Conceptul unui inventar de fișiere și documente
Lista de arhivare este de referință de arhivă de bază. Inventarul în același timp, este un document de înregistrare, iar elementul principal al sistemului de referință științifică, prevede recuperarea rapidă a cazurilor. Pe baza inventarului sunt alte ghiduri sistem de arhivare sistem de referință științifică (de stat, municipale, departamentale). Inventarierea începe în cadrul procedurilor. Crearea unui inventar este etapa finală de lucru cu documente în munca de birou, sub rezerva depunerii în arhivele departamentale și naționale.
Pentru a asigura achiziționarea arhivei în organizarea pe toate documentele completate în cazul temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și de personal, valorile neexaminate compilate stocurilor de arhivă.
Descrierea obiectului în unitatea de stocare de inventar protrudes. Inventarul este descriere-un singur nivel. Inventarul conține informații și oferă regăsire informații cu privire la nivelul unității de stocare.
Stocurile sunt compilate separat:
- în cazul depozitării permanente (Anexa 1);
- afaceri temporară (peste 10 ani), depozitare (apendicele 2);
- caz privind personalul (anexa 3);
Ca o regulă, stocurile de arhivă întocmite chiar și în instituții. Dar, în arhivele de stat ale inventarului sunt efectuate la îmbunătățirea aparatului științific-referință a sistemului, prelucrarea documentelor descrise nesatisfăcătoare.
Funcția de contabilitate de inventar este de a indica numărul de unități de stocare în fond. Acest lucru asigură păstrarea documentelor, monitorizarea schimbărilor în volumul fondului. În plus, prezența unui număr de secvență de cazuri și contribuie la o căutare rapidă a informațiilor necesare pentru cercetători.
Sub tema cercetării noastre vor fi discutate în detaliu mai multe funcții de informare și contabile ale inventarului de arhivare: informații ca un ghid vnutrifondovy la structura și conținutul unităților de stocare; Funcția de contabilitate ca document de contabilitate primara vnutrifondovy.