sistem de arhivare de documente de stocare pentru a finanța la nivel de inventar este fix, dar nu este suficient pentru a căuta informații de documente. Adesea, căutările sunt formate pe criterii cum ar fi subiectul, tema sau un eveniment. director de arhivare în care informațiile sunt grupate în funcție de subiecți (subiecte, ramuri) sunt pregătite pentru a îndeplini acest tip de interogări de căutare. Acest instrument Găsirea dispozitiv arhiva permite cercetătorilor să efectueze o căutare multidimensională pentru informațiile despre document.
Director Arhiva - director arhivă în care informații despre documentele de arhivă este în conformitate cu schema de clasificare aleasă
Op. Prin EM Foraj „directoarele de sistem în arhivele locale au început să se contureze la începutul anilor 60-e. secolului XX. De-a lungul perioadei de trecut arhivele de stat au dobândit o experiență considerabilă în crearea și menținerea diferitelor tipuri de directoare. Cu toate acestea, catalogarea „de masă“, a avut loc la 70-80-e. secolului XX. în arhivele rusești a condus la faptul că directoarele conțin milioane de carduri în forma tradițională, dar eficiența utilizării lor a fost scăzută. Acest lucru se datorează mai multor factori: în primul rând, forma tradițională de căutare pentru directorul de informații; în al doilea rând, caracterul lor „non-publice“, adică, Servicii de cereri de cercetători numai personal arhiva. Toate acestea au dus la 90-e. secolului XX. să suspende catalogarea informațiile despre document. "
Spre deosebire de directorul de inventar:
1) acoperă majoritatea fondurilor de arhivă, deoarece structura de directoare nu depinde de documentele din structurile de stocare de arhivă, și reflectă clasificarea documentelor în funcție de diverse criterii, un inventar este tras la documentele fondului de arhivă sau o parte a acestuia;
2) furnizează informații mai detaliate decât de inventar, deoarece acesta poate include trecerea documentului, și să conțină informații nu doar un singur caz.
3) Nu efectuați funcția de înregistrare, și nu contează numărul de cazuri, funcția sa principală - asigurarea de regăsire a informațiilor.
4) În cazul în care fiecare listă pe baza sistematizării circuitul privat al materialelor fondului, carduri de index toate fondurile arhiva aranjate în conformitate cu o singură construcție de circuit de baze care sunt comune pentru toate fișierele.
În arhivele organizațiilor în loc de cataloage utilizate dulapuri de fișiere.
Lucrarea este important să fie în măsură să găsească rapid un anumit document de informații. În acest scop, a efectuat depunerea de înregistrare și de contabilitate și de înregistrare a documentelor, dosare de carduri de scrisori și petiții ale cetățenilor, etc. Trebuie să amintim că aceste cataloage nu sunt doar valoarea de moment :. În viitor, împreună cu documentele care vor avea nevoie pentru a merge la arhiva organizației.
pregătirea, stabilirea și menținerea unui director numit catalogarea arhiva de documente de arhivă:
Catalogarea documentelor de arhivă - procesul de pregătire, compilare și întreținerea directorul arhivei
Catalogare include următoarele activități:
· Definirea catalogului de tip;
· Dezvoltarea de informații document de schema de clasificare în catalog;
• Identificarea și selectarea informațiilor document pentru catalogarea;
· Descrierea informațiilor documentului pe carduri de index;
· Indexarea de carduri de index;
· Carduri și Sistematizarea de gestiune a catalogului
Determinarea tipului de director. Vezi catalog depinde de conținutul documentelor din arhiva și disponibilitatea altor directoare.
Conform structurii directoarelor sunt separate în logica și alfabetică.
Structura logică implică metoda de deducere, care este, caută informații de la general la specific.
Structura logică Cataloage împărțită într-o sistematic specie, tematice și (directorul privind istoria și instituțiile catalogului privind istoria diviziunii administrative și teritoriale) și structura de directoare cronologică și alfabetică - pe această temă și speciile lor, și geografică.
De stat și municipale arhive cataloage sistematice pe scară largă.
Structura de director Arhiva prezentate în Anexa 4.
Dezvoltarea unei scheme de clasificare directoare informațiile despre document. Op. EM Forarea „Teoria și metodologia de arhivă“, „probleme de dezvoltare științifică de clasificare a informațiilor documentelor de arhivă, care se află în strânsă legătură cu dezvoltarea teoriei generale a clasificării, se referă la începutul secolului al XIX-lea. în momentul de pliere arhivă domeniu, sistem de arhivare, alocarea de arhive ca o zonă independentă de operare de stat, atunci când au început să fie dezvoltate scheme de clasificare legate de zonele de arhivă - documentare și de studiu sursă.
Ca rezultat al studiilor teoretice identificate informații importante documente de clasificare specii, înregistrate în referință informația înseamnă: structural, prezintă tematica, tipologic, care se bazează pe un element structural (structura), obiectul (subiectul) sau caracteristică (specifice obiectului sau a unei părți a acesteia ) un simptom tipic. Primele două tipuri de clasificare determinate de specificul arhivelor ANS, atât tradiționale și care funcționează în modul automat.
În curs de dezvoltare EKDI AFRumyniyabyli în considerare schimbările sistemice care au avut loc în aproape toate domeniile vieții în România: o nouă structură politică și statală, schimbarea proprietății și mai mult, ceea ce se reflectă în documentele pe care informația este de a introduce directorul. Este important de remarcat faptul că nivelul EKDI AFRumyniyana nou metodologic dezvoltă abordări pentru catalogarea stabilite în SEC (1978 AM, M. 1983) "
Descrierea de informații document de pe cartele index - crearea unui card de arhivă care conține informația secundară despre documentul.
carte de catalog - un card care este inclus în catalogul de card și conține informații care corespund cu obiectivele și temele directorul arhivei
Foaia are o formă stabilită și include următoarele elemente:
· Clasificarea (index, poziție, subpoziția, data și locul evenimentului);
· Căutare (nume de fișier, numele fondului, N, N fond de inventar, N cazuri, foi);
· Externă (limba documentului, precum și modul de a juca);
· Controlul (funcția și semnătura inițiatorului, data de carduri de desen).
Indexarea informațiile despre document secundar este de o importanță deosebită la crearea unui card de catalog.
Indexarea - selecție și / sau compilarea indicelui (indici) sistem bazat pe indicele și aplicarea marcajului / lor la documente, acte, cartele index
Index - simbol (literă, număr) sau un set de caractere utilizate în IRL, ifose și IPS tradiționale prisevaemye clasificarea relevantă împărțirea clasificarea circuitului documentelor (informații de documente) și ștampilat pe cartele index (număr de clasă)
În general, indicele este un simbol în sistemul de clasificare.
carduri Sistematizarea și menținerea directorul. carduri indexate trebuie să organizeze, înainte de introducerea catalogului. Indexuri sunt sistematizate în poziție ordine cifre.
De exemplu: a se vedea apendicele 5 ..
Cardurile cu același indice sunt sistematizate pe pozițiile și subpozițiile listate pe carduri. Localizare ei înșiși cărți la nivelul subpozițiilor a făcut principiul logic - de la cea mai mare la cel mai mic, de la general la particular.
Până în prezent, în acest studiu am considerat doar mijloacele tradiționale de a găsi un ajutor. Progresul științific și tehnologic, de dezvoltare a afectat arhivarea, în special, ajutorul constatare. Referința și instrumentele de căutare în arhivele au început să-și fi duplicat electronic. Acest lucru vă permite să și, mai important, de la distanță, pentru a găsi rapid documentele de arhivă necesare.
directorul central al programului de interfață stoc shell este prezentată în anexa 6
Să încercăm să găsim cu ajutorul acestui sistem. colectii de arhiva, de exemplu, inginerie de proiectare ale birourilor. Tastarea pe pagina de start în interogarea dorită caseta de căutare, faceți clic pe butonul „căutare“. Pe pagina cu rezultatele căutării afișează informații despre fondurile găsite și proprietatea fiecărui fond la un anumit fișier. Procesul de lucru cu sistemul este afișat în apendicele 7 a deschis primul din lista de rezultate ale căutării, obținem următoarele date: Numărul fondului, datele numele fondului, informații abstracte și istorice (apendicele 8)
În momentul de față, sistemul în sine arată ca un mod eficient, în mod constant completat și îmbunătățit.
Ca parte a acestei lucrări se va lua în considerare, de asemenea, sistemul de catalog electronic în Arhivele istorice ale Statului Roman. Particularitatea ei constă în separarea directorului pe numele, georgraficheky și de fond.
În informațiile de director georgraficheskom sunt clasificate în ordine alfabetică caracteristici geografice și topografice (Anexa 10).
Informațiile catalog obiect este clasificat pe document, titlul său (Anexa 11).
Lansat în modul de testare, catalogul electronic al Arhivelor Statului istoric românesc este un instrument de căutare convenabil. Cu toate acestea, trebuie să înțelegem că în acest director oferă informații doar aproximativ 2,5% din materialele arhivate stocate în RSHA. Sistemul actual - primii pași pentru crearea unui e-catalog cu drepturi depline.