Care sunt perioadele de depozitare în conformitate cu nomenclatura documentelor afacerilor

De ce nomenclatura afacerilor și modul în care este legată de documentul perioadele de păstrare

Să examinăm termenul de valabilitate al nomenclaturii documentelor afacerilor cu un exemplu practic. Un absolvent al Academiei Finanțe Maria a plecat să lucreze în cadrul companiei „Virage“ angajate în reparații și construcții de birouri. Ca experiență în domeniul financiar, la fostul student nu a fost, conducerea a decis să-l stabilească pentru Oficiul pentru durata perioadei de probă - astfel încât să puteți deveni rapid familiarizați cu structura companiei și să învețe specificul activităților sale.

Unitatea a constat din 5 angajați care sunt implicați în rezolvarea diverselor tipuri de probleme organizatorice, inclusiv organizația responsabilă pentru fluxul de lucru al companiei.

Un angajat al departamentului, la care a fost atașat Maria, a lucrat pentru a dezvolta gama de cazuri pentru anul următor.

Maria este, de asemenea, conectat la această lucrare - ea a instruit aplicarea perioada de valabilitate a nomenclaturii cazurilor documentele din fața numelui din titlu de afaceri strict în conformitate cu specificațiile standard.

Structura gamei afacerilor companiei

Nomenclatorul afacerilor de „Virage“ a fost format pe baza structurii organizatorice a companiei. În procesul de management al documentelor au participat următoarele diviziuni:

  • probleme organizatorice unitare (de birou);
  • SRU;
  • Departamentul Muncii și salariilor;
  • Departamentul de Planificare Economică, Statistică și Finanțe;
  • Departamentul de contabilitate și raportare;
  • Departamentul de contabilitate și declarația fiscală;
  • Departamentul de siguranță;
  • -Tehnice de producție departament (ITP);
  • alte unități.

Înainte de a pune jos în fața termenului de valabilitate indicat în nomenclatura afacerilor, Maria a examinat în detaliu structura societății și să se ocupe cu funcția fiecărei unități structurale. Apoi, a devenit a face bine cu lista aprobată de numărul de ordine 558. Informații despre perioada de valabilitate a anumitor documente Maria reflectate în coloana 4 din nomenclatura. Ea a început cu Office și divizia de documente în special atent studiat, care rulează în prezent.

Biroul de documente: cât timp ar trebui să fie păstrate

În nomenclatorul Oficiului lista conținea o largă varietate de cazuri, termenul de valabilitate al care este izbitor de diferit unul de altul. De exemplu, regulile regulamentelor interne ale muncii aplicabile perioadei de păstrare lungime de doar 1 an (după o nouă înlocuire), în condițiile prevăzute de convenția colectivă pentru a menține permanent.

Nomenclatura Oficiului ministrului a fost după cum urmează (dată în abreviată):

Completarea coloana 4 nomenclatură, Maria a atras atenția asupra ultimelor 2 linii în grafic 2 „fapte titlul“. După cum sa dovedit, mai multe linii de rezervă a decis să plece în nomenclatura toate diviziile companiei, în cazul apariției unor cazuri de titluri anterior nu sunt acoperite de nomenclatura. perioadele de păstrare în aceste linii vor fi marcate numai după ce linia de rezervă atunci când este umplut cu numele de afaceri - până când Maria le-a lăsat gol.

După efectuarea perioadei de depozitare de documente, reflectate în nomenclatura Chancery, Maria a luat documentația departamentului de personal.

Definirea retentia diviziune a personalului de documentare perioadele

Documentarea serviciului personal diferențiază un singur lucru: o mulțime de cazuri, pentru a fi stocate timp de 75 de ani. O astfel de perioadă lungă de depozitare prevăzut pentru documentele referitoare la informațiile personale despre angajați.

Personalul nomenclatură Maria completat, de asemenea, timpul de depozitare, care sunt prezentate în tabelul (reprodus în reducere):

Unități de stocare Max

Numerele de stocare și de articol Termen de pe lista

angajații de afaceri private

Art. 656 "b"

Grafice de vacanțe

Listele organizațiilor lucrătorilor

Art. 685 "g"

Listele persoanelor care fac obiectul înregistrării militare

Listele de muncitori, pensionari

Documente (note, rapoarte, informații, date) de a urmări care încalcă disciplina muncii

Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă

Art. 695 "b"

Documente (documente, rapoarte, certificate, etc.) privind statutul și verificarea activității personalului

documentele selectate din nomenclatura Maria a studiat în detaliu particular. Ea a fost interesat de probleme legate de modul în care cerințele de reglementare trebuie să le îndeplinească, și cum să fie umplut.

Răspunsuri Maria găsite pe site-ul nostru.

  • tipul și conținutul de personal pot fi găsite în materialul „numărul formă unitară T-3 - de personal (martor)“;
  • calendarul de aprobarea calendarului sărbătorilor și pedeapsa pentru lipsa lui de articol spune: „unificat numărul formularului T-7 -. programul de vacanță“

Cartea „salariu“ al Departamentului și calendarul de stocare a acestora

Termenul de valabilitate a documentației referitoare la calculul și plata salariilor, în cele mai multe cazuri, nu mai mult de 5 ani, cu excepția anumitor documente, care nu pot fi distruse în timpul de 75 de ani (de exemplu, conturile personale ale angajaților). O acte locale pe care calculele sunt efectuate cu personalul, sub rezerva de stocare permanentă.

Nomenclatură și durata de viață a acestui tip de documente sunt prezentate în tabelul (reprodus în reducere):

Numele lucrurile divizii ale companiei pentru Mary au cunoscut - in timpul stagiului a ajutat salariul contabil, și ea a efectuat o serie de calcule. Dar despre termenul de valabilitate al acestor declarații, informații și registre pentru prima dată a auzit.

Mai multe informații despre forma și procedura de completare a documentației asociate cu calculele salariale pot fi găsite pe site-ul nostru. De exemplu:

Perioadele în care este imposibil să scape de documente fiscale

Studiind intervalul de afaceri titluri ale Departamentului de contabilitate fiscală și declarația, Maria a făcut pentru ea însăși următoarea concluzie: acest tip de documente referitoare la titluri de stocare pe termen scurt. Practic, toate cazurile de acest departament, inclusiv rapoarte și declarații fiscale, care urmează să fie stocate timp de 4-5 ani:

Unități de stocare Max

Numerele de stocare și de articol Termen de pe lista

04. Contabilitatea fiscală și declarația

Politicile contabile privind firma de contabilitate fiscală „Virage“

Corespondența despre diferențele privind impozitarea

Carduri fiscale pentru veniturile contabile și impozitul pe venitul personal

Cu condiția inspecției (inspecție)

Deconturile de TVA, impozitul pe proprietate, pe venit, de transport și impozitul pe teren

Pentru calcularea impozitului pe listele de nume de teren de „Virage“

Actele de reconciliere cu privire la plata impozitelor către IRS

Datele privind veniturile persoanelor fizice

Cărți de achiziții și vânzări de „Virage“

Art. 459 "y"

Cu documentația fiscală Maria era familiară doar teoretic. Prin urmare, pentru a suplimenta cunoștințele lor, ea a profitat de materialele de site-ul nostru, în cazul în care nu numai că a învățat despre toate tipurile de facturi (regulate, corecturi și corective), dar, de asemenea, sa întâlnit cu regulile de înregistrare a declarațiilor fiscale și a altor documente similare.

Pentru detalii privind completarea facturii corectate puteți afla din materialul „Când trebuie să folosesc o factură corectată?“.

Nuanțele termenului de valabilitate a unor documente fiscale

Din cunoștințele obținute în Academia Maria amintit că obținute prin pierderea pot fi reportate, reducând valoarea sa (sau o parte a acesteia), volumul bazei de impozitare. Și cum, în acest caz, pentru a stoca documentele referitoare la dovada valorii pierderii și procedura de transfer pentru perioadele ulterioare? Pot să scap de a dovedi calcule pierderi și se întoarce după 5 ani de la primirea acesteia, astfel cum se prevede lista documentelor primare?

IMPORTANT! În conformitate cu n. 4 linguri. 283 companii NKRumyniyau trebuie să fie documente care confirmă valoarea pierderilor.

Ce fel de documente și ce este viața lor de raft? Maria se uită prin întregul cod fiscal, dar această informație nu este găsit. Apoi sa întors spre jurisprudența care a constatat că confirmă valoarea pierderii rezultat poate fi o declarație de impozit pe venit și primar (FAS Rezoluția MO din 31.08.10 numărul KA-A40 / 9849-10-2). Oficiali ai Ministerului Finanțelor se referă la astfel de confirmări toate documentele contabile primare care justifică rezultatele financiare ale activității firmei (scrisoarea din 23.04.09 № 03-03-06 / 1/276).

Astfel, reprezentând celula primară trebuie să fie stocate pe parcursul întregii perioade de pierdere de transfer, plus 4 ani de la anularea sa completă. Din fericire, „Virage“ SRL a fost compania prosperă și profitabilă, iar această nuanță referitoare la calculul perioadei de valabilitate a fiscale și contabile înregistrările, nu-l privesc.

Termenul de valabilitate a cărților și a înregistrărilor

Început pentru a înțelege calendarul de stocare a documentelor contabile, Maria a început la lista de nomenclatură în vrac. Chiar și de afaceri de mari dimensiuni, unite printr-un antet comun, a lovit-o cu diversitatea sa. Numai înregistrările contabile au avut o astfel de varietate de forme și tipuri. De la facturi și certificate de acceptare și stocurilor se încheie și de raportare. Declarațiile care fac obiectul depozitării permanente, spre deosebire de facturile, actele și alte organizație primară, care nu depășește perioada de valabilitate (conform listei) 5 ani:

O listă detaliată a documentelor standardizate puteți citi în articolul „Formele de documente primare (listă) unificate.“

Nomenclatorul Departamentului de Afaceri de protecție a muncii și a perioadelor de stocare

După reflectarea în nomenclatorul perioadelor ferme de depozitare a documentelor de contabilitate și scop fiscală Maria a procedat la complet necunoscute ei - lista departamentului de afaceri de protecție a muncii. Toate câmpurile marcate cu rubricile din nomenclatorul cazurilor prezente în lista de modele, aprobate prin numărul de ordine 558, deci pune jos termenii de depozitare a acestora a fost simplu:

După cum se poate observa din nomenclatura, departamentul de sănătate proiectat diverse reviste, care trebuiau să fie păstrate la 2 (de exemplu, Journal of emiterea de instrucțiuni VT) la 10 ani (log de inducție). Dar cea mai mare parte a documentației acestui departament care urmează să fie stocate în perioada de 5 ani.

Planificarea și documentare statistică: cum să-l stoca

Următoarea secțiune privind intervalul de volum a fost mic. Acesta a constat în principal din planuri și raportare statistică. Toate hârtie anticipativă și planificare pentru lista intreaga companie „Virage“ a fost obligată să păstreze în mod constant. Numai planurile individuale și rapoartele de personal nu necesită o astfel de perioadă lungă de păstrare - durata de timp în care nu pot scăpa de ele, este de numai 1 an.

Unități de stocare Max

Numerele de stocare și de articol Termen de pe lista

07. Planificare, Statistică și Finanțe

Planurile de afaceri „Virage“ SRL, documente (studii de fezabilitate, constatări, certificate, calcule) pentru a le

Planurile anuale de „Virage“ în domenii-cheie

Planurile operaționale (lunar trimestrial,) de muncă în toate domeniile

Până când nu este nevoie

Planurile individuale pentru angajați

Documente (foi de calcul, certificate, calcule) ale rapoartelor statistice consolidate

Rapoarte de personal individuale

Unde pot găsi condițiile de păstrare a documentelor, care sunt absente din lista de modele

Secțiunea Nomenclatura de cazuri formate sau utilizate în producția și departamentul tehnic (VET) a inclus antetele afaceri, Maria nu știe. Și de obicei, lista aprobată de numărul de ordine 558, documente cu titluri similare, ea nu a aflat. Deoarece perioada de depozitare în coloana 4 din nomenclatura pentru a face, în orice caz, este necesar, pentru ajutor Maria a apelat la superiorul lor imediat, instruit-o la sarcina.

Conform acestei liste Maria pune jos în nomenclatura corespunzătoare a prizei de putere de documentare perioadele de păstrare:

Unități de stocare Max

Numerele de stocare și de articol Termen de pe lista

reguli și reglementări tehnologice

Înainte de a înlocui nou

Condiții tehnice ale procesului

Până la dizolvarea organizației

In timp ce este nevoie de

Setare Harta instrument

Înainte de a înlocui nou

După examinarea lista de mai sus, Maria a cerut o altă întrebare supervizorului: modul de a determina momentul în care documentele prizei de putere să fie stocate, în cazul în care acestea nu sunt în această listă? Răspunsul la această întrebare, veți afla în secțiunea următoare.

Cum de a determina perioada de valabilitate a documentului, în cazul în care numele său nu este în modelul și departamentale listele

Activitatea societății poate fi situații în care numele cauzei sub nomenclatura nu poate fi găsit în orice reglementări care guvernează termenele de depunere. În acest caz, pentru a stabili perioadele lor de păstrare proprii pentru o astfel de documentare, compania nu are dreptul la.

IMPORTANT! În conformitate cu regulile de bază ale muncii în arhive, în cazul în care termenul de valabilitate a unor documente care nu sunt prevăzute liste standard sau departamentale, el a creat o comisie de experți și de control al instituției de arhivă corespunzătoare cu privire la propunerea arhivei centrale a organizației și a Comitetului de experți al organizației.

O procedură similară prevăzută la alin. 1.6 Lista de documente de arhivă standard, generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor.

În acest fel, Maria a fost convins încă o dată că problema respectării vieții documentelor termenul de valabilitate este importantă, și păstrarea documentației - proceduri privind răspunderea pentru fiecare organizație. Inclusiv Ltd. "Virage".

Mai târziu, în cazul în care perioada de probă este de peste, iar fata a început să-și îndeplinească responsabilitățile de bază în departamentul de contabilitate și raportare l la atitudinea responsabilă corespunzătoare față de înregistrarea cazurilor în conformitate cu nomenclatura compania a aprobat, evitând în același timp că într-un singur caz, au fost plasate hârtie permanentă și timpul legat.

perioadele de retenție sunt setate la liste standard sau departamentale, în scopul de a asigura siguranța documentelor importante.

Perioada de păstrare a documentelor este stabilit în intervalul de la 1 an la 75 de ani, în funcție de importanța. Anumite tipuri de documente care urmează să fie stocate în mod permanent.

În cazul în care unul documente de fapt, grupate de stocare temporară cu diferiți termeni (1 an, 3 ani, 5 ani, etc - .. Asta înseamnă un grad diferit de importanță), perioada de valabilitate a cazului de setul nomenclator al documentelor cele mai valoroase, care este mai lung .

Este interzisă pentru a reduce timpul de stabilire a listei de stocare și de a le instala fără permisiune pentru documentele pentru care nu există informații cu privire la termenul de valabilitate a listelor standard și departamentale. Pentru a determina perioada de valabilitate a acestor documente, este necesară consultarea specialiștilor Rosarkhiv.

articole similare