Vă prezentăm atenția la următoarea ediție a documentului PEP® Worldwide Ukraine "Efficiency Newsletter". Astăzi vom vorbi despre tehnicile care vă vor permite să faceți față cu fluxul nesfârșit de scrisori, să vă organizați corespondența și să nu pierdeți timpul în căutarea mesajelor pierdute.
Cum să oprești avalanșa literelor?
Ce spun experții?
Experții în sfera eficacității personale se opun unor astfel de abordări cardinale. Desigur, e-mail-urile pot avea un impact negativ asupra performanței globale - spun experții, dar nu le pot refuza - este un instrument de lucru mare! Mulți oameni folosesc de e-mail pentru mai mulți ani și nu se poate imagina viața fără acest mijloc de comunicare. Bob Posen, profesor la Harvard Business School, sunt sigur: puteți încerca să reducă numărul de mesaje la un nivel minim, dar abandonarea lor nu va funcționa. În loc de măsuri radicale în cadrul companiei Atos, profesioniștii oferă să învețe să controleze fluxul de e-mail-uri și de a utiliza în mod corespunzător acest instrument. În acest lucru vă puteți ajuta cu câteva reguli simple:
Înțelegeți că problema nu se află în corespondența în sine
Unul dintre experții în eficiență povestește o astfel de poveste. Odată ce avea un singur client, care avea aproximativ 3-4 mii de scrisori nerezolvate - sarcini! Când a rezolvat în cele din urmă toate problemele în așteptare și a văzut în fața lui un dosar gol "Inbox", atunci fluxul de scrisori și numărul de întâlniri au scăzut automat! Colegii au primit informațiile necesare pentru a continua să lucreze și nu mai aveau nevoie să-l întrebe sau să-l întâlnească. Cu cât procesați mai bine scrisorile, cu atât mai des trebuie să mergeți la întâlniri.
Monitorizați fluxul de mesaje primite
Ștergeți dosarul Inbox și mențineți-l gol
Nu contează cât de multe dintre regulile de mai sus aplicați în practică, cu siguranță aveți o mulțime de scrisori neprelucrate. Începeți prin ștergerea casetei primite. Dacă aveți o mulțime de litere vechi, creați o subsecțiune "Old incoming" - și transferați totul acolo. Deci, dați imediat o lumină verde practicii de "desktop curat".
De îndată ce numărul de litere primite se apropie de zero, începeți imediat să sortați corespondența primită. Iată trei etape care vor ajuta la eficientizarea procesului:
Răspunde. Dacă răspunsul va dura doar câteva minute - dezabonați-vă. "Dacă amâta, atunci va trebui să pierzi timpul cautând o scrisoare sau încercând să-ți amintești ce vrei să spui", spune Posen.
Sortați-l. Pentru toate celelalte e-mailuri, creați subsecțiunile corespunzătoare după importanță, proiect, temă - și distribuiți-le în foldere.
Alocați timp în timpul zilei pentru procesarea poștei. Dacă bifați caseta la fiecare 5 minute, atunci veți petrece aproape tot timpul în clientul de e-mail. Pe de altă parte, verificarea intrare de două ori pe zi nu este, de asemenea, foarte productivă. "Mulți expeditori de scrisori așteaptă un răspuns imediat", spune Posen.
Fii atent cu regulile
Conform experienței experților, introducerea de fundamental noi reglementări privind manipularea corespondenței pentru un număr mare de persoane (intreaga companie, de exemplu) și să indice cum și când să lucreze cu e-mail-ul, nu este de natură să producă rezultate. De ce încărcați subordonații cu reguli stupide? De regulă, această abordare nu funcționează, deoarece oamenii nu percep "reguli mecanice".
Aceasta, desigur, nu înseamnă că toate regulile sunt rele. Puteți face un mic ghid pentru dvs. și pentru cei cu care comunicați direct. În mod similar, recomandăm altor angajați să se angajeze în corespondență, în primul rând, numai pe cei cu care lucrează cel mai mult, de la care depinde această acțiune sau acea acțiune. Desfășurați o întâlnire pe tema corespondenței electronice - și încercați să ajungeți la o opinie comună împreună.
Răspundeți rapid celor care vă cer atenția sau informațiile acum - acest lucru vă va economisi timp în viitor.
Când nu puteți răspunde imediat, setați ora în calendar pentru răspuns.
Luați "expirarea e-mailului".
Trimiteți scrisori dintr-un singur cuvânt sau răspundeți tuturor participanților la corespondență - astfel veți primi mai multe scrisori.
Presupunând că strategia globală de corespondență a companiei va rezolva toate problemele - concentrați-vă asupra a ceea ce puteți controla cu adevărat - asupra comportamentului dvs.
Citește, dezvoltă și fii eficient!
Alăturați-vă grupului PEP® LinkedIn!
Echipa PEP® WorldwideUkraine
Împărtășiți informații utile colegilor, subordonaților și prietenilor: