Ce ai nevoie pentru a controla costul proiectului 1
RSS feed-ul nostru
Cele mai multe din ceea ce se poate spune cu privire la această problemă ar trebui să fie luate în considerare din punct de vedere al managerului de proiect. Eu mereu insista asupra faptului că comunicarea ar trebui să fie în cea mai mare prioritate. Fără îndoială, managerul de proiect este responsabil pentru succesul proiectului, lucrul cu clienții, monitorizarea acțiunilor echipei, managementul, gestionarea bugetului și amploarea proiectului, dar fiecare dintre aceste segmente ale lucrării trebuie să înceapă cu comunicare. Și cum să se ocupe de cei care nu sunt în mod direct o parte din echipa de proiect?
Dacă vom compara managementul de proiect cu schema de comunicare în cadrul propriilor noastre familii, putem apela acest lucru gradul de relație veri, nepoții și nepoatele, mătușile și unchii - membrii familiei, de regulă, nu sunt o parte din viața noastră de zi cu zi. Cum ar trebui să comunice cu ei? Cât de multe lucruri trebuie să comunicăm? Cât de des? Cu ce nivel de detaliu? Poate și ar trebui cineva dintre ei să fie excluși din viața noastră? Vreau să spun părțile interesate ale proiectului în ansamblu și, în special, cei care nu sunt implicați în ea pe o bază de zi cu zi. Ele se aseamănă cu rude îndepărtate pe care le vedeți o dată pe an. Ceea ce trebuie să știe despre proiect?
Este clar că unele părți interesate trebuie să știe totul despre proiect. Ei au nevoie de acces la cele mai recente informații și detaliate, care doar vă poate oferi. Adesea, aceste informații vor fi trimise săptămânal, iar pentru un mic grup de părți interesate - în fiecare zi. Echipa de proiect și sponsorul de proiect, precum și propria sa echipă sau date de contact ar trebui să poată în mod regulat, săptămânal pentru a vorbi cu privire la aspectele legate de proiect, precum și colectarea de reuniuni suplimentare atunci când este necesar. De regulă, aceasta a decis să organizeze întâlniri săptămânale cu membrii echipei de proiect, precum și trimiterea de rapoarte săptămânale către client cu privire la stadiul proiectului.
Desigur, raportul săptămânal privind stadiul proiectului, programul ajustat, explicând modul în care proiectul arata ca, „aici și acum“, precum și rapoarte cu privire la erorile, riscurile și buget sunt parte integrantă a personalului de comunicare și de părțile interesate care lucrează direct la proiect. În cazul în care procesul de comunicare este modul în care aceasta ar trebui să fie, veți putea, în orice moment pentru a comunica în mod liber cu orice persoană interesată cu privire la orice informații despre starea proiectului.
Luați în considerare „rude îndepărtate“. Acestea sunt părțile interesate care au anumite interese, care depind de succesul sau eșecul proiectului, sau personalul implicat în proiectul dumneavoastră. Ca o regulă, nu au nevoie de informații despre fiecare actualizare. In schimb, ei pot plânge la o supra-abundență de informații în cazul în care primesc rapoarte săptămânale cu privire la modificările în planul calendaristic, starea financiară sau erori de stare și riscuri. Ei nu au nevoie de mai mult decât atât, ei nu știu ce să fac cu astfel de informații. De-a lungul timpului, ei vor ignora rapoartele și pot pierde din vedere întrebările pe care, dimpotrivă, ne-ar dori să transmită acestora.
Acest grup de părți interesate este nevoie de mai multe informații generalizate despre starea proiectului, venind pe o bază săptămânală sau, mai frecvent, pe o bază lunară. Acest raport conține o scurtă descriere a etapelor finalizate, lucrările în curs de desfășurare a echipei și planurile pentru săptămâna viitoare sau luna de proiect (în funcție de frecvența rapoartelor, trebuie să acceptați în prealabil cu acest grup de părți interesate). Nu uitați să coordoneze și de avertizare în caz de urgență, dacă aveți nevoie de un grad mare de implicare a acestora în probleme specifice. Posibilitatea de a se asigura că problemele importante nu merg peste ele, trebuie să „învețe“ ei, în primul rând, să acorde o atenție la astfel de informații.
Mulți trebuie să fie de până la data de informații cu privire la progresul lucrărilor la proiect - mai ales în cazul în care este în cea mai mare prioritate. Dar nu toată lumea se așteaptă ca astfel de informații detaliate la dispoziția participanților direcți în fluxul de lucru. Dacă le dai prea multe informații, se va transforma într-un „depozit de date“, săptămânal, la care nimeni nu acordă atenție. Este puțin probabil ca acest lucru este ceea ce ai vrut. Fii creativ la selectarea metodelor de comunicare cu părțile interesate. Căutare formă acceptabilă de prezentare a informațiilor, care vor fi primite de către diferite grupuri de persoane legate de proiect. Numai în acest caz, puteți fi siguri că rapoartele dvs. vor avea efectul scontat.
- management de proiect
- , gestionarea riscurilor
- , riscuri
- , persoanele interesate