Actul de distrugere a documentelor întocmite atunci când o companie sau organizație scapă de acumulate în anii de acte de lucru. Acesta poate fi deteriorat sau pierdut documentele relevanță și de mass-media de hârtie cu un termen de valabilitate expirat. Cu toate acestea, cele mai multe dintre aceste documente de arhivă, depozitare suplimentară care și-a pierdut orice sens. Ca o regulă, distrugerea documentelor este destul de regulat, pentru că în fiecare an, compania a acumulat o mare cantitate de documente de hârtie și, astfel, în fiecare an există documente care urmează să fie distruse.
FILES
Descărcați un formular gol pe actul de a distruge documente .doc Descărcați proba de umplere actul de distrugere a documentelor .doc
Cine este angajat în eliminarea documentelor
Pentru distrugerea documentelor, o comisie specială, care trebuie să includă cel puțin două persoane. De obicei, este personalul diferitelor divizii structurale ale întreprinderii, inclusiv Departamentul de documente care trebuie reciclate. Semnătura fiecare dintre ele ar trebui să fie pe actul de distrugere a valorilor mobiliare.
Nu trebuie să uităm că membrii comisiei responsabile pentru documentele distruse. De aceea, la acest proces ar trebui să fie tratate foarte atent, astfel încât să nu împiedice eliminarea titlurilor de valoare, nu și-au pierdut importanța lor.
Nu trebuie să uităm că majoritatea documentelor trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani, în caz contrar poate duce la sancțiuni grave de către autoritățile de reglementare.
Ordinea procedurii
Așa cum am menționat mai sus, înainte de a trece direct la procesul de distrugere a valorilor mobiliare, printr-o comandă specială a directorului numit de Comisie, care este responsabil pentru toate procesului de reciclare de la început până la sfârșit.
Primul lucru pe care Comisia efectuează o evaluare de specialitate a documentației colectate. Scopul său - pentru a se asigura că documentele reciclabile sunt de nici o valoare pentru întreprindere, nu conțin informații importante și relevante, și care au terminat perioada de valabilitate.
Apoi, a pregătit un act special, care a intrat în lista de documente care urmează să fie eliminate și numai după aceea puteți trece direct la procedura. Odată ce este finalizat cu succes, actul de eliminare este parafat de către Comisie.
Cum de a distruge documentele în mod corespunzător
Există metode convenționale de distrugere a documentelor. Acesta poate fi ars (nu întotdeauna convenabil și nu este ecologic), reciclarea sau cu ajutorul unui tocător special (disponibil numai în cazul în care documentul nu este prea mult). Cu toate acestea, în cazul în care un volum mare de documente, cel mai bine este de a angaja serviciile unei companii specializate, care este angajată profesional în eliminarea documentelor de hârtie. În acest caz, este necesar să se elibereze certificatul de transfer de la contractor, care specifică volumul, greutatea, data, numărul de cazuri, etc. parametrii.
Pentru a evita care se încadrează în mâini greșite, în nici un caz ejectarea documentele din coșul de gunoi sau într-un depozit de deșeuri, punându-le în coșul de gunoi sau utilizarea ca schițe.
Normele de întocmire a actului de distrugere a documentelor
Documentul nu are un standard recomandat de probă, astfel încât să poată fi preparat sub formă liberă sau într-un model dezvoltat în întreprindere. Indiferent de opțiune, care este pentru instrument de scris este selectat, structura sa trebuie să fie întotdeauna aproximativ aceeași.
- Inițial, documentul specifică numele organizației.
- Separat se potrivește comisiei.
- Într-un tabel special (dar puteți transfera doar) a introdus o anumită listă de documente care urmează să fie distruse.
Pentru a emite un act, puteți ca o hârtie A4 obișnuită, și cu antetul companiei, puteți scrie în manuscris și de imprimare. Copiere este atât timp cât este necesar (în mod normal, câte unul pentru fiecare membru al comisiei și pentru organizarea în sine) și fiecare dintre ele este certificată în mod corespunzător.
Instrucțiuni pentru completarea actului
- La începutul documentului, pe dreapta, trebuie să scrie numele complet al companiei (cu indicarea formei juridice), precum și data creării documentului și numărul de documente interne. Pe partea stângă este dat locul vederii directorului (aici se potrivește șef, numele, prenumele, numele de mijloc), și o linie este lăsată goală - o semnătură. În continuare, linia de mijloc este introdus numele documentului.
- Partea principală a actului sunt introduse
- baza pentru distrugerea procedurii de documente (ordin, decret cap etc., cu numărul și data);
- Comisia, împreună cu lansarea unui președinte și membrii săi - aici trebuie să introduceți poziția lor, numele, prenumele, patronimicul;
- recenzie fix la egal la egal și de selecție a documentelor pentru eliminare, precum și într-un tabel special plătit lista lor. Mai jos tabelul de care aveți nevoie în cuvinte și cifre indică numărul de elemente incluse în tabel, precum și pentru a documenta faptul de distrugere a documentelor.
- La sfârșitul actului trebuie să fie semnat de către toți membrii comisiei. Pe semnăturile contrare trebuie să stea semnificațiile lor. Numai după acest document este trimis spre aprobare la cap, care este semnătura lui pune punctul final în acest proces.
depunerea instrumentului
După eliminarea titlurilor de valoare, compilare și vizualizarea actului, acesta va fi depus în arhivele întreprinderii, care conține la fel de mult ca și doriți să stocați acest tip de documente în condițiile legii. Dacă este necesar, actul poate fi verificat și folosite ca probe în rezolvarea tuturor tipurilor de conflicte și litigii.