Pentru a îmbunătăți eficiența utilizării tehnologiei, să stabilească norme comune de înregistrare a documentelor și a proprietăților lor, compoziția se realizează unificarea formelor de documente și procese de documente. În cazul în care ordinele fiecărei organizații, contracte, declarații vor fi pregătite în moduri diferite, lucra cu documente mult mai complicate. Prin urmare, pentru a reduce cantitatea de formulare aplicate au fost elaborate formulare standardizate de documente (UFD). Ele sunt un set aranjate într-o anumită ordine detalii.
Ordinea detaliilor din documentul este determinat de sarcinile pentru care este creat documentul.
Există cerințe și reguli de înregistrare a documentelor de gestionare uniforme, indiferent dacă o întreprindere de stat sau comercială; ce fel de activități compania este implicată; realizat documente cu ajutorul tehnologiilor informatice sau un mod tradițional.
Efectuarea unor norme comune prevede documente: valabilitate a documentelor; calitatea și pregătirea și executarea documentelor în timp util; organizarea de căutare rapidă a documentelor
Orice document constă dintr-o serie de elemente, cum ar fi date, legende text. În hârtiile, aceste elemente sunt numite detalii. Fiecare tip de document (scrisoare de comandă) are un set specific de detalii. Standardul stabileste setul maxim de detalii utilizate în managementul documentelor. La elaborarea unui document specific nu utilizează în mod necesar toate detaliile. După cum sa menționat deja, numărul și ordine detaliile despre aspect depinde de sarcinile pentru care este destinat documentul.
Constant (1 la 8) Variabile rechizite (9 până la 30):
01. Statul emblemei din România pus pe formele de documente, în conformitate cu Regulamentul privind Stema de Stat România.
02. Coat România subiect pus pe formele de documente, în conformitate cu reglementările subiecților din România.
03. logo-ul organizației sau marca comercială este pus pe forme de organizații, în conformitate cu statutul. Logo-ul nu va juca în cazul în formular există deja un strat de arme sau de creasta subiect Uzbekistan.
04. Cod al organizației pune jos dar clasificarea națională a întreprinderilor și organizațiilor (OKPO). OKPO, de obicei, a pus jos pe formulare oficiale furnizate de organizația de stat.
05. principal numărul de înregistrare de stat aplicat în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale
06. Numărul de identificare fiscală (NIF / stergere) se aplică în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale;
07. Forma documentului de cod aplicat în conformitate cu documentația de gestionare a clasificator;
Deasupra numele organizației indică denumirea prescurtată a organizației-mamă (dacă există) și, în cazul în care
nici un nume abreviat - numele complet al organizației-mamă.
Numele abreviat al organizației a pus în acele cazuri în care este consacrat în documentele fondatoare ale organizației. Titlu scurt plasat mai jos în paranteze. Pe documentele Societății trebuie să indice tipul de corporatizare - închis sau deschis societate pe acțiuni. Numele într-o limbă străină este reprodusă în cazurile în care acesta este consacrat în Cartă, și l-au sub denumirea limbii oficiale.
09. Datele de referință despre organizație - este:
10. Numele documentului - o cerință importantă. El a scris cu majuscule și este aplicată pe toate, altele decât litere (cu excepția garanției) documentelor.
11. Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru înregistrare - data reuniunii sau decizia de a acționa - data evenimentului.
Permise și data de înregistrare:
Documentele de reglementare și financiare pot fi un fel de cuvinte digitale pentru a proiecta data citat nu este plasat.
12. Numărul de înregistrare al documentului constă în numărul său de serie (de exemplu, numărul de ordine 45), care este la latitudinea organizației poate completa indicii:
caz în conformitate cu nomenclatura; subdiviziuni; funcționari; nume tipuri de documente, și așa mai departe. n.
3 - numărul unității structurale;
2 - numărul de procedură în conformitate cu nomenclatura;
45 - numărul de serie al documentului.
2 - numărul de procedură în conformitate cu nomenclatura;
45 - numărul de serie al documentului.
45 - numărul de ordine al documentului;
2 - cazul sub numărul nomenclaturii.
Acest recuzită completat în cazul în care un răspuns literă.
14. Locul de preparare sau publicarea unui document în cazul în care este dificil de detalii definiție „Numele companiei“ și „Date de referință privind organizarea.“
16. aprobarea Grif a documentului este pus în colțul din dreapta sus al documentului.
La aprobarea aprobarea documentului oficial al gâtului ar trebui să conțină cuvântul APROBAT (fără ghilimele), numele persoanei de aprobare a documentului, semnătură personală, decripta, și data aprobării.
În aprobarea ordinelor de documente, decizii, ordine, declarațiile de protocol Gâtul constă din cuvântul aprobat, numele documentului, în cazul nominativ, data și numărul acestuia.
17. Rezoluția este scris direct la capul documentului și include:
numele artistului (care a instruit de performanță);
semnătura managerului și data semnării.
Ce (cine)? (Este capitalizată)
La momentul livrării produsului
La departamentul universitar
Ce? (Cine?) (Scris cu literă mică)
acceptarea produsului ACT
JOB Managerul de birou
19. Marcajul este pus pe ofițerul de control sau unitatea de efectuarea controlului de executare a documentelor. Marcajul de control este marcat pe caseta de lângă titlul documentului cu litera „K“, un cuvânt sau o ștampilă de „control“.
20. Textul documentului este elementul principal al documentului.
De obicei, textul este format din două părți:
Prima parte a motivelor, baza, scopul documentului.
În a doua parte specifică concluzii, propuneri, comenzi, etc.
21. Evaluarea prezenței cererii menționate în text, se face după cum urmează:
Aplicație: la 7L. 2 exemplare.
În cazul în care documentul are o cerere, dar nu este menționat în text, acesta indică numele, numărul de pagini și numărul de copii. Dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:
22. Semnătura include numele persoanei care semnează documentul (cu indicarea organizației, în cazul în care documentul nu este emis pe antet), semnătura personală și decriptare.
Structura acestui recuzită includ titlul de locuri de muncă al persoanei care semnează documentul (, în cazul în care documentul nu este emis pe formular, și o scădere a documentelor care urmează să fie făcută pe formularul completă), semnătura personală și interpretarea acesteia.
și Institutul de Tehnologie
Sisteme de control automate Signature N.A.Ivanov
Director al Institutului Signature N.A.Ivanov
La semnarea documentului de către mai mulți oficiali ai semnăturilor au unul sub altul în secvența care corespunde poziției.
directorul fabricii Semnătura VV Petrov
Șef V.M.Semenova Semnătura contabilului
La semnarea documentului de către mai multe persoane de posturi egale semnătura lor este plasat pe același nivel.
Ministrul svyaziRumyniyaZamestitel ministrul adjunct al transporturilor
Signature AA Petrov AV Smirnov
Documentele întocmite de Comisie nu indică poziția persoanelor care semnează documentul și responsabilitățile lor în cadrul Comisiei, în conformitate cu distribuția.
Președintele Comisiei Semnătura NV Petrov
Membrii Signature comision KM Smirnova
SP Semnătură Matveev
Semnătura VA Filatov
23. Gâtul constă din potrivirea cuvintelor convenite, numele persoanei cu care este de acord documentul (inclusiv numele), semnătura personală, o decripta, și data.
Șef regional
Semnătura EY Petrov
24. Vizele de documente de reconciliere.
Armonizarea documentelor de viză sunt prelucrate, care include semnătura numele vizir completă (inițialele, prenumele) și data. Dacă este necesar, se indică poziția reperarea.
Visa este ștanțat pe ultima pagină a documentului administrativ inițial, o copie este trimisă la documentul (litera). Poate că problema vizelor documente administrative pe o foaie separată. Visa este sub recuzita „Signature“.
25. Sigiliul certifică autenticitatea semnăturilor de pe documente oficiale. Documentele care atestă drepturile funcționarilor, de stabilire a faptelor de operațiuni financiare și economice care implică circulația valorilor de inventar și de numerar, precum și prevăzute în special de legislație, persoana responsabilă semnătura trebuie să fie ștampilat (ștampilate, rotund). sigiliu impresie trebuie să fie puse în așa fel încât să capturat o parte din numele persoanei care semnează documentul.
26. Evaluarea copiilor legalizate ale asigurării necesară a respectării copia originalului. Marca include:
de asigurare cuvintele „true“;
persoana care să ateste copia;
Pentru a certifica cele mai importante documente vor fi sigilate. Mark copii certificate este sub recuzita „Signature“.
28. Marca privind executarea documentului si transmiterea cauzei include: un rezumat al performanței, numărul cazului în care pentru a stoca documente, semnătura și data.
Marca privind executarea documentului și trimiterea acesteia la acordul ar trebui să fie semnată și datată de către executorul a documentului sau șeful unității structurale, în care documentul este executat.
29. Evaluarea primirea documentelor în cadrul organizației conține numărul de serie și data primirii documentului.
Mark a pus în jos, la marginea de jos a primei coli a documentului.
30. Identificatorul de o copie electronică a documentului include numele fișierului, data și alte date de căutare pentru a fi instalate în organizație.
Acest semn este util pentru a evita reintrare documentul în PC; O căutare rapidă a documentului pentru numele fișierului; identificarea persoanei responsabile de documentul de intrare la computer.
Marcajul este aplicat pe colțul din stânga jos (subsol) a fiecărei pagini a unui document.
Fiecare document are propriul set unic de detalii, care reflectă caracteristicile și scopul său în procesul de management. În același timp, unele detalii sunt absolut necesare pentru fiecare document, indiferent de tipul și varietatea sa. Absența unor astfel de detalii în documentul acesta privează de forță juridică. Obligatoriu pentru toate detaliile OSA includ: numele, data documentului, numărul de înregistrare, o semnătură de text.
Atunci când detaliile pregătirea documentelor sunt grupate în termen de trei părți principale, care pot fi împărțite în orice document: antet, conținut, executați.
Conținutul acestui - partea principală a documentului care reflectă sensul și scopul (detaliile 17-20).
Asigurați-o parte - un set de detalii pentru a confirma autenticitatea documentului și exactitatea informațiilor conținute de acestea (detalii 21-24). În formarea documentului este, de asemenea, aranjat marca clericale auxiliare pe documentele pentru a facilita lucrul cu ei (detalii 25-29).
Cea mai mare parte a documentului, desigur, este semnificativă, și anume, text sau sub formă de tabel, care reflectă sensul și scopul documentului pentru care a fost redactată.
Studiul practicilor organizațiilor moderne arată că nu orice suport de hârtie cu informații despre acesta, înregistrat poate fi numit un document. Iar principalul motiv pentru aceasta, de regulă, este lipsa sau executarea incorectă a detaliilor individuale ale documentului. În acest sens, fiecare specialist care lucrează cu documente oficiale, ar trebui să fie familiarizați cu regulile prevăzute pentru înregistrarea tuturor GOST R 6.30-97 inscripții de pe documentele organizatorice și administrative, precum și detalii cu privire la localizarea și mărimea câmpurilor căi prin care OSA care le sunt atribuite (a se vedea alin. 1 și 2 schemă ).
Schema 1. Detalii Corner OSA (GOST P 6.30-97, p. 11).
Figura 2. Articole pentru Longitudinal OSA [1] (GOST P 6.30-97, p. 12).
sunt aplicate documente Rechizitele, de obicei, la partea din față a unei coli de hârtie (înregistrare cu o singură față), deși GOST 6.30-97 permite imprimarea documentelor prin utilizarea partea verso a foii.
documente bilaterale la îndemână atunci când compilarea documentelor cu scurt (până la 10 ani), termenul de valabilitate. Documentele care trebuie susținute, de stocare pe termen lung este cel mai bine să emită o parte a foii, oferind astfel un grad mai mare de conservare a mediului de hârtie.