Fiecare companie supraviețuiește pe o piață competitivă datorită competenței sale principale. Cineva poate produce produse de înaltă calitate, cineva furnizează servicii solicitate, iar altcineva funcționează bine cu agențiile guvernamentale. Gestionarea personalului este principala competență, cu excepția agențiilor de resurse umane, ceea ce înseamnă că este posibilă externalizarea acestei funcții.
Avantajele outsourcingului sunt evidente - oferind funcții non-core "pe partea", compania scapă de dureri de cap inutile și optimizează de facto costurile și, de asemenea, reduce costurile. Dar, în afară de avantaje, există întotdeauna deficiențe care se manifestă în moduri diferite în fiecare caz specific. De regulă, principalele probleme ale externalizării sunt reduse la calitatea scăzută a serviciilor furnizate și competența insuficientă din partea furnizorului lor. Prin abordarea corectă a alegerii unui furnizor, aceste probleme pot fi evitate chiar și în stadiul inițial al proiectului.
În Rusia, o țară cu o cultură tradițională slabă de externalizare, pătrunderea externalizării în resursele umane este la un nivel mai scăzut decât în majoritatea țărilor occidentale. Unele companii rusești percep outsourcing-ul ca fiind un angajament nenatural, nesigur și extrem de suspect. Alții pur și simplu nu înțeleg ce poate fi externalizat și în ce cazuri ar trebui făcut. În acest articol vom încerca să oferim o privire de ansamblu asupra principalelor opțiuni de externalizare a resurselor umane și să oferim câteva recomandări cu privire la momentul în care să le folosim cel mai bine.
Opțiunea unu (radical): externalizarea întregului departament de resurse umane
Să începem cu cea mai radicală versiune - externalizarea completă a departamentului HR. În acest caz, toate principalele procese HR sunt externalizate: recrutarea, gestionarea înregistrărilor de personal și calcularea salariilor. În practică, această opțiune este rară și cea mai mare parte în companiile mici, deoarece:
Este dificil să găsiți un bun outsourcer pentru toate procesele de personal în același timp
Și pentru a asigura o interacțiune eficientă între diverșii externi este și mai dificilă
În companie, trebuie să existe și persoane responsabile pentru dezvoltarea strategiei de resurse umane și controlul acțiunilor de externalizare.
Dar dacă externalizați complet întregul departament de resurse umane este obținut numai în cazuri izolate, atunci este destul de posibil să faceți acest lucru cu componenta sa. Departamentul de resurse umane poate fi împărțit în părți "interne" și "externe" în două moduri: fie prin distribuirea funcțiilor funcționale ale specialiștilor în resurse umane, fie prin distribuirea acelor angajați pentru care aceștia răspund. În al doilea caz, ajungem la o versiune foarte bine cunoscută a așa-numitei leasing de personal.
Modelul de leasing al personalului implică faptul că unii dintre angajații companiei sunt înscriși în personalul unei companii de outsourcing, care le recrutează în mod independent și răspunde de toate procesele asociate acestora. Cu alte cuvinte, compania de leasing devine un "departament HR" în cadrul departamentului HR "mare" al companiei. În mod tipic, modelul de leasing se aplică acelor angajați care nu îndeplinesc funcțiile de bază din cadrul organizației și / sau care sunt angajați în întreținerea acesteia. Cel mai frecvent exemplu de leasing este transferul către "partea" persoanelor care se ocupă de curățarea spațiilor.
Un alt exemplu de leasing, care, de asemenea, câștigă rapid relevanță, este așa-numita leasing de personal. "De regulă, în cadrul contractului de închiriere a personalului, compania contractantă împrumuta pentru o vreme angajații din cadrul organizației de outsourcing", spune Andrei Șabanov, Director General al Grupului UCMS CSI. - Atractivitatea financiară a chiriei este evidentă, deoarece clientul nu cheltuie resurse pentru căutarea, instruirea și demiterea noilor angajați. În acest caz, este totuși necesar să se ia în considerare faptul că, în unele cazuri, modelul de închiriere nu este aplicabil. "
Dacă considerăm outsourcingul "funcțional", atunci limitările de mai sus înseamnă că compania trebuie să aibă cel puțin un personal dedicat specialiștilor în resurse umane. Un fel de centru de coordonare pentru integrarea diferitelor funcții HR, implementarea cărora oferă fie specialiștii lor, fie companiile terțe. În general, există trei tipuri de outsourcing "funcțional": outsourcing HR-front-office (recrutare, instruire ...), outsourcing HR-back-office (salarizare, administrare a resurselor umane ...) și externalizarea resurselor umane. În viitor, vom analiza în detaliu aceste tipuri de externalizare.
Opțiunea 2 (clasic): externalizarea departamentului HR-front-office
Sub conducerea unității de resurse umane se înțelege în acest caz toate procesele de gestionare a personalului, care implică direct personalul. Grupul acestor procese include recrutarea, precum și creșterea competenței, formării și formării. În majoritatea covârșitoare a cazurilor, biroul frontal al unității HR este externalizat.
"Cel mai simplu tip de externalizare - procesele de recrutare externă - este reprezentat în Rusia cel mai larg", consideră Elena Miklyaeva, manager de resurse umane la IKEA. - Multe companii nu doresc să selecteze candidați și să încredințeze această afacere nerecunoscătoare uneia sau mai multor agenții de recrutare. În majoritatea cazurilor, agenția îndeplinește doar funcțiile primare de recrutare, cum ar fi plasarea locurilor vacante pe site, examinarea inițială a candidaților și primul interviu. "
În același timp, există formele mai profunde de externalizare a proceselor de recrutare, în cadrul căruia sunt angajați consultanți profesioniști, care studiază firma "din interior" și caută angajați potriviți pentru aceasta. Această schemă este de obicei folosită pentru a găsi angajați cu abilități rare sau pentru a angaja directori de top. În cazul angajaților obișnuiți, "imersiunea adâncă" rareori aduce beneficii semnificative.
Externalizarea departamentului de resurse umane include și formarea personalului - un proces de afaceri care este necesar pentru majoritatea companiilor moderne. Aici, totuși, apare întrebarea - este externalizarea învățării sau este mai bine clasificat ca un serviciu? Din punct de vedere formal, totul depinde de tipul de formare - dacă societatea este capabilă să o conducă singură, atunci este vorba despre externalizarea, dacă nu, despre serviciile terților. Într-un fel sau altul, se poate spune cu certitudine că formarea este un proces important de resurse umane și, în cele mai multe cazuri, este condus de o organizație externă.
Opțiunea a treia (antirutinny): outsourcing HR-back-office
Cel de-al doilea grup funcțional de procese HR sunt procese în care angajații obișnuiți ai companiei nu participă. Astfel de procese "back-office" sunt adesea externalizate, deoarece constau în operațiuni standardizate, de rutină și în același timp costisitoare.
În străinătate, practica externalizării gestionării personalului și a circulației documentelor este extrem de populară - de exemplu, fiecare al șasea companie americană utilizează externalizarea salarizării. Companiile occidentale folosesc serviciile furnizorilor specializați, astfel încât să nu-și încarce managerii de resurse umane cu lucrări de hârtie plictisitoare și de rutină. Datorită acestei abordări, acești manageri primesc mult mai mult timp pentru a-și îndeplini funcțiile de bază legate de implementarea strategiei HR a companiei.
Cu toate acestea, în Rusia totul se întâmplă puțin diferit. "Practica arată că în Rusia se poate vedea situația opusă, în care specialistul în resurse umane este un porc și un secerător și un jucător la un tip", spune Inna Tsoy, specialist HR la Perimetrix. - Este forțat să se simtă subțire în psihologia umană, să înțeleagă specificul organizației și să cunoască pe bunădată toate prevederile Codului muncii și practicile de aplicare a legii. Este clar că un astfel de profil larg afectează în mod direct calitatea muncii sale. "
Externalizarea proceselor de gestionare a evidenței personalului și calcularea salariilor este adesea întâlnită în companiile străine care intră pe piața rusă. În cele mai multe cazuri, ei deschid birouri de reprezentare aici, în care lucrează un număr relativ mic de angajați. Astfel de companii au mai multe șanse să folosească servicii de outsourcing decât să mențină un grup de specialiști în HR, care, în plus, nu vor fi complet încărcați.
În ce cazuri ar trebui externalizate procesele de externalizare a administrației de personal? Potrivit lui Valeria Volkova, directorul resursei umane al biroului de reprezentanță al lui Perfetti Van Melle, nu există un răspuns universal la această întrebare. "Totul depinde de starea actuală a acestor procese în cadrul companiei și de fondurile pe care compania le cheltuiește pentru aceste procese. Este greu de căutat un contractant terț, dacă operațiunile de evidență a personalului funcționează fără probleme și în mod clar, fără a necesita o cantitate mare de resurse ", crede Valeriya.
În plus, este important să se înțeleagă că procesele de colectare și consolidare a datelor din diverse surse joacă un rol important în administrarea personalului. În cazul organizațiilor mari și distribuite teritorial, externalizarea acestor procese este dificilă și trebuie să rămână în interiorul companiei. În consecință, beneficiul economic al utilizării externalizării poate fi semnificativ mai mic decât cel așteptat sau poate chiar să nu se producă.
În orice caz, unul dintre factorii-cheie ai proiectului de externalizare este întotdeauna interacțiunea efectivă între angajații autorității contractante și specialiștii externalizatorului.
Opțiunea Patru (inovatoare): externalizarea implementării sistemelor informatice
Ultima variantă a externalizării este slab consacrată în mass-media specializată în multe privințe, deoarece se află la intersecția proceselor de resurse umane și a proceselor de automatizare a întreprinderii. Faptul este că cheia succesului strategiei HR a unei companii moderne este un sistem funcțional de resurse umane care simplifică substanțial toate procesele legate de managementul personalului. Este destul de logic ca acest sistem să poată fi externalizat.
În acest caz, nu vorbim de evoluții personalizate - în condițiile actuale, scrierea unui sistem de la zero este prea dificilă și, pe lângă aceasta, este doar inutilă. Este vorba despre externalizarea proceselor de plasare a sistemului HR, a actualizărilor și a suportului tehnic. În vest, acest concept este extrem de popular - și chiar promovează sub propriul său acronim SaaS (Software-as-a-Service, software ca serviciu).
„Ideea de SaaS este foarte simplu - în loc să plaseze software-ul în cadrul organizației, accesul la acesta este asigurat de la distanță prin intermediul programului-browser și web-interfață, - spune Andrei Shabanov, Managing Director UCMS Group CIS .Andrey Shabanov. - SaaS sens (ca, într-adevăr, orice alt tip de externalizare) este redus pentru a reduce costurile, care se realizează printr-un aranjament centralizat, administrare si suport HR sisteme pe partea Comanditarul. Este clar că o cerință obligatorie a SaaS este disponibilitatea unei conexiuni la Internet în bandă largă pentru companie. "
Folosind conceptul de SaaS în resurse umane este deosebit de interesant faptul că permite așa-numitul tip „mixt“ de externalizare, în care exclude transmiterea de informații între client și organizația de outsourcing. După cum am menționat deja mai sus, procesele de consolidare și de transfer de date determină deseori succesul unui proiect de externalizare.
În cazul în care ideea de SaaS, am numit un „simplu“, însemnând „mixt“ outsourcing este evident - de ce face cu transferul de informații, în cazul în care puteți stoca în interiorul aceluiași sistem? Din fericire, conceptul SaaS și implementările sale moderne permit destul de mult. Aceasta asigură o flexibilitate maximă pentru client, care poate externaliza acele funcții și sub-funcții care îi provoacă probleme maxime.
Teoretic, într-o externalizare mixtă implică de obicei trei parti - clientul, furnizorul de companie SaaS-service și outsourcing alte funcții. Toate operațiunile sunt efectuate în cadrul aceleiași instalări a sistemului atât de către specialiștii clientului, cât și de către specialiștii externalizatori. Prin urmare, principala limitare a acestui model - pentru ao aplica, este necesar ca clientul și Comanditarul utilizează același sistem implementat în cadrul conceptului SaaS.
Ultima restricție este destul de dificilă și nu permite modelului de outsourcing mixt de resurse umane să câștige repede popularitatea pe piață. Prin urmare, în practică, folosind un model diferit, în care furnizor de SaaS și contractori este una și aceeași companie. În prezent, mulți dintre cei mai mari furnizori globali de HR-servicii (Ceridian, UCMS Group, și altele.) Oferă deja SaaS soluții și în outsourcing complexe HR-procese, permițând clienților să beneficieze pe deplin de avantajele de externalizare mixte.
Cum de a alege tipul corect de outsourcing?
Ca sumar, vom prezenta un tabel rezumativ (Tabelul 1) al tuturor opțiunilor principale de externalizare care pot fi utilizate în domeniul managementului personalului. Este ușor de văzut că pentru aproape orice companie puteți găsi exact tipul de outsourcing care se potrivește cel mai bine.
Tab. 1. Caracteristicile comparative ale tipurilor de outsourcing în domeniul HR. Sursa: Grupul UCMS CSI
Permite utilizarea diferitelor tipuri de externalizare, chiar și în cazurile în care implementarea lor "directă" este nejustificată din punct de vedere economic
Oferta limitată pe piața rusă. Celelalte neajunsuri ale modelului depind de componentele outsourcingului "mixt"
Companiile care ar dori să optimizeze costul HR, dar utilizarea directă a outsourcing-ului nu permite acest lucru
Cu toate acestea, indiferent de ce tip de outsourcing alege compania dvs., succesul proiectului depinde direct de o serie de factori fundamentali. Principala este calificarea furnizorului de servicii, precum și încrederea societății client către acesta. Desigur, toate condițiile pentru externalizare vor fi definite în acordurile relevante, dar fără a avea încredere în relațiile dintre părți, succesul proiectului este imposibil în principiu.
Un alt aspect important în alegerea tipului și furnizorului de outsourcing este modelul economic de cooperare. Chiar și în etapa anchetei preliminare, ar trebui dezvoltat un model de cost clar și real, care să permită răspunsul la întrebările referitoare la componenta financiară a proiectului. Este posibil ca calculul fezabilității economice a proiectului să permită societății să se uite la propriile procese HR și, prin urmare, să ia cea mai eficientă decizie.
Ilustrație. O scurtă prezentare a tipurilor de outsourcing în domeniul HR