Ce trebuie să faceți cu arhiva, dacă nu este clar ce să faceți cu ea. Trageți sau vă închideți? Nici atunci, nici celălalt. Instrucțiuni pas-cu-pas.
Sfaturi pentru companiile care doresc să pună arhiva în ordine, dar nu știu de unde să înceapă.
Recent, de multe ori suntem intrebati de unde sa incepem, daca nu este clar ce sa faceti, dar faceti-o.
Problema este următoarea: organizația a existat de mai mulți ani. Arhiva este în depozit. Ce este și cum este - o întrebare retorică. Și cine l-ar fi cunoscut. Ce ar trebui să fac?
Vă recomandăm o schemă standard care să ne permită să înțelegem ce anume:
1. Decideți ce aveți la dispoziție!
Este necesar să vă urcați și să vedeți ce aveți de-a face.
Există mai multe tipuri de documente care au loc în orice organizație.
a) documente cu o perioadă de depozitare temporară, de obicei de până la 5 ani (documentația contabilă primară)
b) documente cu termen lung de depozitare (mai mult de 10 ani), de exemplu documente privind certificarea personalului, păstrate timp de 15 ani.
c) documente privind personalul (ordine, dosare personale ale angajaților, carduri sub formă de T-2, contracte de muncă)
d) documente privind calculul salariilor (declarații, conturi personale, salarii)
e) documentele cu perioade permanente de depozitare (ordine pentru activități principale, documente constitutive)
2. Distruge toate nafig-urile inutile!
Este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor și să se elimine tot ce este inutil.
Pentru examinare, este necesar să se utilizeze liste aprobate, care să indice în mod clar perioada de depozitare pentru fiecare tip de document.
Pentru procedura de anulare și distrugere a documentelor sunt necesare următoarele:
O remarcă serioasă:
Legislația de mediu a Federației Ruse nu permite arderea documentelor și, prin urmare, trebuie să fii pregătit pentru faptul că există mai multe opțiuni de distrugere:
a) Invitați încărcătoarele și apoi învățați din ziarele pe care cineva le-a găsit documentele în pustie
b) Preluați hârtia reciclată. Șansele de distrugere sunt mai mari decât în cazul a. Dar vântul poartă documente. O vrei?
c) Transferul documentelor pentru distrugere prin incinerare industrială.
În acest caz, o tona de hârtie arde în 2-3 ore. Dar nu spui nimănui despre asta. Nici, nici. Un secret teribil. În caz contrar, vor impune o amendă. Ei bine, certificatul va fi că documentele au fost tăiate.
3. Efectuați o examinare a ceea ce ați lăsat.
Chiar astăzi în Tomsk, am efectuat examinarea documentelor companiei de asigurări, pe baza cărora sa constatat că din cele 128 de volume de documente, pe care clientul a fost gata pentru a fi stocate definitiv pentru depozitare permanentă a fost alocat 18 de cazuri, care este, practic, o fracție.
Minunile care de multe ori angajații organizației nu este destul de ceea ce aparține stocul ponei, ceea ce duce la costuri suplimentare semnificative în posesia clientului.
De ce să păstrați 75 de ani de ceea ce aveți nevoie pentru a stoca 5 ani? Dar este, de asemenea, necesară procesarea, sistematizarea și răsucirea acesteia. Acestea sunt, de asemenea, bani aruncați în vânt.
4. Efectuarea procesării științifice și tehnice a documentelor.
Aceasta include:
a) divizarea documentelor pe tipuri
b) sistematizarea documentelor din fiecare specie în ordine cronologică
c) formarea cazurilor de până la 250 de coli în fiecare volum
d) numerotarea cazurilor
e) compilarea inventarelor interne (uneori mai ușor de împușcat :-))
f) umplerea foilor - martori, pagini de titlu
g) scrierea unui inventar al cazurilor
h) ștampile de arhivă.
Ei bine, după aceea, în minte, este necesar să se facă o referință istorică, care semnează proprietarii originali din poveste, povestea redenumire, schimbarea de subordonare, structura companiei și caracteristici ale documentelor de formare.
5. Întindeți totul.
În funcție de regiunea în care vă aflați, cerințele sunt diferite.
În cazul unei acoperiri complete a arhivei, grosimea carcasei atinge cerințele standard. Nu mai mult de 4 cm, nu mai mult de 250 de coli pe fișier
6. Puneți pe raft.
Orice stocare arhivă construită competent are o inimă.
Această inimă este un dispozitiv de referință științific.
Puneți documentele pe suport este de 30% din succes. Restul de 70% reprezintă o descriere exactă a locului unde se află cazul și care este cazul în acest caz.
Trebuie remarcat faptul că fișierele din arhivă sunt procesate prin procedura de cartonare. Cu alte cuvinte, ele sunt plasate în cutii, cutii, foldere.
ȘI TEMPTURA CEA MAI BUNĂ!
Persoana responsabilă de arhivă ar trebui să fie una. În cadrul competenței sale de a fi în măsură să controleze calitatea și a trecut documentele din managerii de linie de fișiere și subordonaților lor.
Din acest motiv recomand să fie scoasă șeful de către sectorul arhivelor în subordonare directă directorului general. numai în acest caz el va avea suficientă autoritate pentru controlul în timp util asupra cifrei de afaceri a documentelor din cadrul companiei.