Compoziția de semnături include: numele persoanei care semnează documentul (complet, în cazul în care documentul nu este emis pe formular, și scurt - pe un document întocmit pe formularul), semnătura personală și interpretarea acesteia. La semnarea documentelor întocmite de comisie nu sunt marcate posturile persoanelor care au întocmit documentul, ci repartizarea atribuțiilor în componența comisiei. În cazurile prevăzute de legislația în vigoare, notarul trebuie să semneze pe documente sigiliul corespunzător. Reflecția sigiliului este plasată astfel încât să acopere o parte din titlul postului persoanei care a semnat documentul.
Dacă documentul are aplicații, numele complet al cărora este dat în textul său, atunci în aplicație ar trebui să se precizeze numai numărul de coli și numărul de copii. În cazul în care documentul este o aplicație care nu este menționată în text, numele lor trebuie să fie recalculate după textul care indică numărul de foi în fiecare cerere și numărul de exemplare, de exemplu: „Apendice: acord duplicat-cumpărare privind vânzarea de 2 arc. În 1 notă. "Atunci când răspundeți la o interogare, trebuie să faceți o trimitere la numărul documentului de solicitare. Documentele, care se formează, este ștanțat pe punerea în aplicare, care este situat pe marginea de jos a primei foi sau pe partea din spate a primei foi de hârtie și include o scurtă referire la exemplul de realizare (în cazul în care documentul absent care indică execuție), iar cuvântul „după caz“ și numărul cazului (ordinului) în care trebuie depus documentul completat. Pe documentul de ieșire trebuie să poarte un număr care corespunde cu numărul de ordine al revistei de înregistrare a documentelor de ieșire și numărul cazului (de-a lungul), care va rămâne o copie a documentului de ieșire.
Elaborarea documentelor oficiale ia o parte considerabilă din timpul de lucru al angajaților aparatului administrativ și necesită eforturi mari. Pentru a întocmi un document cu drepturi depline, trebuie să cunoașteți în primul rând problema abordată în document și să aveți suficiente informații.
La pregătirea unui document, aceștia se ghidează după următoarele reguli:
În primul rând, sunt specificate oportunitatea, scopul documentului și gama de probleme ce urmează a fi soluționate. Aceasta vă permite să alegeți tipul de document, forma acestuia, care determină în multe privințe stilul și caracterul prezentării de text, pentru a stabili decizia de management.
Astăzi, în prezența unor baze de date electronice adecvate care conțin colectare text complet de acte legislative și normative în direcția organizației (compania) să efectueze o astfel de pregătire preliminară nu este dificil.
La întocmirea documentelor administrative, cum ar fi ordinele, ar trebui să exploreze documente administrative emise anterior ca un superior, și organizarea lor, pentru a se evita contradicțiile cu ei și duplicarea, să se concentreze pe aspectele remarcabile ale problemei. Această etapă de pregătire a documentelor este, de asemenea, mai ușor de realizat, având în memoria calculatorului texte ale documentelor administrative.
Apoi încep să colecteze informații cu privire la fondul întrebării specifice din document. Pentru aceasta, pot fi extrase fundalul, rapoartele, memorandumurile, actele, scrisorile etc. Ambele sunt disponibile pe hârtie și sunt stocate în memoria computerului.
Cunoașterea pe baza actelor normative și normative, modul în care aceste probleme sunt rezolvate și colectarea tuturor informațiilor necesare, alcătuiesc proiectul de document. În acest caz, utilizați texte stencil, seturi de expresii și expresii standard.
Proiectul de document este editat și convenit. Etapa finală este finalizarea și semnarea documentului.
În practica documentației, cerințele generale impuse asupra textelor documentelor au fost întrerupte. În primul rând, trebuie amintit că documentul oficial este destinat să inducă la orice acțiune, să convingă. Acest lucru se realizează prin raționamentul și logicitatea faptelor și argumentelor citate. Formularea din documentul de serviciu ar trebui să fie perfectă din punct de vedere juridic.
Cele mai importante cerințe sunt fiabilitatea și obiectivitate, ca document concis cu caracterul complet al informațiilor, precizia, eliminând posibilitatea unei înțelegeri dublă a textului.
Fiabilitatea informațiilor este înțeleasă ca o reflectare a stării actuale a problemei, o descriere imparțială și o evaluare a evenimentelor.
Completitudinea informațiilor implică faptul că documentul conține toate informațiile necesare pentru a aborda problema prezentată în document. Este incompletența informațiilor care de multe ori te obligă să ceri informații lipsă, generează corespondență și întârzie soluționarea problemei.
Precizia, corectitudinea înțelegerii informațiilor menționate în document sunt predeterminate de claritatea și claritatea prezentării.
Brevetul este realizat, în primul rând, prin selectarea informațiilor necesare și fiabile, cu excepția repetițiilor și a detaliilor inutile. Fiecare cuvânt din textul documentului trebuie să aibă un sens.
Realizarea claritate în prezentarea ajuta la selectarea atentă a cuvintelor, structura compozițională corectă a textului, limba și motivarea ordinea directă a cuvintelor într-o propoziție în care verbul urmează subiectul, definiția se confruntă cu un cuvânt care definește. Dar în acele cazuri în care sarcina semantică cade pe acțiune, se folosește ordinea inversă a stratului.
Pentru particularitățile stilului de afaceri este utilizarea pe scară largă a unor formule de limbaj stabile - transformări de limbă, folosite într-o formă nemodificată. Acestea sunt cauzate, în primul rând, de repetabilitatea situațiilor manageriale și de limitarea comparativă a vorbirii în afaceri. Seturi de astfel de fraze și expresii standard sunt utilizate în compilarea actelor, a certificatelor și a altor informații și documente de referință. În corespondența de afaceri, în special cu corespondenții străini, este, de asemenea, obișnuit să se utilizeze fraze frazeologice stabile, care să ajute la traducerea într-o altă limbă. Când utilizați un computer, aceste fraze și expresii standard sunt introduse în memoria aparatului. Set expresii (formule lingvistice) oferă o înțelegere lipsită de ambiguitate a textului, reduce timpul de preparare a acestuia și percepția destinatarului.
Pentru stilul de documente oficiale, este, de asemenea, caracteristică a utilizării locuțiune, t. Pentru a. În înregistrările de afaceri cele mai multe dintre cuvintele folosite doar cu unul sau un grup limitat de cuvinte.
În documentele administrative emise cu privire la principiile colegialității, se folosește forma de prezentare a persoanei a treia a singularului. În documentele comune, textul este prezentat de la prima persoană a persoanei multiple.
Minutele utilizează formularul de text de la a treia persoană a persoanei multiple, iar înregistrarea discursurilor este efectuată de la cea de-a treia persoană singulară.
Utilizarea pe scară largă în documentele oficiale a beneficiat de utilizarea unor cuvinte și fraze scurtate, ceea ce reduce cantitatea de documente și accelerează percepția informațiilor.
Textele de documente complexe, de mare volum (recenzii, rapoarte, referințe etc.) sunt împărțite în părți: secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, paragrafe care sunt numerotate cu cifre arabe.
Structura textului anumitor tipuri de documente poate fi predeterminată de actele normative, în care este indicată, din care se compune documentul. Astfel, de exemplu, descrierea postului, poziția despre diviziunea structurală se face.
Managementul proceselor constă în efectuarea unui număr de funcții, rezolvarea unor sarcini specifice, de multe ori generate de același tip de situații care fac același tip de documente. Aceasta a fost baza unificării textelor documentelor. Textul unificat al documentului de gestionare poate fi prezentat sub formă de șablon, chestionar, tabel.
Un șablon este înțeles ca un text pre-tipărit cu informații permanente unificate și omite să fie umplut cu informații piperate care caracterizează situația confecțiilor reflectată în acest document.
Stencil texte pot fi dezvoltate în toate domeniile de activitate, atât într-o singură întreprindere, instituție, firmă și un sistem de întreprinderi sau instituții omogene, organizații dintr-un departament sau un grup de instituții omogene și întreprinderi din diferite departamente.
documentele contabile primare sunt realizate, de obicei, pe formulare standardizate, atunci când elaborăm o potrivire parte (umplut) a textului. Pentru a le completa, actele de reglementare fac cerințe speciale.
Intrările în documentele financiare primare sunt produse în cerneală, pix cu creion, creion chimic sau cu ajutorul mașinilor de scris și a mecanizării. Linile libere sunt traversate.
Informațiile din documentele primare sunt înregistrate atât în formă text, cât și în formă digitală. Spre deosebire de documentele altor sisteme de documentare, în documentele contabile, ștergerile și corecțiile nedocumentate nu sunt permise. Dacă faceți o greșeală, textul greșit, sau valoarea nu este întins, așa cum se face în instrumente convenționale și barată de o linie, astfel încât a fost posibil pentru a citi barată și peste uncrossed textul corectat înscris sau valoarea.
Apoi, corecția este prevăzută de inscripția "corectată" și este confirmată prin semnătura persoanei care a semnat documentul și data corecției.
În documentele contabile primare, sume de bani sunt adesea exprimate nu numai în număr, ci și pentru a evita posibilele greșeli, sunt prezentate într-o versiune verbală.
A terminat de scris textul documentului să-l formuleze un antet, care este un element indispensabil oricărui document, realizat pe format A4, indiferent de forma, conținutul și scopul documentului.
Titlul este întocmit de persoana care a pregătit documentul. Acesta este situat în colțul din stânga sus al documentului, sub cerințele principale. Într-o linie a titlului nu trebuie să fie mai mult de 28 de caractere. Titlul este tipărit fără ghilimele, fără citate și nu este subliniat. Având un antet, este mult mai ușor să procesați un document, deoarece fără a citi întregul text, obțineți o idee despre conținut și trimiteți documentul spre executare.
O notă despre disponibilitatea aplicației. Documentele de serviciu separate au aplicații. Astfel de aplicații pot fi orice documente trimise cu o scrisoare de intenție care să explice motivul trimiterii lor. La documentele normative sau administrative, documentele sunt date ca atașament, pe care le-au aprobat sau le-au pus în aplicare.
Dacă aplicațiile din text nu sunt numite, numele lor este dat în marca aplicației cu numărul de foi și copii din fiecare aplicație. În prezența mai multor aplicații, acestea sunt numerotate.
Dacă aplicația este cusută, numărul de coli nu este specificat.