Caracteristici de comunicare de afaceri scrise
Înainte de a examina caracteristicile de comunicare de afaceri scrise, este necesar, în opinia noastră, pentru a clarifica unele aspecte importante.
În primul rând, o comunicare scrisă de afaceri este foarte asemănătoare (în conținut, cadru de reglementare și altele.) Cu comunicare orală. Astfel, cerințele și standardele de bază, precum și abordările teoretice ale ultimelor în mare parte aplică și comunicarea de afaceri scrise. În al doilea rând, particularitățile culturale ale comunicării de afaceri cu parteneri din diferite țări ca bază pentru comunicare scrisă. În al treilea rând, cele mai multe dintre caracteristicile de comunicare de afaceri este reflectată în scrisori de afaceri, care sunt una dintre cele mai importante forme de comunicare de afaceri scrise.
Având în vedere cele de mai sus, considerăm cerințele generale pentru corespondența de afaceri, precum și caracteristicile sale de a comunica cu partenerii externi.
După cum știți, cele mai multe documente scrise de comunicare de afaceri combină conceptul de „scrisoare de management“.
Structural este alcătuită dintr-o scrisoare de primire, finisare și partea finală. Introducerea stabilit motivele și cauzele imediate, care a devenit baza pentru scrierea unei scrisori. În dovedirea istoria întrebării adresate, dovezile, faptele, legăturile cu legislația, datele digitale, face deducții. Partea finală conține ideea principală a documentului: o cerere, oferta, consimțământ, renunțare, etc.
Cerințe pentru scrisoarea de management este foarte mare, deoarece chiar și o ușoară denaturare a informațiilor ar putea transforma într-un defect din punct de vedere legal. Toate datele și faptele menționate în scrisoarea ar trebui să fie verificate.
scrisori oficiale sunt pregătite de către o întreprindere (instituție, organizație) pentru celălalt.
Distinge astfel de scrisoare oficială: o scrisoare-solicitare, o scrisoare de cerere, o scrisoare de apel, o scrisoare de anchetă. Răspunsuri pentru a le decora în funcție de conținutul de intrare de e-mail.
scrisori informale sunt angajați de același nivel (de exemplu, manager de resurse umane la unul din managerul companiei de personal de serviciu celălalt), cu o propunere pentru o întâlnire personală pentru a discuta unele dintre problemele de schimb de informații și altele.
Ca o regulă, scrisori de afaceri oficiale cu funcții pot fi împărțite în cele care necesită un răspuns, iar cele care nu necesită un răspuns.
distinge Tematic scrisori administrativ-economică, de aprovizionare și de marketing, producție, propagandă, și altele. Pe această bază alocarea de afaceri și corespondență comercială. E, care este asociat cu forme economice, juridice, financiare și de altă activitate a întreprinderii este corespondența de afaceri, precum și corespondența pe probleme de logistică și vânzări - comerciale.
Structural corespondență caracteristici de afaceri pot fi împărțite în standardul (reglementate) și non-standard.
scrisori personale sunt schimbate între prieteni sau rude. O astfel de corespondență este privat. Ca o regulă, scrisori personale scrise de mână. Uneori, ele pot fi imprimate, dar invitații, răspunsuri, felicitări și condoleanțe pentru a scrie întotdeauna de mână, subliniază sinceritatea celui care scrie cea mai bună atitudine personală care să ateste oamenilor și evenimente în viața ei.
În multe țări consideră că, în unele cazuri, asigurați-vă că pentru a trimite scrisori (de exemplu, să-și exprime recunoștința față de proprietari, dacă sunteți un oaspete în casa lor mai mult de o zi, vă mulțumesc pentru cadouri, în cazul în care nu a fost posibil să o facă în persoană).
Recomandabile au litere care reprezintă o persoană în absență. Ele ajuta-o pentru a obține rapid sprijin pentru o ședere temporară. Ei spun: „Purtătorul acestui mandat are dreptul la atenție și ospitalitate.“ (Având în vedere că este incomod pentru a cere nimănui să dea o astfel de scrisoare.)
Împreună cu o scrisoare de recomandare poate fi încorporat în cartea de vizită plic, și numele celui recomandat, puteți scrie cu un creion.
Forma unei scrisori de recomandare poate avea următoarea formă:
Dragă domnișoară Rosaline!
privind afacerile companiei noastre la Salonic.
Sper că va fi interesat să se întâlnească și să vorbească cu el.
El, la rândul său, va fi fericit acest lucru este util.
Și încă o caracteristică: limba principală a corespondenței de afaceri internaționale este limba engleză. O persoană engleză-friendly de afaceri oriunde în lume. Luați în considerare regulile de bază ale elaborării scrisori către partenerii străini.
În literatura de specialitate atrage atenția asupra nevoii de forte corespondență pentru a compensa punctele slabe.
Printre punctele forte ale corespondenței alocă astfel:
• cititorul să înțeleagă cu ușurință detaliile mesajului, în special conținuturile digitale;
• un mesaj scris poate fi baza pentru discuții;
• cuvântul tipărit este stocat în siguranță.
Punctele slabe includ următoarea corespondență:
• cel care scrie, nu este în măsură să împodobesc discursul cu expresii faciale și gesturi;
• cel care scrie, nu se poate învăța, care va fi familiarizat cu materialul său și când.
După cum puteți vedea, comunicarea de afaceri scrise diferă în mod semnificativ de interpretare. Într-o conversație, puteți răspândi o varietate de idei incipiente. Dacă ideea este prezentat pe suport de hârtie, este necesar să se îngropa în detalii specifice. În același timp, mult mai ușor să se înșele decât oricine altcineva.
Oficial-business sferă de comunicare și de funcționalitate a corespondenței de afaceri a determina caracteristicile sale.
În primul rând, este oficial, se datorează, în primul rând, situații de comunicare, și în al doilea rând - natura relației dintre parteneri. O comunicare scrisă de afaceri utilizate pe scară largă clișeu situaționale, expresii și fraze stereotipe. standardizarea corespondenței de afaceri cauzată de cerințele economiei și necesitatea de a facilita procesarea de scrisori.
De aceea, înainte de a scrie scrisoarea, următoarele puncte ar trebui să fie conștienți de:
• Tipul de literă (scrisoare de intentie-o solicitare de mesaj e-mail, o scrisoare de atenționare, și altele.);
Ca o regulă, în scopul de a scrie o notă:
• atrage atenția asupra unei situații sau probleme specifice;
• Abilitatea de a cu ușurință în scris înțeleagă;
• să încurajeze actul, și nu altfel.
Aceasta este o țintă evidentă. Cu toate acestea, există, de asemenea, un obiectiv care nu a văzut nici unul care a scris scrisoarea. Acest obiectiv - pentru a înțelege mai bine problema, de a crea o reprezentare logică subțire de ideea lui.
În funcție de scopul scrisorii este planul lui. alese cu grijă toate faptele pe care ar trebui să fie remarcat. Textul este format din trei părți principale:
• partea finală (mulțumiri, vă rugăm să scrie înapoi, dacă ceva nu este clar, și altele.).
• În cazul în care scrisoarea este în scop informativ, în care intră dezvăluie istoria organizației, dezvoltarea și formarea sa, sunt de activitate în acest moment, să conducă statistici, etc. De exemplu :. „Va informam ca firma noastra coopereaza cu. “.
• Dacă este necesar să se explice întrebarea ridicată de un partener, apoi, în plus față de răspunsurile pentru a le sperase posibilitatea de a cooperării în continuare, sau lipsa unei astfel de posibilitate, prezintă propuneri. De exemplu: „În legătură cu solicitarea dvs., raport care ar putea trimite un grup de specialiști.“.
O atenție specială ar trebui să fie principala parte a scrie o scrisoare de afaceri.
Informațiile trebuie să fie concis, logic, ușor de înțeles. Cu toate acestea, excesiv de purtat concizie nu este necesară, deoarece conduce la întrebări suplimentare, explicații și clarificări, și, în consecință, a corespondenței în continuare și întârzie problemele practice.
În cazul în care scrisoarea conține instrucțiuni sau recomandări pentru a defini mai bine data executării lor. Expresii precum „în viitorul apropiat“ nedorite.
Când scrieți partea principală a scrisorii sunt încurajate să adere la următoarele reguli:
• să analizeze toate argumentele pentru a exclude, în măsura în care este posibil, toate secundare;
• grup toate faptele în direcția aleasă;
• ridica titluri pentru fiecare secțiune; Scrieți fiecare titlu pe o foaie separată de hârtie; să-l facă o chestiune mică;
• ia în considerare secvența de prezentare bazată pe principiul „de la un necunoscut la un cunoscut“;
• Nu insista asupra lucrurilor banale, amintindu-ne că „concizie - sora talentului“;
• Folosiți grafice, diagrame, tabele, etc.;
• Nu vă fie teamă de a lucra cu proiecte, ceea ce face textul mai ușor de citit.
În timpul scrierii partea finală a scrisorii este de asemenea important să se ia în considerare opțiunile disponibile.
• În mod tradițional, aici sunt prevăzute speranță pentru dezvoltarea relațiilor și faptul că informațiile furnizate în scrisoarea va fi reciproc avantajos. De exemplu: „Sperăm că vom coopera, si va asiguram.“.
• În cazul unei eventuale rezilieri viitoare a relațiilor de afaceri cu un partener de partea finală a scrisorii poate fi rezumată în această frază: „În același timp, să dea mărturie despre deschiderea noastră pentru cooperarea de afaceri în viitor.“
Separat, este necesar să se ia în considerare particularitățile corespondenței de afaceri cu parteneri străini.
• fiecare stat ar trebui să fie scris pe o linie nouă;
• Nu scrie despre ceea ce ai nevoie cât mai ușor posibil, ușor de înțeles;
• Nu scrie într-un Tony agresiv;
• ar trebui să fie luate de îngrijire, care exprimă complimente;
• Este necesar să ne amintim că sentimentele reale dau un efect mai mare decât fals;
• nu folosiți expresiile-comandă birocratică care au devenit norma procedurilor interne: „Vă invităm pe toți să participe“, „informează cu privire la punerea în aplicare a“, „este îndreptată pentru a ghida“, etc ar trebui să fie etic pentru a-și apăra interesele ;.
• Este necesar să se verifice cu atenție textul complet al informațiilor și claritatea prezentării.
O caracteristică importantă a comunicării de afaceri internaționale este tonul scrisorii. Pentru a comunica cu un partener de afaceri este mai bine să folosiți un ton neutru și pozitiv, să evite ironie, brutalitate, și altele.
De la construirea de propoziții depinde de rezultatul comunicării de afaceri. Este cunoscut faptul că dialogul conduită în afaceri într-un ton binevoitor este mai important decât dreptul de a folosi cuvintele și puneți-le.
Trebuie remarcat faptul că semnul bunelor maniere în corespondența de afaceri este de a utiliza anumite fraze și accident vascular cerebral de identificare. Când este vorba de neplata facturilor, scrie corect: „Suntem convinși că neplata se datorează unor motive valabile.“ Argumentând că neplata neprimirii de venit, este recomandabil să se utilizeze formularul de mai jos: „Vom fi fericiți să plătească, dar primim. “. Când vestea că informează partenerul are un caracter negativ sau nefavorabil, nu ascunde nemulțumirea, dar trebuie să fie făcut în mod corect. De exemplu: „Am rănit învăța din scrisoarea ta.“.
In timpul corespondentei cu partenerii externi, este important să se ia în considerare caracteristicile asociate cu tipologia propunerilor și utilizarea separatoarelor. Evitați fraze lungi, care ascund textul. Propozițiile de douăzeci sau mai multe cuvinte necesită editare suplimentară. Cu toate acestea, concizie excesivă nu contribuie la înțelegerea textului, și de multe ori oferă o mai brutal. Prin urmare, este mai bine să alterneze propoziții scurte cu media.
Relativ delimitatori și reduceri ale scrisorilor de afaceri trebuie să respecte cerințele și reglementările limbii străine, care este o scrisoare de scris. În acest caz, asigurați-vă că pentru a avea nevoie de consiliere și editarea unui profesionist calificat.
În literatura de specialitate privind comunicarea de afaceri sunt cerințe specifice în ceea ce privește detaliile scrisoare la momentul corespondentei cu partenerii externi.
Data (ziua, luna și anul) trimiterea de scrisori plasate în colțul din dreapta, sub titlul, astfel încât ultima cifră a liniei de finisare a marginii din dreapta a foii.
Prin trimiterea unei scrisori către țările europene, data scrisă, după cum urmează: primele numere ordinale cu numere și terminații, apoi luna și anul. În scrisorile la datele din SUA sunt scrise în mod diferit: prima lună, apoi numărul și - separate prin virgula - an.
• Dacă cunoașteți poziția angajatului în companie, este mai bine să indice după numele și prenumele, acea politețe;
Revenind la rekvіzitnih cerințele în raport cu textul principal, trebuie remarcat astfel de caracteristici:
• Textul scrisorii este format din paragrafe, fiecare dintre care conține un gând complet (în scrisorile de imprimare din SUA paragrafe fără indentare, în Anglia și acasă - înapoi cinci spații de marginea din stânga);
• În cazul în care scrisoarea este foarte scurt, acesta este imprimat două rânduri;
• foi de hârtie simplă sau formulare sunt utilizate pentru următoarele pagini ale textului; la începutul fiecărei pagini indică numărul său;
• Literele recomandată utilizarea verbe pasive;
• pregătirea textul scrisorii, este mai bine să folosească expresii comune. Scris de limbaj non-profesionale (non-business) creează impresia de artist incompetență și întreprinderi;
• textul în orice caz, nu ar trebui să fie de ortografie erori.
Forma finală a politeții poate fi aceasta: strict formală - „cu respect“; oficial - „inima ta.“
Scrisoare de afaceri se încheie cu semnarea cerințelor de bază pentru care sunt după cum urmează:
• este plasat pe partea dreaptă a foii sub forma finală de curtoazie. Numele și titlul persoanei care semnează scrisoarea, imprimată de sus în jos sub semnătura lui.
Contracte, angajamente financiare, garanții și alte documente oficiale trebuie să fie semnate de către persoane autorizate.
Deci, corespondenta de afaceri cu parteneri străini are caracteristici semnificative, fără cunoașterea care este dificil de a atinge succesul.
În comunicarea de afaceri cu parteneri externi ar trebui să fie ghidate de regulile și sfaturi, create de expert renumit în domeniul comunicării D. Carnegie. [6] Baza regulilor cunoscute însărcinate cu rezultatele studiilor de interese oamenilor în sfera comunicării.