Imprimarea documentelor este ca ridicarea apei într-un robinet: nu ne gândim de unde provine. Deoarece apa este necesară pentru viața umană, tipărirea este vitală pentru afaceri.
Pentru a satisface nevoile de imprimare ale diferitelor tipuri de documente, puteți instala mai multe imprimante personale ieftine pe stațiile de lucru ale angajaților. Dar există o alternativă - instalarea unei imprimante puternice conectată la o rețea locală, care poate oferi nevoile de imprimare ale întregului departament. Să încercăm să ne dăm seama care sunt avantajele acestei soluții.
Preț și costul serviciului
Dacă luăm în considerare instalarea de imprimante laser monocrome personale, atunci costul achiziționării mai multor modele la nivel de intrare este mult mai mic decât prețul unui singur dispozitiv productiv de imprimare în rețea, dar acest lucru nu înseamnă că o astfel de soluție este mai economică. În principal, deoarece costul achiziționării unei imprimante reprezintă doar o mică parte din costul total al tipăririi.
Pe măsură ce costul imprimantei devine mai ieftin, costul operării sale crește. De exemplu, cartușul original de toner pentru o astfel de imprimantă costă aproximativ o treime din prețul întregului dispozitiv. Astfel, după achiziționarea celui de-al treilea cartuș în cont, costurile de operare vor depăși deja prețul echipamentului. De asemenea, merită să ne gândim că resursele cartușelor de astfel de dispozitive sunt foarte mici. În imprimantele mai eficiente, este de câteva ori mai mare, astfel încât costurile pe copie sunt semnificativ mai mici decât pentru imprimantele personale.
Eficiența și confidențialitatea
Viteza maximă de imprimare a imprimantelor personale este rareori mai mare de 12-18 ppm. Pentru comparație, imprimantele Océ oferă imprimare pe două fețe de înaltă calitate la o viteză de 60 până la 314 ppm. astfel încât să poată face față cu ușurință tuturor sarcinilor de lucru ale biroului de lucru al unui departament mare al companiei.
extensibilitate
Imprimantele personale pot fi completate cu un copiator și un scaner. Un avantaj important al imprimantelor de rețea productive, concepute pentru operarea în grupuri de lucru medii și mari, sunt posibilități extinse de extensii funcționale: tavă suplimentară pentru alimentare cu hârtie, dispozitiv (capsare, capsare, termobinder, modulul de pliere) finisare. Când cumpărați, puteți selecta imediat configurația potrivită sau puteți achiziționa un model de bază și apoi echipați-l cu module suplimentare, după cum este necesar. Astfel, imprimantele puternice au mult mai multa flexibilitate si extensibilitate comparativ cu modelele la nivel de intrare.
Confort de administrare și întreținere
Când se utilizează mai multe dispozitive de imprimare în birou, problemele de administrare și întreținere sunt foarte actualizate. Și în acest sens, imprimantele conectate la o rețea locală au un număr de avantaje față de modelele personale. Un exemplu simplu: o imprimantă conectată la un calculator poate fi utilizată numai când computerul este pornit. În plus, atunci când se imprimă lucrări voluminoase trimise de la alte locuri de muncă, sarcina pe procesorul PC-ului este semnificativ crescută - până la imposibilitatea completă de utilizare a acesteia pentru alte sarcini. O imprimantă de rețea se conectează direct la rețeaua locală și este disponibilă pentru utilizare, indiferent de ce computere sunt activate în prezent. Încărcarea asociată procesării documentelor tipărite, în acest caz, se găsește fie pe serverul de imprimare încorporat, fie pe serverul de imprimare dedicat al rețelei locale.
Complet cu imprimante puternice de rețea, este furnizat un software care vă permite să monitorizați starea actuală a consumabilelor, precum și să configurați echipamentele de la o stație de lucru la distanță. Administratorul poate seta regulile pentru utilizarea fiecăruia dintre imprimantele de rețea, permițând sau interzicând grupurilor și utilizatorilor individuali să imprime pe un anumit dispozitiv.
Cu ajutorul programelor speciale, puteți organiza un sistem de înregistrare centralizată a costurilor de imprimare. Astfel de soluții vă permit să capturați detaliile fiecărei lucrări de imprimare (dimensiunea, setările de imprimare, numele de utilizator) și, pe baza datelor primite, să compilați rapoarte statistice și să calculați costurile de imprimare pentru o perioadă dată. În plus, în majoritatea acestor sisteme, se realizează abilitatea de a compune și de a trimite în mod automat aplicații pentru achiziționarea de consumabile, a căror resursă se apropie de sfârșit.
CÂȘTIGAREA COMBINĂRII
Modelul de afaceri al băncii comerciale NIBCapital se axează pe oferirea de servicii în domeniul finanțelor corporative, al gestionării riscurilor și al deciziilor de investiții. Banca are birouri în Haga, Londra, Bruxelles, Singapore, Curacao și alte orașe. Managementul NIBCapital vede doar partea pozitivă a băncii că este "mică": numărul total al angajaților este de aproximativ 640 de persoane. Faptul că o astfel de bancă mică se poate lăuda cu rating AA, în lumea financiară vorbește volume.
Pentru a-și moderniza birourile, conducerea NIBCapital a decis să treacă de la tipărirea cu ajutorul imprimantelor personale la o organizare centralizată a circulației documentelor. Așa-numitele celule de birou au fost transformate în camere de grup, iar imprimantele personale au fost înlocuite cu sisteme digitale de imprimare de producție: Océ VarioPrint 2090 și 2105 pentru imprimarea alb-negru. documentația și Océ CPS 700 și CS 125 pentru culori. Datorită reorganizării circulației documentelor și introducerii imprimantelor multifuncționale de înaltă tehnologie, NIBCapital a reușit să obțină o reducere de 20% a costurilor și o creștere multiplă a eficienței activităților sale.
Vizhnand Brosius, care conduce departamentul de servicii corporate, descrie situația anterioară, un clasic în toate privințele, „documente de imprimare a fost realizată folosind 50-60 culoare și imprimante alb-negru, copiile sunt realizate pe vehicule mai vechi. Pentru rularea lungă a tipăririi alb-negru, a fost utilizată o imprimantă centralizată, culorile lungi de culoare au fost externalizate. Serviciul de curierat a fost angajat, dar și angajații au efectuat o mare parte a acestei lucrări ".
Modernizarea, care a inclus reproiectarea birourilor și transferul tuturor comunicațiilor, a durat aproximativ opt luni. Majoritatea imprimantelor personale, precum și copiatoarele uzate, au fost înlocuite cu imprimante MFP tipărite moderne conectate la rețeaua corporativă. Angajații au avut acces la sisteme de alb-negru de înaltă performanță pentru efectuarea de lucrări de tipărire voluminoase, iar accesul la sistemele de culoare a fost oferit doar șefilor departamentelor.
În raportul privind rezultatele NIBCapital în cel puțin doi indicatori, se poate observa efectul modernizării: în primul rând, se înregistrează o creștere a coeficientului de eficiență; în al doilea rând, cu 20-25% a fost posibilă reducerea cheltuielilor pentru circulația documentelor. Nu mai puțin interesante au fost rezultatele introducerii sistemelor de imprimare color. Serviciile bancare trebuie vândute, ceea ce implică pregătirea unor prezentări de calitate. Cu noile imprimante, NIBCapital are posibilitatea de a tipări documente color de înaltă calitate fără a utiliza serviciile terților.