procesele de afaceri sunt concepute în așa fel încât mai devreme sau mai târziu, majoritatea documentelor expiră termenul de valabilitate. Pentru a nu fi stocate în biroul său deșeuri de hârtie în exces, este necesar să se cunoască exact termenii și procedura pentru stocarea documentelor.
Cine determină termenul de valabilitate? Ce lege reglementează acest lucru?
Principalele documente care sunt utilizate în operațiunile sale de o comisie de experți pentru a determina perioada de valabilitate a documentelor de arhivă. sunt liste de documente care precizează condițiile de arhivare a acestora.
Listele de documente cu un termen de valabilitate sunt liste sistematice ale organizațiilor de documente care stabilesc condițiile de depozitare în mod consecvent a documentelor de arhivă. Listele pot fi de tipuri care stabilesc perioada de valabilitate a documentației standard generată în activitățile tuturor organizațiilor de orice orientare.
În plus, termenul de valabilitate a documentelor de arhivă se determină prin liste departamentale, care reglementează termenii sectoarelor individuale, care este, în funcție de tipul de activități pe care le desfășoară. Aceste liste oferă o acoperire mare a tipurilor de documente. De exemplu, există:
- „Documentele produse în activitatea Băncii de Economii a România și instituțiile sistemului său, indicând termenul de valabilitate“ și altele.
- „Lista de documente cu un termen de valabilitate, în activitatea băncii centrale în România.“
- „Documentele produse în activitatea organelor, unităților militare ale forțelor de apărare civilă, serviciile de pompieri departamente, instituții și organizații ale Ministerului Situații de Urgență din România de guvernare.“
Care sunt condițiile de păstrare a documentelor din arhiva?
Următoarele perioade de depozitare a documentelor din arhivă:
- scurt: mai puțin de 10 ani (1 an, 3 ani sau 5 ani);
- Pe termen lung: mai mult de 10 de ani (10 ani, 30 de ani, 75 de ani);
- o parte din documentele care urmează să fie distruse.
Lista documentelor administrative standard, cu condiția ca aceste perioade de păstrare a documentelor de arhivă:
- fișierele personale ale angajaților - 75 de ani;
- jurnalele de accidente industriale - 75 ani;
- documente legate de finanțare (planuri de finanțare, estimările de finanțare, rapoarte financiare) - stocare permanentă;
- scrisori de garanție - 3 ani;
- Acts cecuri de numerar - 3 ani;
- acte de audit ale activității economice și financiare - 5 ani.
De la ce dată sunt estimate termenul de valabilitate a documentelor?
Ce se poate face cu documente care nu trebuie să fie depozitate?
inventare tipice și departamentale sunt necesare nu numai pentru a determina perioada de valabilitate a documentelor în arhivă, dar și distrugerea ulterioară a documentelor, termenul de valabilitate a expirat. Pentru dedicat distrugerii documentelor se întocmește distrugerea documentelor, care includ indici, nume, titluri, etc.