Particularități ale protocolului
Protocolul este un tip special de document, care detaliat sau scurt conține o înregistrare de discuții pe teme și decizii la ședințe, conferințe și întâlniri. Protocolul este un document oficial, pe baza căruia conducerea are dreptul de a cere angajaților pentru a îndeplini sarcinile care le sunt atribuite.
Raportul complet conține o evidență a tuturor reuniunilor, la o scurtă - doar numele vorbitorilor și spectacole tematice. Ce protocol ar trebui să se desfășoare în fiecare caz, este stabilit în normele de funcționare a organului colegial sau decis de către președintele organului colegial.
Pregătirea pentru înregistrarea protocolului începe cu data și ora întâlnirii reuniunii, a determina gama de probleme care vor fi discutate pe ea. Această decizie se face de obicei pe ordinea de zi, care în protocolul de proiectare va fi una dintre piesele sale, dar înainte de întâlnire este un document prin care participanții sunt notificate reuniunii. Protocolul întocmit pe baza înregistrărilor care au fost făcute în cadrul reuniunii secretarului manual sau cu ajutorul unui înregistrator.
Protocolul întocmit la forma generală a A4. Forma sa include următoarele detalii: numele departamentului, numele organizației (unitate structurală), o indicație a tipului de document (raport), data reuniunii, numărul, locul de întâlnire, de aprobare a gâtului (în cazul în care protocolul este supus aprobării), ovok Antet, legende text .
Numele documentului (MINUTE) este imprimată pe malul stâng al spațierea câmpului 2 sub denumirea organizației, în cazul în care protocolul se face la o formă unghiulară, sau în centru - pentru a forma majuscule longitudinale, bold.
Vezi întâlnirii, întâlnirea este separată de cea anterioară de recuzită două rânduri, scris cu bold, single-spațiate și centrat.
Data este imprimată în două spațiere între rânduri de mai jos recuzita anterioare. Numărul de protocol de înregistrare este numărul de serie al întâlnirii în anul calendaristic sau pe durata unui organism ales. La înregistrarea unei înregistrări specifice și formulare de înregistrare (log dosar) de protocol nu se realizează, fiecare protocol nou este atribuit un număr de ordine, după numărul de protocol, un legat la cauza acestuia din urmă.
După înregistrarea porțiunii de antet (acest lucru poate fi realizat înainte de reuniune) să înceapă redactarea textului.
Textul protocolului este împărțit în două părți:
1) introducerea, care specifică președintele, secretarul, și prezenta ordinea de zi,
2) de bază, în cazul în care a înregistrat procedura.
Partea introductivă se face identic cu formele complete și scurte ale protocolului. Aceasta include: președintele ședinței și numele secretarului, prenumele sau numărul total al participanților la întâlnire și a invitaților, pe ordinea de zi. Numele membrilor organului colegial sau persoanele care participă la ședința din drepturile de vot sunt enumerate în ordine alfabetică, fără posturi.
Cuvântul „președinte“ începe protocolul. Acesta este imprimat cu spațiere dublă după titlu, direct din câmpurile la poziția zero a filei cu o majusculă. După cratima indică numele președintelui, inițialele. De asemenea, este întocmită cuvântul „secretar“.
Secretarul permanent al organelor colegiale este un funcționar (secretar al Consiliului științific, secretar al consiliului, și altele.).
Atunci când efectuează reuniuni operaționale, această parte a protocolului este omis. În continuare enumerate sunt prezente. Ordinea de înregistrare a acestei secțiuni este după cum urmează.
Lista participanților secretarului reuniunii este ziua întâlnirii, pentru că lista poate fi diferită de cea prevăzută inițial. Odată cu elaborarea listei participanților la începerea întâlnirii de proiectare de protocol.
Procesul-verbal al ședinței organului reale prezenți membri permanenți permanenți enumerate în ordine alfabetică. După aceea a înregistrat numele invitaților cu pozițiile lor. La întâlniri extinse și sesiuni cu un număr mare de persoane au indicat compoziția lor cuantificate, precum și o listă a numelor de familie atașate la protocol, care este o intrare corespunzătoare în protocolul. De exemplu: Prezent: 43 de persoane. (Lista anexată).
Denumirile sunt prezente pe toată lățimea liniei printr-o singură linie de spațiere.
La întâlniri, conferințe, congrese, în cazul în care o decizie necesită un anumit cvorum, în conformitate cu „Prezent“ indică cât de mulți oameni ar trebui să participe și cât de mulți vin la întâlnire.
Persoanele care nu sunt membri ai unui organ colegial, și invitat la întâlnirea ca expert în problemele care fac obiectul sau persoanele în cauză sunt enumerate după cuvântul „invitat“, de asemenea, în ordine alfabetică, dar cu locuri de muncă și locul de munca lor, în cazul în care sunt membri ai altor organizații.
Stările agenda întrebarea sau întrebările care variază de la limita liniei stânga-câmp spațierea 2-3 de mai jos prezintă compoziția și se încheie cu două puncte, și sunt subiectul de discuție în cadrul reuniunii, poziția și numele difuzorului.
Dacă câteva întrebări, acestea ar trebui să fie numerotate cu cifre arabe și aranjate în funcție de gradul lor de complexitate, importanța și ordinea discuției, desenată cu linie roșie (din poziția 1 fila).
În funcționarii electorali în protocolul votează fiecare candidat separat.
Semnăturile președintele și secretarul ședinței este finalizat proiectul de protocol. Semnată de o copie a protocolului. Pe stânga semnătura președintelui, la dreapta - secretar.
Semnăturile sunt separate de text prin trei linii spațiere și include titlul persoanei care prezidează în cadrul reuniunii, semnătura personală, numele complet.
Denumirea oficială este imprimată de marginea din stânga a intervalului de câmp text 1 și este centrată în raport cu cea mai lungă linie.
Semnătura Decodificarea este situat la ultimul nivel de linie (6 fila poziție), denumirea poziției cu un spațiu între inițialele și numele de familie. Atunci când se face decripta semnătura, să includă numai inițială a numelui și prenumele, diferența dintre punctul după inițialele numelui și nu a pus nume.
Deciziile luate în cadrul reuniunii vor fi comunicate salariaților prin trimiterea de copii ale procesului-verbal al declarațiilor sau partea operativă.
Practicat ca preparat pe baza deciziilor luate alte documente administrative, cum ar fi un organism colectiv, sau ordin al șefului organizației.
În conformitate cu legislația în vigoare, în unele cazuri, doar președintele procesului-verbal semnat de întâlnire (președinte), în cadrul reuniunii. Legislatia, de asemenea cazuri de semnarea protocoalelor de către toți membrii Autorității cu condiția ca factorul de decizie.
Unele soiuri de protocoale care urmează să fie aprobate de către primul șef al unei afaceri sau a unei organizații care este responsabilă pentru deciziile în mod colectiv aspectele discutate.
Aprobarea se clasifică, care se află în colțul din dreapta sus al documentului din poziția a 5-a filei, și este formată din cuvântul „APROBAT“, acronimul ca șef (deoarece numele complet al organizației sau companiei specificate pe formular), semnătura personală, precum și data interpretării sale aprobare.
Înregistrarea raportului are o serie de caracteristici. În cazul în care a continuat timp de câteva zile, apoi o liniuță indică data de începere și la sfârșitul reuniunii. Numărul de protocol este numărul de serie al reuniunilor organ colegial de la începutul anului.
Protocolul semnat de președinte și secretar. În cazuri critice, vorbitorii ar trebui să aprobe protocolul, vizele sunt puse în marginea din stânga a documentului cu privire la nivelul record de performanță.
Procesele-verbale sunt depuse depuse la materiale: cereri, rapoarte, proiecte, etc. care sunt realizate ca o aplicație.
De regulă, în momentul în care este dat la pregătirea protocolului depinde de tipul de ședință ar trebui să fie stabilită în cadrul actelor normative ale întreprinderii. De obicei, protocolul sunt finalizate în termen de câteva ore după întâlnire, sau a doua zi, există o memorie încă proaspătă amintiri ale discuției cu secretarul, președintele și toți cei prezenți. Toți participanții la reuniune ar trebui să fie trimisă o copie a protocolului, și directori responsabili pe probleme specifice, nu este prezent la reuniune, un extras din procesul-verbal, care ar include necesare numai pentru îndeplinirea informațiilor de atribuire. copii de corespondență termene Protocol la reuniune, sau un extras din protocolul trebuie să fie specificate în reglementările locale ale întreprinderii.