Gleb Arhangelsky spune despre modul de a gestiona timpul cu un simplu Outlook. Instrumente simple pentru a stabili prioritățile și să țină pasul cu ea.
Planificarea rigidă și flexibilă
găsi de obicei, că managementul timpului - este de planificare, cu planificarea rigidă. De exemplu: "La ora 8 AM - un feat 9 - distilarea norilor" Și pe bună dreptate indignat: „Cum pot planifica, dacă totul se schimbă atât de repede“
Într-adevăr, putem atribui exact timpul de functionare foarte puține probleme. Ca o regulă, este doar întâlniri, prezentări, seminarii și alte evenimente similare, cunoscute în prealabil ora exactă a început.
Alte sarcini au de obicei un caracter mai „flexibil“ - timpul de execuție, atribuim, cum se spune, „cu privire la situația.“ Aceste sarcini pot fi, de asemenea, și aveți nevoie pentru a planifica, este important să o facă în mod corect.
Pentru planificarea rigide și flexibile sunt două entități diferite sunt furnizate în Outlook:
Reuniunea, care este creat în secțiunea „Calendar“, legat de până la o anumită performanță greu de timp - „Vineri, ora 15.00.“ Problema pusă în „Operațiuni“ cu un „timp de execuție“, adică data la care sarcina de a fi efectuate.
Reuniuni oferă o imagine de ansamblu convenabilă a „hard“ asociat cu timpul liniar, „Cronos“, o parte din planul pentru a doua zi sau săptămână. Sarcini - prezentare generală a „flexibil“, legat de „kairos“ cazuri. În același timp, aveți posibilitatea de activități de grup, sortare și vopsea o varietate de moduri, făcându-l ușor de controlat întregul set de cazuri.
Modul standard pentru a vedea toate sarcina dvs. - pentru a muta în secțiunea „Operații“, apăsând butonul corespunzător de pe bara de navigare (săgeata 1).
Vă recomandăm folosind un mod diferit, mai subtil pentru a avea acces la probleme. Aceasta bara de activități în „Calendar“. Se pare ca acest lucru:
Prin acest panou puteți vedea în același timp și programa întâlnirile pentru o zi sau săptămână (pe stânga), și problema ta (pe dreapta). Astfel, pe un ecran se combină în mod convenabil două tipuri de planificare: hard (întâlniri) și flexibile (sarcini).
Data în calendar din partea stângă pot fi create prin selectarea pur și simplu momentul potrivit, cu mouse-ul și tastați în numele întâlnirii. Pentru a crea o notă sarcină săgeata 1 - indică o cutie mică, cu o inscripție gri „Apasă pentru a adăuga un element de sarcină.“ După efectuarea acestei selecție, dublu-clic pe mouse-ul, creați o sarcină. Practica în a face numiri și sarcini.
Cum se configurează afișarea calendarului cu Taskbar:
Du-te la secțiunea „Calendar“.
În meniul „View“, selectați „Săptămâna de lucru“. Calendarul dobândi aceeași formă ca și în Fig. ... - peste zilele de ceas verticale.
Selectați „Listă de activități“, element din același meniu. La dreapta calendarului, un task bar.
Dacă trebuie să vedeți pe calendar nu este o săptămână întreagă, dar numai astăzi, în meniul „View“ în loc de „săptămânii de lucru“, selectați „Ziua“ element.
Dacă doriți să schimbați culoarea calendarului, acuratețea grilei de timp, numărul de zile în „săptămâna de lucru“ - toate acestea se poate face în meniul Tools / Options / Settings / Calendar Opțiuni.
moduri subtile de a gestiona memento-uri
Crearea unei probleme în Microsoft Outlook, vom vedea o mulțime de parametri diferiți - perioada de performanță, disponibilitate, interes, etc. Multe dintre aceste opțiuni, veți avea nevoie de un relativ rare.
Cel mai des utilizat la crearea sarcinilor de notificare, „memento“. Când specificați timpul de execuție sarcini, Outlook automat „învață“ că „memento“ în ziua în care trebuie să notifice sărit într-o fereastră separată. În mod implicit, notificarea va apărea în aceeași zi, la data programată de performanță a sarcinilor în 9AM.
În cazul în care sarcina este o destul de mare și complex - Vă recomandăm să setați o alertă pentru un timp înainte de expirarea perioadei de sarcini de performanță. Uită-te la figura de mai jos (crearea „Pregătiți un raport de“ problemă):
Perioada de preaviz de executare a sarcinii - în dimineața de joi, în câmpul „Termen“ (săgeata 1) a pus joi. Dar ne-am stabilit un memento miercuri. Astfel, miercuri dimineața, Outlook ne va aminti de necesitatea de a pregăti un raport, și putem începe pentru a efectua această sarcină, sau programa pentru un anumit timp în „Calendar“.
Nu abuza de notificări, le folosesc doar pentru sarcini care într-adevăr legat de o anumită zi. În caz contrar, fiecare oră va apărea tot mai multe memento-uri de apel, iar timpul va fi umplut în principal, apăsarea unui buton „pentru a amâna.“
Ajută la reducerea numărului de alerte este o tehnică simplă: Planificarea de puncte de referință. Frame, din franceză „de referință“ - conceptul de artilerie. Acestea sunt câteva punct de remarcat în teren, cum ar fi turn de apă, un copac inalt, care se măsoară prin direcția armei. Dacă există un astfel de punct de reper notabil, în mod considerabil viața mai ușoară: nu este nevoie să se calculeze ce coordonatele y ale unui tanc inamic, locotenent-cercetașii a raportat destul de pe bateria la radio ca dreapta / stânga sau mai departe / mai aproape de a lua pe cadru.
Prioritizarea: importanta - rosu!
Unul dintre principalele secrete ale managementului de succes a timpului personal - prioritizarea competentă. În orice lista de sarcini, evidențiați principală, și începe să-l din principal - asta e regula principală în acest caz. Microsoft Outlook vă permite să automatizeze acest proces și face mai ușor de utilizat.
Crearea în Outlook sunt mai multe sarcini pe care trebuie să-și amintească. De exemplu:
Petrov a verifica disponibilitatea raportului Băncii: să plătească internet acasă proiect A: se pregătească pentru întâlnirea a făcut o prezentare pe produs nou
Vă recomandăm să înceapă cu obiectivele pe termen mediu, și anume, astfel încât aveți nevoie pentru a efectua în următoarele câteva săptămâni. Dacă utilizați în mod activ un jurnal de hârtie, eu nu recomand doar pentru a încerca să „sară“ de la una la Outlook. Lăsați până la numirile pe termen scurt și sarcinile în jurnal, dar mediul de-a crea în Outlook. Mai ales ceea ce cu obiectivele pe termen mediu Outlook se descurcă mult mai bine jurnal.
În viitor, vom analiza toate tehnicile de gestionare a timpului cu ajutorul Outlook pe un singur management de „caz“ mare. Că niciunul dintre reprezentanții diferitelor industrii și ocupații nu au fost rănit, vom lua ca personajul principal este bine cunoscut tuturor managerilor - Ostap Bender a „Vițelul de aur“. Un manager tipic de mijloc: mai multe subordonat (Kozlevich Balaganov și Panikovski), un proiect complex de mare (canibalizarea Alexander Ivanovich Koreiko), multe „locul de muncă de rutină“ mici, necesitatea de a crea un echilibru de muncă și viața personală (Zosia Sinitskaya) etc.
Listă neordonată de sarcini create pentru Ostap Bender, la momentul intrării în orașele Negre, puteți vedea mai jos:
Odată ce ați face primele 10-15 sarcini devin greu de navigat în ele. Prin urmare, este important să se înceapă imediat să acorde prioritate: evidențiază cele mai importante provocări cu care, în conformitate cu principiile de gestionare a timpului, începe să-l lucreze cu ei.
O listă de priorități cu sarcini Ostap Bender puteți vedea mai jos:
O listă de priorități cu sarcini pe „Taskbar“
Când creați o sarcină ați ales „Importanța - mare“, Outlook va aloca în mod implicit această problemă și mai mare de imprimare frumos (sarcini prioritizate săgeți). În cazul în care problema a pierdut caracterul său urgent - vă trage cu problema de importanță „mare“, iar problema vine înapoi la font și textul normal culoarea. Prin urmare, Outlook vă ajută să structurați contul dvs., doar pentru a vedea lista principalului, nu împrăștiate de lucrurile mici.
Am decis să sarcina de gestionare a: se concentreze pe prioritate. Să examinăm acum cum să-l rezolve punct de vedere tehnic, care este, ce ar trebui făcut în setările Outlook pentru a obține o listă completă de sarcini prioritare.
Cum se configurează vizualizare personalizată. normele autoformatting
„Configurarea vizualizare personalizată“ înseamnă - grupate, sortate și colorate prompt de Outlook pentru a vă arăta problema exact așa cum doriți.
Pentru a lucra eficient cu Outlook trebuie să știți doar două cuvinte, și cinci butoane. Două cuvinte magice - „Vedere de utilizator“, și „câmp personalizat“. Aproximativ cinci butoane - un pic mai departe.
Vizualizare personalizată - aceasta este o privire la lista de sarcini, posibilitatea de a prezenta sarcinile exact așa cum doriți. Ie grupate în sensul vopsite în culori diferite, ordonate alfabetic sau după dată etc. În ceea ce privește Outlook - prezentare utilizatorul, atunci personalizat numit „utilizator“, spre deosebire de vizualizarea standard, deja încorporate în Outlook.
Posibilitatea de a vedea prioritățile noastre pictate și afișarea de imprimare de mare - acesta este doar un exemplu de vizualizare personalizată. Să luăm acest exemplu, uita-te la modul de a personaliza modul de afișare convenabil.
1. Faceți clic dreapta pe gri inscripția „bara“ în bara de activități (săgeata 1).
2. În meniul rezultat, faceți clic pe „Modificați vizualizarea curentă“ (săgeata 2).
Ne-am dus într-un loc unde putem schimba vizualizarea curentă a barei de activități. În fața vedeți acest meniu:
Aici ele sunt, cele 5 butoane pe care trebuie să știți pentru a gestiona în mod eficient Outlook. Butoanele aici mai sunt, dar nu avem nevoie de ea. Acum trebuie să stăpânească un singur buton, auto-format, cu cealaltă se va ocupa mai târziu. Reglați roșu prioritate de afișare.
Faceți clic în lista de reguli „Add“ (săgeata 2). Lista de reguli va fi o regulă nouă (săgeata 3), numit initial „nedenumit.“ Numiți-o regula de „prioritate“ (trebuie doar să introduceți numele regulii în locul cuvintelor „Nedenumit“).
5. Fiecare regulă constă din două componente: Condiții și Font (săgeata 4). Stare - aceasta este parametrul problemei, văzând că, sarcina Outlook alocă tipul corespunzător (precum și de culoare, cu litere aldine sau cursive, etc.) pentru a determina regula noastră „Prioritatea“, avem nevoie în parametrul „Font“ pentru a seta culoarea, doriți să vedeți prioritățile pictate; „Termenii“ stabilit sarcini de inspecție la acest parametru ea „importanță“ este „mare“.
6. Faceți clic pe „Font“ și selectați ce Outlook tip ar trebui să picteze prioritățile pentru tine. Fig. Pentru a face acest lucru, selectați font Verdana, bold, italic, 11 puncte (de exemplu, puțin mai mare decât sarcinile obișnuite care sunt afișate scrisorile din 8 puncte), roșu.
Selectați fontul, care va fi pictat cu sarcinile.
7. Închideți fereastra de selectare a fontului, făcând clic pe „OK“. Acum, faceți clic pe „Condiția“ (săgeata 4). Aici pot spune Outlook-au, ce fel de problemă pe care doriți să vedeți pictat cu litere cursive aldine roșu. Când apăsați meniul „Stare“, prezentată în Fig.:
Alegerea condițiilor pentru selectarea sarcinilor pentru a picta
8. În acest meniu, selectați tab-ul „Advanced“, faceți clic pe ea, „Câmp“, din meniul pop-up „Toate domeniile problemei“, a sub-„importanta.“ Se pare ca acest lucru:
Selectați un parametru de sarcină care îi spune Outlook-o vopsea.
9. Setați valoarea câmpului „importanță“, în care Outlook va Colorați roșu sarcina corespunzătoare. În cazul nostru este „Importanța - încă - de mare“ (săgeata 1). Faceți clic pe „Adăugați la listă“ (săgeata 2) și „OK“ (săgeata 3), apoi din nou „OK“ în „Auto Format“ și „OK“ din meniul „Setarea prezentării.“
Setarea valorii parametrului la care Outlook va picta problema
Acum, deschide una dintre sarcinile din bara de sarcini, și setați „Importanța - mare“ (săgeata 1). Dați clic pe "Salvați și Close" (săgeata 2).
Instalarea parametrul importanță în
Dacă totul se face pași dreapta 1-8, ați subliniat ca sarcină „importante“ în lista de sarcini, evidențiați dvs. de imprimare frumos:
Listă de sarcini cu reguli avansate de auto-formatare „importantă - afișaj mare cu caractere aldine cursive“
Pentru a lucra reprezentări setarea de calificare, puteți face următoarele exerciții:
Exercitiul 1: Configurarea unei autoformatting regulă, forțând Outlook să picteze sarcini neprioritare în gri.
Exercițiul 2: Setați o autoformatting regulă: „Sarcinile înainte de termenul care este mai puțin de o săptămână de execuție - este evidențiată în albastru.“