2. Reguli de bază de documente de tip text ............................... 3
3. Reguli pentru detalii ale documentelor ..................................... 4
4. Cerințele de bază pentru documente
dactilografiat .......................................... 16 manufacturat
1. Clasificarea documentelor.
Toate dokumentypo reflectate în aceste tipuri deyatelnostidelyatsya în două grupe majore:
1) Documente pentru întrebări generale și administrative. și anume orientări generale privind întreprinderea (organizația) și activitățile sale de producție. Aceste documente pot fi angajați ai toate diviziile întreprinderii.
2) Documente cu privire la funcțiile de conducere. Astfel de documente sunt angajați ai agențiilor financiare, contabilitate, departamentele de planificare, de aprovizionare și de marketing, precum și alte departamente funcționale.
Dokumentyklassifitsiruyutsya de denumire: scrisori oficiale, comenzi, înregistrări, rapoarte, memo-uri, contracte, etc. A face toate aceste documente standardizate, dar ele pot fi destul de diferite:
- la locul de preparare -internal (documentele elaborate de către angajații societății) și externe (documente primite de la alte companii, organizații și persoane fizice);
- conținutul sunt simple (dedicat o problemă) și complexă (care acoperă mai multe aspecte);
-în termeni de performanță -srochnye. necesită executare într-o anumită perioadă, și non-urgente. pentru care data scadenței nu este setat;
- origine -sluzhebnye. care afectează interesele întreprinderilor, organizațiilor, și private. referitoare la o anumită persoană și sunt nume;
de înregistrare minte -podlinnye. copii. declarații. duplicat;
- mijloace de fixare - scrise, grafice, fotokinodokumenty etc ...
Originalul - o copie semnată și executat în mod corespunzător a documentului întocmit pentru prima dată. Copiere - din nou, reproducerea absolut corectă a originalului (marcate „Copy“), atestat în ordinea stabilită cu un director executiv. Pe copii ale documentelor oficiale care necesită o certificare specială, obligatorie pentru a semna și ștampila capului.
Uneori, lucrarea nu necesită o copie a documentului original, precum și un extras dintr-una sau alta din secțiunea sa. în mod necesar trebuie să fie notat în extractul din care se face documentul. Precizia declarației este confirmată prin semnăturile oficialilor și a presei. Întreprinderile și organizațiile au dreptul de a proprietarului, în caz de pierdere a documentului original, pentru a elibera corespunzătoare duplic (marcate cu „duplicat“), având aceeași forță juridică ca și originalul.
2. Reguli de bază de documente de tip text.
Documentul este format din elemente individuale de informație, care sunt numite elemente esențiale (semnătura, ștampila, numele tipului de document, textul documentului, etc.). Totalitatea detaliilor documentului, situat în ordinea stabilită este o formă de document.
GOST R 6.30 - 97 „sisteme unificate de documentare. sistem unificat de documentare și de organizare administrativă. Cerințe pentru înregistrarea documentelor „set Dispunerea documentelor organizatorice și administrative, care este un model grafic sau schemă de construire a documentului. Aspect setează dimensiunea câmpului, locația detaliilor fixe și variabile.
GOST R 6.30-97 stabilește, de asemenea, detaliile privind compoziția documentelor organizatorice și administrative și localizarea lor pe document, regulile de detaliile de înregistrare, formularele de cerere și procedura de producție și așa mai departe ..
standard de stat total stabilit 29 de articole. elemente de recuzită XlX - textul documentului.
Textul - principalele elemente de recuzită ale documentului, care ar trebui să conțină informații corecte și obiective furnizate sunt clare, precise, neutru și cât mai scurtă posibil. Textul documentului trebuie să fie perfect în sens juridic și pentru a evita ambiguitatea.
Documentele redactate în limba rusă sau național, în conformitate cu legislația română privind limbile oficiale.
Textul documentului poate fi prezentat sub formă de tabele, chestionar, un text coerent.
Cantități mari de documente de tip text sunt împărțite în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe:
Comisarul pentru Drepturile Omului;
Misiunile diplomatice, oficiile consulare și alte predstavitelstvRumyniyaza oficiale în străinătate.
SubektaRumyniyapomeschayut stema asupra formelor de documente, în conformitate cu actele juridice ale subiecților RF. Ca o regulă, stema subektaRumyniyaizobrazhaetsya arme pe formele de organe reprezentative și executive ale republicilor de putere și de control, teritorii, regiuni, comunități autonome și orașe aflate sub jurisdicție federală - Moscova și București, precum și cu privire la formele de organizații aflate sub controlul lor. Același lucru este valabil și pentru imaginea de pe straturile forme de arme de municipii (orașe, așezări rurale).
organizație 3.Emblema sau o marcă comercială (marcă de serviciu).
Logo-ul companiei - o reprezentare grafică simbolică. Ca o emblemă este folosit, de obicei, marca comercială. Logo-ul de imagine facilitează căutarea documentului, ci pentru a înlocui numele companiei sau organizației logo-ul nu este permisă. Logo-ul este plasat în marginea din stânga a documentului la nivelul numelui organizației sau câmpul superior al documentului. Logo-ul trebuie să fie înregistrat în modul stabilit - nu este permis să reprezinte pentru a forma logo-uri, mărci comerciale (mărci de serviciu), care nu sunt înregistrate oficial. Emblema nu joacă bine cu imaginea de pe emblema a formularului documentului.
organizație 6.Naimenovanie.
Ministerul Educației din România
Universitatea de Stat de Management
Institutul de Management Systems Information
În formele de organizații de dublă subordonare (organul federal al puterii executive și a autorităților locale) a indicat numai numele autorității locale.
Numele organizației specificate în formă trebuie să se potrivească exact cu numele consacrat în documentele de constituire (charter sau poziția organizației).
În cazul în care organizația a consacrat oficial numele prescurtat, este sub numele complet în paranteze:
Institutul de Cercetare Vserumynsky
informații 7.Spravochnye despre organizație.
8.Naimenovanie tip de document.
Acesta a propunerii este una dintre cele mai importante, deoarece vă permite să judece documentul de numire definește compoziția și structura detaliilor de text. Numele documentelor ștampilate pe toate documentele, cu excepția literelor și tipărite cu majuscule sub necesar „Numele organizației“: comenzi, ACT, etc.
În plus față de documentul data, data și toate marca de serviciu pe document (rezoluție, ștampila de viză privind executarea documentului, și altele.).
numărul de document 10.Registratsionny.
Numărul de înregistrare al documentului - o denumire digitală sau alfanumeric sub care un document este introdus sistem de regăsire. Pentru documente interne (ordine, reglementări, protocoale), de regulă, un număr de serie în cursul anului calendaristic. La latitudinea documentului organizației numărul de serie poate fi completat cu informații privind corespondent, artist, categorie, indexurile alfabetice.
Număr de înregistrare a unui document ștampilat la data. De regulă, în formele de documente loc pentru a scrie este indicat data și numărul de înregistrare, după cum urmează:
Acest propunerii este pus numai pe scrisoarea de răspuns. Data și numărul de serie sunt transferate din inițiativa scrierii. elemente de recuzită emise în modul următor:
12.Mesto compilare sau publicarea documentului.
Recuzita utilizate numai în general, anumite tipuri de documente cu antet (cu excepția litere). La efectuarea acestei măsuri necesare de împărțirea administrativ-teritorială a țării. De exemplu:
s.Ivanovka districtul Mytishchi, regiunea Moscova.
Locul de preparare sau de publicare a documentului nu poate fi specificat în cazul în care numele teritoriului inclus în numele organizației:
Universitatea de Stat din Voronej.
Abrevierea „g“ în oraș nu este pus în desemnarea titlului „București“, precum și numele orașelor, care se încheie într-o „grindină“ și „burg“.
13.Grif restricționează accesul la document.
Recuzita aplicate pe documentele care conțin informații de distribuție limitată, - un stat de informații secrete sau confidențiale. Prima linie de recuzită poate purta următoarele mărci: „Confidențial“, „Top Secret“, „o importanță deosebită“ (în cazul în care documentul conține un secret de stat); „DSP“ (pentru uz oficial), „Confidențial“, „secret comercial“, „secretul bancar“ și altele. (În cazul în care documentul conține informații confidențiale). În al doilea rând de elemente de recuzită sunt puse în jos numărul copie a documentului și a altor mărci.
numele străzii, numărul casei, numărul apartamentului;
numele satului (oraș, sat, etc.);
nume de domeniu, regiune, regiune autonomă (oblast), republică;
țară (pentru corespondență internaționale);
Str. Maroseyka, 15, pagina 2
directorul general
Regiunea Moscova. 140250
documentul de aprobare 15.Grif.
Adoptarea - modul de realizare a documentului și a da forță juridică. Aprobat de regulă, documentele organizatorice și juridice (statute, regulamente, instrucțiuni, personal, etc.), planificare și raportare a documentelor, unele documente financiare (bugete), unele acte și altele.
Documentul poate fi aprobat:
- oficiale (cap), care este responsabil pentru luarea deciziilor cu privire la aspectele prezentate în documentul aprobat de;
publicarea documentului administrativ relevant;
În cazul aprobării documentului de către o aprobare oficială a gâtului constă din cuvântul revendicat numele complet al persoanei de aprobare a documentului, semnătura personală, decripta, și data aprobării:
Semnătura AB Sidorov
În cazul în care documentul este aprobat de documentul administrativ sau a unui organ colegial, aprobarea gâtului trebuie să conțină numele, numărul și data documentului, care a înregistrat o decizie privind aprobarea:
performanță stabilă a oricărei organizații și delovodstvo. Lista de detalii referitoare la cererea generală forma, cu antet și formează un anumit tip de document. formularele de înregistrare corespunzătoare. Cerințe generale de înregistrare, de contabilitate și stocarea formelor de timbru.
Principalele prevederi ale managementului de documentare. Armonizarea și standardizarea documentelor administrative. Tipuri de documente și clasificarea acestora. Linii directoare pentru emiterea de acte administrative (organizatorice și administrative).
Familiarizarea cu anumite tipuri de documente, regulile de înregistrare a acestora, de formare. Caracteristici de întocmirea și executarea documentelor de afaceri. Cerințe și reguli pentru scrierea comenzii. Ordinele și deciziile ca un act juridic. Efectuarea instrucțiunile de protocol.
Valabilitatea juridică a documentului. Funcția Document. Regulile de bază de pregătire și documente. Cerințe pentru pregătirea și executarea documentelor. la detaliile de design ale cerințelor documentelor. Cerințe față de formele de documente.
Funcții de bază, drepturile și îndatoririle de administrare a înregistrărilor de serviciu. Reguli de pregătire și execuție detalii cu privire la documentele de afaceri. principii de fabricație, de contabilitate, utilizarea și stocarea formelor cu o reproducere a Stemei de Stat a Federației Ruse.
Limba oficială a companiei - este un proces de rutină, care de multe ori nu acordă suficientă atenție, deoarece a existat o probleme legate de încălcarea ordinii stabilite de legislația în vigoare.
Conceptul de birou ca o ramură de activitate, subiect și metode, procedura participației sale. Tipuri de documente, caracteristicile și sfera de aplicare a acestora în practică. Direcțiile de birou reglementarea de stat și responsabil de organele sale.
Modul de tipărire într-o instituție de stat. Are un sistem de document unificat. Corespondența oficială, formulare, documente și informații. Înregistrarea cererilor, coordonare, vedere și aprobare. Gama de cazuri.
Conceptul și valoarea informațiilor și a documentației de referință, o descriere a formelor sale - scrisori, telegrame, actul de protocol. Reguli de înregistrare a recuzită 24 - armonizarea documentului de vize. Aceste exemple de un anumit tip de formă - „fișa postului“.
Surse are detalii de design, valoarea și compoziția lor. Esența și procedura de elaborare și executare a protocolului de resurse. Etapele Executivului cu documentația și cerințele de bază pentru procesarea documentelor.
Plan. Documentarea raportului de muncă. Admiterea traducere și concedieze muncitori. Furnizarea de sărbători. Detașare. Comenzi pentru personal.
la cerințele de pregătire și de înregistrare. documente organizatorice. Recuzita 28. Marca artistului. Reguli de elaborare și proiectare. Exemple de preparare de scrisori de afaceri, ordine și instrucțiuni. scrisoare de afaceri de ieșire. Comanda cu personalul.