SCOP. explora tehnica întocmirea unui inventar al arhivei.
Aspecte-cheie: SUBIECTE
1. Termenul „listă arhivă“.
2. Documentele și fișierele din cadrul fondului de arhivă.
3. Elaborarea inventarului de fapt, afaceri Fondul Arhivistic.
4. Elaborarea unei mașini de referință la inventar.
5. Reciclarea și îmbunătățirea inventarului.
1. Termenul „arhivă“
Termenul „inventar“ dragă inima fiecărui arhivist - arhivă, fără a stocurilor - ca o navă fără căpitan. Dacă nu ați făcut în viața mea orice inventar - ești încă mus lipsit de experiență pe mare de hârtie. Dar, citiți această secțiune, veți fi în curând cu experiență lup de mare. De ce a atașa inventarul o asemenea importanță? Deoarece inventarul este atât de înregistrări și de tipul principal al sistemului de referință științific, care oferă cazuri de căutare în timp real.
Lista Arhivistic - un ghid de referință arhivă pentru a dezvălui compoziția și conținutul cazurilor, stabilirea clasificarea lor în cadrul fondului și contabile afacerile.
Dacă sunteți un angajat de evidență sfera, nu va trece inventarul calea compilator afacerilor tale unitate structurală, și aceeași soartă vă așteaptă la sfârșitul fiecărui an de redactare. După ce a văzut anul vechi, trebuie sa te uiti peste, în căutarea trecutului, toate cazurile, evidența completă în ultimul an și alege din gramada:
· Cazul depozitării permanente;
· Cazuri de stocare pe termen lung (peste 10 ani);
· Cazul personalului;
· Anumite tipuri de documente (, tehnice, științifice de investigare criminalistică, etc.).
Sarcina ta - de a distribui toate lucrurile în matrice mai mici, și de a crea un grup separat pentru fiecare inventar. Pentru acest caz, inventarul va fi transferat în arhivele departamentale, și, de asemenea, va fi baza secțiunii anuale de inventar a instituțiilor dumneavoastră fondului.
Dacă sunteți un angajat al arhivei departamentale, trebuie să pregătească anual un inventar anual al întregii secțiuni a instituției. Cazurile trebuie menționate stocarea permanentă a inventarului în profilul dvs. pentru arhivele de stat. Mai întâi de toate, afla dacă subdiviziunile dumneavoastră instituție și ce. Dacă sunteți un angajat „nestructurată“ organizație - nu întrebați cu nimeni. Este de a începe să creeze un inventar al instituției sau organizației pentru anul în ansamblu.
Dacă sunteți un angajat al arhivei de stat, sarcina dumneavoastră este de a monitoriza calitatea stocurilor, vă trimite din Arhivele departamentală și aproba sau a le respinge. Bune altele de plumb, dar uneori trebuie să lucreze și la:
· Admiterea la depozitele, originea personală a fondurilor, organizații non-guvernamentale;
· Îmbunătățirea sau rafinarea inventare
Funcția de contabilitate de inventar este de a indica numărul de unități de stocare în fond. Acest lucru asigură păstrarea documentelor, monitorizarea schimbărilor în volumul fondului. În plus, prezența unui număr de secvență de cazuri și contribuie la o căutare rapidă a informațiilor necesare pentru cercetători.
Funcția de clasificare consolidează și reflectă aranjamentul cel mai rațional și logică a afacerilor în fond. În conformitate cu clasificarea documentelor și fișierelor din cadrul fondului de arhiva grupul lor de cercetare se înțelege în conformitate cu structura istorică a proprietarilor originale sau tendințe și probleme ale activităților sale.
inventar Arhivistic este format din două părți: inventarul real, adică Listă de cazuri (articole descriptive) și sistemul de referință la inventar. Ca o regulă, inventarul întocmit chiar și în instituții. Dar, în arhivele de stat compilate un inventar de lucru pentru a îmbunătăți sistemul de referință sistem științific, procesarea documentelor descrise nesatisfăcătoare.
Lucrările la întocmirea unui inventar este alcătuit din:
· Organizarea documentelor și fișierelor din cadrul fondului de arhivă (dezvoltarea unui sistem de clasificare a cazurilor de fond și clasificarea afacerilor Fondului);
· Elaborarea inventarului actual al documentelor;
· Compilarea de regăsire și procesarea de inventar.
Cu privire la importanța crucială a „Descriere“, „stocurilor“ pentru a căuta și salva documente în arhivele oamenii de știință a subliniat, în picioare la originile naționale arhivarea - NV Kalachov, DY Samokvasov și colab.
„Descrierea tipărită a documentelor - au scris Samokvasov - ar trebui să fie obiectivul de a proteja conținutul arhivei pentru viitor și pentru a facilita găsirea informațiilor de arhivă și oamenii de știință. a publicat un inventar al:
1) promovează înregistrările prin care se dispune în depozitarea arhivei;
2) protejează proprietatea de arhivă însușite ilegal;
3) împiedică falsificarea documentelor de arhivă, ceea ce le face schimbări inutile în date și nume;
4) este cel mai bun mijloc de a controla activitățile arhiviști în vederea raționalizării și descrie conținutul arhivei încredințate acestora;
5) permite oamenilor să știință să vizite personale la această arhivă pentru a citi prememorate cu volumul de materiale-l pe probleme de interes reciproc și pentru a obține imediat în arhiva astfel de materiale pentru cercetare;
6) facilitează informații de arhivă a tuturor tipurilor de scopuri practice și științifice "
(DY Samokvasov Arhivarea în România. Book 1. M., 1902. p.50.)
Inventarul este una dintre cele mai vechi de referință de arhivă - cea mai veche inventar rus, ajuns la noi, face parte din secolul al XIII-lea. Inventarul în România are propria sa istorie. Experiența cea mai valoroasă a pregătirii stocurilor, dezvoltarea bazei teoretice a descrierii secolului al XIX-lea. În 1920-1930 am continuat discuția despre ce fel de inventar adevărat poate fi considerat „științific“, iar unele „pseudo-științifice“, și a discutat componența articolului narativ, nivelul de detaliu descrieri. Forma comună a inventarului de arhivă dezvoltat relativ târziu în 1940-50-e.