indexeze documentele
indexeze documentele este să le atribuie digitale convenționale (uneori alfanumeric) simboluri - indici care sunt furnizate în documentele de înregistrare și dovada locației de pregătire, timpul de execuție și de depozitare a documentelor. element obligatoriu al indicelui este un număr de înregistrare de serie în cadrul fluxului de informații pe care se înregistrează, de obicei un an. În conformitate cu obiectivele numărului de secvență de căutare poate fi completată cu un index pe nomenclatura afacerilor, precum și alte semne de clasificare (indici de unități structurale, oficiali, jurnaliști, probleme de activitate, tipuri de documente, etc.). Componentele înregistrării indicelui sunt separate printr-o bară, cum ar fi 356 / 01.134 / 02 / 03-10.
Cel mai adesea, cu numărul de serie de înregistrare a documentelor anexate codul de nomenclatură ca schema de bază de clasificare a documentelor în munca de birou este nomenclatura afacerilor.
Baza pentru indexarea nomenclatoarele afacerilor este o listă sau o listă a unităților structurale cu fixe pentru a le indici sau mărci convenționale. Indicele adăugat caz unitate structurală în conformitate cu nomenclatura afacerilor în numărul de unități structurale, de exemplu: 05-15, unde 05 - indice de subdiviziune structurală (de obicei, la fel ca și numărul de serie al diviziunilor personal structurale), 15 - cazul numărului de nomenclatură. Fezabilitatea numerotare cazuri într-una dintre unitățile structurale rezultă din faptul că a ajuns, astfel, cele mai mari camere de stabilitate. Apariția unor noi întreprinderi sau reducerea numărului de cazuri într-o singură unitate structurală, crearea sau eliminarea unităților structurale (și, prin urmare, cazurile) nu afectează cazurile de indexare alte departamente.
Una dintre componentele sistemului de înregistrare este clasificatorii, care sunt dezvoltate ținând cont de nevoile instituției pentru a căuta documente.
De multe ori, instituțiile sunt în curs de dezvoltare oficiali clasificatoare digitale, ca regulă - șeful și adjunctul său, de exemplu: CEO - 01; CFO - 02; Director Comercial - 03; Directorul general adjunct pentru probleme administrative și economice - 04.
Datorită acestei structuri, indexarea înregistrării index poate fi determinată prin care a văzut documentul și o unitate structurală a acesteia are ca scop executarea. De exemplu: 346/02/07, în cazul în care 346 - numărul de intrare de e-mail, 02 - indicele de CFO, 07 - indicele de contabilitate.
Utilizarea în oficialii de înregistrare index este util în cazul formării de cazuri (în principal, corespondența semnată de conducerea) în unitățile structurale.
Locația numărul de înregistrare al documentului, ca parte a indicelui său poate varia în funcție de faptul dacă documentul este înregistrat - o intrare sau ieșire proactivă proactivă. Înregistrarea de inițiativă diferă de documentele de ieșire de intrare inițiativă de înregistrare doar două momente: elementele înregistrării indicelui înregistrate în ordine inversă, iar indicele este indicele oficial al persoanei care semnează documentul.
În timpul înregistrării, documentul de ieșire proactivă pe documentul este pus mai întâi codul de caz nomenclatură (de exemplu, 05-12), atunci indicele funcționarului care a semnat documentul (de exemplu, 01), precum și numărul de înregistrare pentru un grup de întreprinzători documente de ieșire (de exemplu, 960). În acest caz, un cod de înregistrare completă va avea următoarea formă: 05-12 / 01/960.
Ea poate fi efectuată numai de către școli an școlar de numerotare a documentelor interne.
În unele cazuri, pot fi utilizate codurile de litere.
La înregistrarea cetățenilor numărul de ordine completat cu prima literă a numelui reclamantului.
De exemplu: D-23. C-12.
Înregistrarea documentelor cu acces limitat include adăugarea la nivelul record al indicelui corespunzător, de exemplu: 235 / 01-05DSK.
Pentru a distinge între grupuri de ordine cu privire la personalul poate fi atribuit fiecărui tip de indice de litere. sistemul de index este dezvoltat servicii specifice pentru personalul de înregistrare și a ordinelor de formare în instalația. Pentru comenzi de personal (admitere, transferul, concedierea, pe promovarea angajaților, angajații part-time ale instituției, o asistență financiară), numerele au tendința de a adăuga litera „K“ (imagini) sau „sistem de operare“ (personal), de exemplu: numărul de 145-K, sistemul de operare 68-număr. În cazul în care ordinele de promovare sunt efectuate separat, apoi se adaugă litera „C“ (promovare), de exemplu: № 47-3. Comenzile pentru vacanța poate fi un indice de litere: numărul 83 din, comenzi pentru călătorie de afaceri - № 54-B, ordinele de recuperare - № 5-C ..