Există mai multe abordări de bază pentru determinarea eficacității organizațiilor:
1. Înțelegerea eficienței ca măsură a atingerii scopului organizației. În acest caz, este important să recunoaștem natura dinamică a obiectivelor și diferența dintre obiectivele oficiale și operaționale ale organizației. Această abordare este eficientă dacă obiectivele organizaționale sunt specifice, măsurabile și acoperă o gamă largă de activități ale organizației.
2. Înțelegerea eficacității ca abilitatea organizațiilor de a folosi mediul pentru a obține resurse rare. Unul dintre aspectele principale ale acestui concept este interdependența dintre organizație și mediul extern al întreprinderii ca formă de schimb de produse. Spre deosebire de cerința de "maximizare", prezentată în alte abordări, această metodologie sugerează "optimizarea" utilizării mediului.
3. Înțelegerea capacității de performanță a organizațiilor
rezultate maxime la costuri fixe sau capacitatea de a reduce costurile la atingerea rezultatelor dorite.
4. Înțelegerea performanței ca abilitate de a atinge obiective pe baza unor caracteristici interne bune ("sănătoase"). În opinia susținătorilor acestei abordări, o structură organizațională eficientă sporește satisfacția, sentimentul de asigurare și controlul personalului asupra activităților organizației. Principalul dezavantaj al acestui concept este atenția excesivă asupra mijloacelor de atingere a obiectivelor în detrimentul evaluării rezultatelor.
5. Înțelegerea eficienței ca grad de satisfacție a clienților și a satisfacției clienților. Această abordare este aplicabilă într-o situație în care grupuri puternice de indivizi din afara organizației sunt capabili să exercite o influență semnificativă asupra funcționării acesteia.
Economistul bine cunoscut D. Dink, sub eficacitatea sistemului organizațional, înțelege eficacitatea funcționării sale, care constă în următoarele șapte componente:
• Eficiența - gradul de atingere a obiectivelor stabilite;
• economia - gradul de utilizare a resurselor;
• calitatea - gradul de respectare a specificațiilor și a desemnării;
• rentabilitatea sau raportul dintre venitul brut și costurile totale;
• productivitatea - raportul dintre numărul de produse produse la consumul de lapte;
• calitatea vieții profesionale - gradul de satisfacere a nevoilor personale și a solicitărilor participanților la producție în timpul desfășurării activității;
• introducerea de inovații ca o caracteristică a transformării potențialului științific și tehnologic al întreprinderii.
Pe baza acestor criterii, eficacitatea sistemului este evaluată printr-un sistem de indicatori care reflectă fiecare dintre aceste caracteristici. Această abordare a înțelegerii esenței și a evaluării eficacității sistemului a devenit răspândită în sistemele străine pentru evaluarea eficacității activităților organizației și este studiată în detaliu în cursul de instruire "Managementul Performanței".
Compararea abordărilor propuse cu o înțelegere a esenței eficacității indică faptul că acest concept este multilateral. Comună tuturor definițiilor este noțiunea de performanță ca și capacitatea sistemului de a atinge obiectivele, care servesc interesele de satisfacție a clienților, utilizarea optimă a mediului, creșterea eficienței, eficacității sistemului, și altele.
Datorită independenței relative a organizațiilor, obiectivele formulate de aceasta au o natură dublă.
Deoarece orice organizație este un element al unui sistem organizatoric mai larg și operează în cadrul său prescris, o parte din scopurile organizaționale se formează de sus. Ele pot fi considerate ca obiectiv extern - pentru a limita sau de factori - condițiile (de exemplu, fabricarea produselor în conformitate cu graficul de livrare sau organizarea producției într-o cantitate specificată în cererea consumatorului, etc ..). Scopurile externe caracterizează acele proprietăți ale întreprinderii și ale mediului care le afectează în mod semnificativ activitățile și ar trebui luate în considerare în evaluarea eficienței.
Pe lângă obiectivele externe, organizația are propriile obiective interne sau autonome. Obiectivele interne, spre deosebire de cele externe, sunt legate de îndeplinirea funcțiilor de bază ale organizațiilor. În funcție de rolul în scopuri organizatorice interne de luare a deciziilor pot fi clasificate pe țintă direcție, care ar trebui realizată ca urmare, și condițiile sunt definite ca fiind interne goluri limite. Deoarece obiectivele de ghidare poate fi numită o structură organizatorică rațională a întreprinderii, sistemul perfect de planificare și de gestionare operațională, executarea simultană a proceselor și activităților și altele. Printre obiectivele, constrângerile includ constrângerile legate de resurse, costul reorganizarea proceselor de producție, și altele.
rezultatele obținute și costurile de realizare a acestora. Dacă vom folosi dispozițiile menționate ca fiind inițiale în determinarea esenței eficacității, putem concluziona că activitățile organizației pot fi recunoscute în mod eficient atunci când sunt îndeplinite următoarele condiții:
• Obiectivele în orice moment sunt considerate temporare, mobile, derivate din cerințele atât din partea societății, cât și a organizației în sine;
• obiectivele stabilite au fost atinse cu succes: realizarea obiectivelor este justificată de mijloacele cheltuite în acest scop, raportul necesar de costuri și performanță este îndeplinit;
Această definiție reflectă atât aspectele "interne", cât și cele "externe" ale eficacității organizațiilor, și anume utilizarea rațională a resurselor organizaționale și realizarea rezultatelor, luând în considerare factorii externi - condițiile pentru funcționarea organizațiilor.
După cum se poate observa din modelul de eficiență al organizării producției, prezentat în Fig. 1, creșterea eficienței organizaționale este posibilă cu condiția ca activitățile organizației să se desfășoare în direcția atingerii scopului stabilit în colțul din dreapta sus al schemei, adică dacă există o reducere a costurilor și sunt îndeplinite condițiile care răspund nevoilor de dezvoltare socială a producției.
Pentru a influența în mod intenționat creșterea eficienței organizației, este necesar să avem o idee clară despre factorii care determină nivelul acesteia.
Există trei grupuri de factori de performanță interdependenți:
• factori la nivel de sistem, care determină condițiile de funcționare efectivă a organizației, care includ măsura în care principiile organizației, cultura organizațională, deciziile organizatorice validitatea sistemului de evaluare de selecție și, prezența mecanismului instituțional de coordonare și de a asigura procese parțiale de coerență;
• factori externi, limitări ale organizării producției, datorită regularității comunicabilității sistemelor, principalele fiind cerințele mediului extern, limitarea resurselor investiționale;
• Factorii care guvernează dezvoltarea organizației - existența unui program de dezvoltare a organizării producției, furnizarea de resurse organizaționale.
Importanța și puterea influenței factorilor individuali dintre aceștia pot fi identificați ca fiind cei care au cel mai semnificativ efect asupra eficacității sistemului organizatoric. Acești factori pot fi numiți critici. Eficacitatea organizației este determinată, în principal, de factori critici, în timp ce factorii intermediari își modifică puțin parametrii.
Iată o descriere a principalilor factori critici.
Principiile organizației sunt baza pentru construire
activitatea de lucru a întreprinderii. Implementarea lor permite creșterea eficienței prin armonizarea și raționalizarea legăturilor dintre elementele principale și procesele de producție, precum și relațiile organizației cu mediul extern.
Cultura organizațională este un factor care permite organizațiilor să influențeze indirect eficacitatea deciziilor luate. Există o strânsă interdependență între cultura organizației și succesul antreprenoriatului. Toate afacerile de succes, împreună cu o viziune clară a strategiei sale de dezvoltare, o structură organizatorică flexibilă și angajații cu înaltă calificare posedă cultură puternică și un stil special, care, împreună, contribuie la eficiența ridicată a organizației. Dacă apar probleme în întreprinderile cu personal dezvoltat, acestea pot lua rapid măsurile necesare, deoarece valorile fundamentale ale organizației sunt percepute de toți angajații.
Prezența unui mecanism organizatoric. coordonarea și asigurarea interconectării proceselor parțiale. Mecanismul organizațional caracterizează subiectele de producție și relațiile care sunt stabilite și întreținute între ele în procesul de producție, precum și formele de manifestare a acestor relații, sistemul normelor și procedurilor organizaționale. Prezența unui mecanism organizatoric permite desfășurarea unor activități intenționate de raționalizare a relațiilor și de creștere a gradului de coerență a proceselor și a muncii. Dacă, odată cu schimbarea cerințelor de mediu, numărul și natura relațiilor interdependente ale elementelor se schimbă cu condiția de a menține sau îmbunătăți organizarea, atunci putem vorbi despre eficiența ridicată a funcționării organizației. Aducerea într-o anumită ordine a relațiilor organizaționale și asigurarea unei lucrări coordonate a legăturilor individuale într-un mediu în schimbare nu poate fi decât printr-un mecanism de coordonare bine stabilit.
un mediu caracterizat de cerințele nevoilor sociale, concretizată într-proprietățile și volumul de producție, momentul livrării sale, precum și limitările asociate cu impactul asupra mediului și posibilitățile de producție materiale. Aceste cerințe trebuie să fie luate în considerare în formarea scopurilor organizaționale și alegerea modalitățile de realizare a acestora, în cazul în care acest lucru nu se întâmplă, organizația își pierde orientarea „socială“ și acționează ca un sistem închis, realizând propriile lor scopuri.
Limitarea resurselor de investiții ca factor al eficacității organizației determină posibilitatea obținerii unui rezultat final adecvat obiectivelor stabilite utilizând capacitățile financiare disponibile. În cazul în care proiectele organizaționale, conceptele nu au suportul financiar necesar. Probabilitatea implementării lor practice și obținerea unui efect (și aceasta este condiția determinantă a eficacității) este nesemnificativă.
Furnizarea de resurse organizaționale. Resursele organizației oferă o idee despre mijloacele de activitate organizațională. Aceste instrumente includ angajații, precum și informațiile utilizate în activități practice, mijloace tehnice, investiții. Acea parte a resurselor organizaționale implicate în procesul de organizare formează costurile sau cheltuielile totale pentru activitățile organizaționale. O eficiență ridicată a funcționării organizației este posibilă prin disponibilitatea resurselor necesare și prin reducerea costurilor de obținere a rezultatelor necesare.
Programul de dezvoltare a organizației desfășoară activități de planificare, control și reglementare a activității sale. În măsura în care metodele de planificare și gestionare a procesului de dezvoltare al unei organizații sunt perfecte, liniile activității organizaționale sunt justificate, iar obiectivele de dezvoltare sunt clar formulate, soluția la problema eficientizării organizaționale depinde în mare măsură.