Pentru a crea o bază de date dintr-un șablon, trebuie să selectați un șablon din lista propusă și să faceți clic pe butonul "Creați". Ca și numele noii baze de date, MS Access oferă numele implicit al șablonului. Puteți modifica acest nume dacă doriți, utilizând câmpul de introducere "Nume fișier". Fișierele bazei de date create în MS Access sunt salvate în mod implicit în folderul "Documentele mele", calea către acestea fiind afișată în partea de jos a câmpului de introducere "Nume fișier". Dacă este necesar, puteți selecta un alt dosar făcând clic pe butonul de selectare a folderului din dreapta câmpului de introducere "Nume fișier".
De exemplu, vom crea o bază de date bazată pe șablonul "Canal de vânzări" din dosarul "Documentele mele" numit "Canal de vânzări". După conectarea șablonului selectat, se deschide o nouă bază de date, care conține deja anumite obiecte și linkuri.
Dacă doriți să redenumiți o nouă bază de date sau să o salvați într-un format diferit - faceți clic pe butonul Office, "Save As", din lista din dreapta selectați formatul pentru salvarea fișierului. După aceea, se deschide o fereastră în care doriți să selectați un dosar și numele fișierului pe care doriți să-l salvați și faceți clic pe Salvați.
În meniul Office, "Save As" oferă de asemenea opțiunea de a salva obiectul bază de date selectat în prezent, în timp ce o fereastră "Copy Area" creează o copie a obiectului salvat sub un nume diferit.
La fel ca exportul în Excel, puteți exporta de la MS Access la MS Word (în format * .RTf), de a exporta într-un fișier text și, de asemenea, la fișiere de alte tipuri care nu sunt incluse în pachetul MS Office.
Pentru a deschide baza de date MS Access, faceți clic pe butonul Office, apoi faceți clic pe Open (Deschidere) și selectați fișierul MS Access dorit din dialogul de selectare a fișierelor.
Pentru a exporta datele din MS Access în alte programe ale pachetului, este furnizat meniul "Date externe", grupul de interfață "Export". Exportarea este posibilă în format MS Excel, Word (format RTF), text și alte formate.