Evitați expresia "Timpul vremelnic al zilei", infinitul "Tu" cu o literă de capital, cu propoziții lungi cu multe virgule. Nu este nevoie de "apă", care este folosit pentru a "turna" în partea introductivă a literelor "secretari profesioniști" și managerii de vânzări. Vă petreceți timpul pentru a ridica aceste inutile "curtseyes" și complimente; și apoi timpul său este cheltuit de destinatarul scrisorii.
Faceți o semnătură în scrisoare cât mai informativă posibil. Includeți principalele date online pentru contact. Foarte util pentru a adăuga la semnătura unui link către un site personal, carte de vizită sau un profil pe LinkedIn / Facebook (doar pre-loc ordinea în profilurile și să actualizeze datele lor și de locuri de muncă anterior / curent).
Nu scrie „kilometri de text“ Focus pe mesajul principal și apel la acțiune (exact ceea ce vrei de la destinatar pe care el / ea ar trebui să facă, după ce a primit scrisoarea dumneavoastră: apel de răspuns, face o listă, confirmă condițiile, etc. ) Toate detaliile și clarificarea detaliilor, întrebările și sugestiile nu ar trebui să prezinte în „corpul“ a scrisorii, precum și cu ajutorul fișierelor atașate (cele mai bune fișiere, utilizați un text cu un minim de imagini în formate .doc. docx. pdf)
Literele importante trebuie întotdeauna trimise dimineața și să le răspundeți după-amiaza. Motivul este simplu: dacă există ceva pe care doriți să învețe / rafina / cerere pentru a efectua, atunci este necesar ca acesta este pus pe o listă și sarcini înainte de a doua zi trece în faza „după prânz“. Dacă ați primit o scrisoare în dimineața, trebuie să adune toate informațiile pentru a afla ceea ce lipsește pentru a finaliza răspuns - și după masa de prânz va fi în măsură să ofere un răspuns complet la persoana care a scris pentru tine.
După cum puteți vedea, recomandările sunt destul de mici, dar ele ajută la salvarea atât a timpului cât și a timpului persoanei în care scrieți. Apropo, ce fel de "liifkhaki" aveți în privința corespondenței electronice de afaceri și personale?
e-mail trateze ca una dintre sarcinile de pe lista dvs. de rezolvat - nu aloca tot timpul pentru a efectua această sarcină. Destul 2 blocuri de 30 de minute în timpul zilei (dimineața și după prânz). Se separă textul în paragrafe (un gând / provocare - un paragraf) - la fel de banală ar suna, dar este foarte dificil să Wade prin textele lungi kilometru, care nu în timp ce încă împărțite în paragrafe separate. Nu uitați să răspundă la e-mailuri - nu este nimic mai rău decât să trimită un e-mail și nu a primit un răspuns. În același timp, pentru a evita răspunsurile automate, cum ar fi „a fost primit scrisoarea ta. Eu va răspunde imediat ce oportunitate.“ Din experiența mea, răspunsurile după robotul telefonic nu vin deloc.