cost minim al muncii fizice, instrumente și sisteme pentru pregătirea și desfășurarea de prezentări în birou, a crescut capacitatea mijloacelor și sistemelor de transmisie electronică de documente, dar, în același timp, se acordă atenție dezvoltării de noi și modernizarea echipamentelor de birou traditionale mecanice.
Trecerea de la metodele tradiționale de stocare, regăsire, procesarea și transmiterea documentelor la noile metode și tehnologii bazate pe mijloace moderne de tehnologie organizațională, necesită o abordare diferită a clasificării sale. Acest lucru se datorează faptului că a existat o listă de echipamente tehnice este în prezent în curs de schimbare, atât în ceea ce privește baza elementului, și din punct de vedere tehnologic, ergonomic și alte caracteristici.
Luați în considerare clasificarea echipamentelor de birou utilizate în producerea și prelucrarea documentelor în birou.
Mijloace de formulare și producerea de documente de tip text și foaia de calcul:
instrumente de scris -Manual
-pechatayuschie dispozitive pentru calculatoare personale,
-means copierea și duplicarea documentelor,
-means copiere electrofotografic,
de prelucrare a documentelor -means,
-faltsevalnye, șifonare, preducele și mașini de tăiat (director)
-machines pentru aplicarea acoperirilor de protecție pe instrumente (laminato-
pentru distrugerea documentelor de fîn (tocătoare de)
-means de tehnologie de comunicare,
-means și sistemul de comunicații prin telegraf,
-means și fax și modem sistem de informații
sunt (de birou) rețele de calculatoare locale,
-means și sisteme de dispecerizare comunicare,
-means documentelor de transport
mobilier și echipamente -Office.
Caracterizați grupul de bază înseamnă echipamente de birou, și vor fi discutate mai în detaliu acele mijloace tehnice care sunt utilizate cel mai frecvent și în mod eficient sau pot fi utilizate la locul de muncă sau de secretar în crearea sistemelor de servicii de secretariat, bazate pe tehnologia de calculator.
Clasificarea înseamnă echipamente de birou pentru tehnologia modernă de birouri.
Clasificarea echipamentelor de birou pe baza de clasificare clarifica faptul ca pre-existente și elaborează pe ea, în conformitate cu tendințele moderne și condițiile de piață de birou România.
1. Medii de înregistrare:
- transportatorii, pe bază de hârtie nu este sensibilă la lumină;
Boostere pentru procesele reprografiere (hârtie termică, diazobumaga, film, hârtie de calc, hârtie pentru multistrat electronică scânteie-copie, etc ...);
2.Sredstva pregătire și fabricare de text și de calcul tabelar documente:
înseamnă scris -Manual;
-pechatayuschie computere și dispozitive personale grafopostroite-
3.Sredstva Reprografie și tipar offset:
-means copie fotografică;
-means diazograficheskogo copie;
-means copiere electrofotografic;
-means copiere termografice;
copie -means rizograficheskogo; hectograf mașini (alcool) de imprimare; mașini pentru ecran (rotator); imprimare
-echipamente pentru imprimare rapidă offset.
4. Instrumentele de procesare a documentelor:
-faltsevalnye, biguire, perforarea și mașini de tăiere;
și dispozitive și mașini de sortat-colaționarea;
-skreplyayuschee, lipire și echipamente de legare;
-konvertovskryvayuschie și mașini de tăiat;
-machines pentru acoperiri de protecție a documentelor;
-machines pentru distrugerea documentelor;
line -agregatirovannye pentru corespondență de procesare.
5. Mediul de stocare, căutare și transportul documentelor:
mijloace de stocare a documentelor (Primordial dosare, cutii, etc ...);
-vtorichnye mijloace de stocare a documentelor (dulapuri, sertare, rafturi și așa mai departe.
-kartoteki si echipamente de depozit;
-telezhki pentru a transporta documente;
-CONVEYORS și transportoare;
Echipamente pentru medii de stocare.
-means și sistem de comunicare telegrafica;
-means și sistemul de fax;
pentru bancnote de numărare de fîn;
de ambalare mașini pentru bancnote; ATM-uri.
-means de protecție; accesorii pentru calculator.
mobilier și echipamente 9.Ofisnaya:
mobilier -Specialized pentru birouri;
Echipament -Specialized pentru spatii de birouri. unelte de prelucrare a documentelor.
Documentele înregistrate pe suport de hârtie, colectează
Ca rezultat al personalului de birou și mijloacele tehnice sunt prelucrate prin mijloace de birou specializat. Prin prelucrarea în acest caz se referă la varietate operatsii complexe de prelucrare a documentelor fizice media fără utilizarea elementelor logice (cu excepția programarea dispozitivelor propriu-zise). În primul rând vorbim despre mijloacele tehnice prin care documentele de afaceri sub o formă care să permită utilizarea efectivă a acestuia în continuare.
Acesta poate fi mașini de birou obligatorii cu arcuri din plastic sau metal (Bender), mașini de termoperepletnye (termobindery), tăietori de hârtie desktop.
Unele dintre aceste instrumente pot fi folosite în alte procese, păstrarea evidenței, dar cele mai multe dintre ele sunt de finisare tehnice de bază (finishernyh) un proces de copiere și a documentelor duplicatul.
Pentru a îmbunătăți siguranța termenilor documentelor utilizate laminators, determinând suprafața foii de hârtie diferite acoperiri. În cazul în care pot fi utilizate și alte mijloace de manipulare a documentelor, nu numai în ceea ce privește documentele, adică. Foi de hârtie acoperite cu ei informații, dar, de asemenea, în ceea ce privește foi albe de hârtie (cum ar fi hârtie de tăiere dispozitive, capsatoare, și așa mai departe. P.), utilizarea de laminare numai recomandabil în ceea ce privește documentele completate.
acoperire laminator aplicată îmbunătățește aspectul documentului, proteja de contaminare și expunerea la medii agresive, crește rezistența mecanică.
Aplicarea unui film protector pe document se realizează prin lipire-l la (proces la rece), o suprafață sau prin lipire termică la suprafață (fuzionare). Această metodă este cea mai răspândită, întrucât oferă o legătură mai puternică cu materialul purtător de film, o substanță chimică ridicată și rezistența mecanică a acoperirii.
Ca strat protector aplicat diferite tipuri de materiale de film. Alegerea materialelor este determinată de scopul utilizării procesului documentului (sau necesitatea de a păstra flexibilitatea de a da duritatea), precum și durata de viață a materialului. Pelicule de protecție sunt deformate (de exemplu, se poate fisura) și își pierd transparența lor în timp (turbiditate). Laminatoare cel mai des utilizat în cazul în care are loc inversarea documente în condiții nefavorabile.
Carelessly lăsat în urmă, chiar și sub formă de documente șifonate sau rupte servi ca o potențială sursă de probleme și poate provoca daune financiare, morale sau orice libodrugoy gravă.
Decizia problemele enumerate astăzi și în viitor devine pentru a utiliza Concasor - avansat tocătoare de hârtie. Numele acestor dispozitive vine de la «rupe în bucăți» verbul englezesc (să se rupă, rupe în bucăți). În cazul în care compania are grija de intimitatea activităților sale, tocătoare trebuie să fie o parte esențială a echipamentelor de birou. Masina de tocat destul de „omnivore.“ În plus față de hârtie, ei sunt capabili să „înghită“ carduri de plastic, dischete, CD-uri, documente, Hardcover și alte materiale cu caracteristici similare, dar nu din plastic „moale“ (capace de plastic și așa mai departe. N.).
Shredders materialul secretizare primul nivel este tăiat în fâșii nu mai larg de 12 mm. Cu toate acestea, toate benzile pot fi pliate împreună și să citească, astfel încât acest concasor poate fi utilizată numai pentru distrugerea corespondenței generale. al doilea nivel Shredder poate fi atribuit corespondența internă a companiei. Produsul lor final - banda nu are o lățime mai mare de 6 mm. Secretizare furnizează dispozitiv de al treilea nivel, în distrugerea documentelor sensibile. Astfel de tocătoare de documente sau tăiate în fâșii cu lățimea de 2 mm, sau de a produce tunderea documentului la 4 mm lățime și 80 mm lungime. Pentru distrugerea documentelor clasificate sunt necesare tocătoare de al patrulea nivel. Ele sunt, de asemenea, transformați în materialul asieta, dar mai mici - nu mai mare de 2 mm și nu mai mare de 15 mm. În cele din urmă, în cazul în care este necesar pentru a distruge documentele de top-secrete, nu se poate face fără nivel tocător a cincea. După cuțite de tocat aceste particule rămân pe documentul la 0,8 mm lățime și 13 mm lungime. În cazul în care nu este de ajuns, unele modele de al cincilea nivel al documentului este transformat într-o pulbere de hârtie foarte fină.
În plus față de selectarea unui nivel adecvat de confidențialitate, este necesar să se acorde o atenție la tocător de performanță, care este determinată de numărul de coli de hârtie procesate (distruse) pe sarcină (ciclu de producție). La fel ca fotocopiatoare și alte echipamente de birou, tăietorul se amortizează numai atunci când încărcarea efectivă depinde de proiectarea acestei mașini. Capacitatea cea mai mică, individul, Shredder este de aproximativ 10 coli pe sarcină. Modelele medii de birou se iau 20 la 50 de coli pentru fiecare sarcină. Dacă trebuie să distrugă în mod constant documente, există tocătoare de prelucrare, într-un ciclu de 100 la 500 de coli. Există tocătoare de speciale (de exemplu, de format mare, sau pentru distrugerea de rutină a documentelor imprimate pe calculator).
Testați-vă cunoștințele
1. Dați exemple de formalizarea a diferitelor tipuri de informații.
2. Definiți termenul „Funcții TAS“.
3. Ce tipuri de procese de informații sunt cunoscute pentru tine?
4. Ce valori înseamnă cuvântul „modelul“?
5. O clasificare a modelelor de informare.
6. Ce este o simulare? Care sunt etapele sale.
7. Care este esența formalizare?