Fiecare persoană care efectuează o călătorie de afaceri trebuie să primească o notă oficială. Acest lucru vă va permite să emiteți fonduri pentru raportare și să elaborați corect restul documentației, dacă este necesar.
Ce este?
O notă de serviciu este un document care certifică faptul că șederea angajatului este înapoiată la locul de muncă.
Documentul reglementează, de asemenea, data sosirii și întoarcerea de la o călătorie de afaceri.
Un astfel de document este necesar:
- atunci când călătoresc pe vehicule personale sau pe un vehicul închiriat;
- în absența documentelor justificative la sosire.
Pentru ce este necesar?
Un document de acest tip este pur și simplu necesar pentru calcularea alocației zilnice. În afară de aceasta, afectează calcularea sumei pentru plățile la sosire, care depind de momentul găsirii angajatului la ieșirea oficială.
Notele servesc drept confirmare a tuturor cheltuielilor suportate de angajat pentru întreaga perioadă a șederii sale în afara localității.
Baza legislativă
Nici un act normativ nu reglementează problema legată de pregătirea notelor de birou. Înregistrarea se face numai atunci când trimiteți angajați într-o călătorie de afaceri.
Dacă conducerea dorește să consolideze principalele prevederi referitoare la direcție, acestea introduc noi dispoziții în documentele juridice interne. Această acțiune este reglementată de clauza 3 a Regulamentului nr. 749.
Notă de service pentru o călătorie de afaceri
Nota de serviciu este eliberată de angajat imediat după sosirea din călătoria de afaceri. Acest lucru se face pentru a calcula salariile și cheltuielile de subzistență.
Dacă documentul nu este completat corect, banii pentru călătorie nu sunt plătiți.
Organizația are mai multe nuanțe. Și se întâmplă de asemenea că trebuie să anulați urgent călătoria. Iar motivele pentru acest lucru pot fi foarte multe - începând din motive personale ale angajatului, încheind cu inutilitatea companiei de a trimite o călătorie de afaceri.
Dacă o persoană se îmbolnăvește, poate refuza să plece. Dar el trebuie să avertizeze despre acest lucru în avans.
Toate aceste elemente ar trebui să fie afișate și în reglementările locale. Toți banii primiți pentru călătorie, cetățeanul trebuie să se întoarcă în întregime.
Contabilitatea cere angajatului să returneze banii la timp:
- nu mai târziu de trei zile de la data călătoriei;
- la anulare termenii de returnare sunt afișați în ordine.
În cazul în care fondurile sunt deja cheltuite pentru nevoile organizației - un bilet pentru o călătorie de afaceri sau pentru o casă, atunci toate acestea sunt retrase la pierderile organizației. Acest lucru se face pentru a reduce impozitarea.
Dar aici sunt mai multe nuante:
- o excursie într-o altă localitate ar trebui să fie direct legată de obținerea profitabilității;
- Motivul anulării este cauzat de împrejurări grave.
Pe extensie
Legislația actuală nu prevede posibilitatea extinderii și scurtării termenilor unei călătorii de afaceri. Călătoria de acest tip este reglementată de acte juridice interne și ordine.
Forma ordinului este arbitrară. Documentul se face cu justificare după primirea raportului.
de peste mări
O notă de serviciu pentru o călătorie de afaceri nu se deosebește de documentația standard.
Se eliberează de către departamentul de personal și angajatul, anexând documente suplimentare la cerere și comandă. O călătorie în străinătate este însoțită de cheltuieli suplimentare, pe care compania trebuie să le ia în considerare.
Cum scriu o cerere pentru a schimba datele de călătorie? Uită-te aici.
Cu mașina
Angajatul poate alege pe care transport va merge pe o călătorie de afaceri.
Este necesar să se decidă în prealabil cu această problemă, deoarece va fi necesar să se confirme utilizarea unui vehicul personal cu documente justificative. Asta este, un cetățean în departamentul contabil oferă un pașaport de mijloace tehnice și documente de titlu.
El trebuie să pregătească un raport privind utilizarea vehiculului:
- Fișa rutei;
- toate încasările plătite;
- rute de document, dovedind faptul călătoria.
La transportul oficial
Dacă o persoană călătorește cu vehicule oficiale, trebuie să pregătească toate documentele justificative.
El va trebui să păstreze toate documentele, inclusiv chitanțele, care confirmă cumpărarea unui bilet, cazare și mese.
Toate documentele de mai sus sunt trimise departamentului contabil sub formă de raportare pentru calcularea diurnelor.
În timpul zilei
Dacă este necesară o călătorie de afaceri într-o zi liberă. atunci nota de serviciu este scrisă în formă liberă și este lăsată la locul angajatorului.
Desigur, departamentul de personal și departamentul de conturi nu funcționează în aceste zile. Dar dacă nu există posibilitatea de a aștepta până în ziua lucrătoare, atunci este necesar să faceți un document în ziua liberă și deja în ziua lucrătoare ordinul va fi emis retroactiv.
Directorul este, de asemenea, un angajat al organizației. Prin urmare, un astfel de document ar trebui să fie elaborat pe aceasta. În legislație și în acte juridice interne, de regulă, nu există indulgențe pentru conducere. De aceea, directorul trebuie să emită o notă oficială în ordinea stabilită.
Acest lucru poate fi văzut dacă citiți paragraful 7 al Regulamentului din 13.10.08 № 749. Aici puteți călători fie cu transportul privat, fie cu un pasager pe alt vehicul.
Deși Rostrud crede încă că nu este nevoie să întocmească un document, deoarece el însuși semnează o astfel de documentație.
Și aceasta este duplicarea documentelor.
Pentru a minimiza documentația, este mai bine să specificați în documentele interne eliberarea directorului de la o astfel de funcționalitate.
antreprenor
Dacă nu se precizează altceva în actele juridice interne, atunci întreprinzătorul are dreptul să plece într-o călătorie de afaceri fără să fi făcut o notă.
Dacă altceva este indicat în actele locale, merită să urmați aceste reguli.
Reguli de proiectare
Există anumite reguli pentru procesarea documentelor. Mai întâi trebuie să scrieți o declarație. apoi confirmați-o cu conducerea, colectați toate documentele de plată pentru restituirea ulterioară.
Dar merită să fiți atenți la modul de scriere a unui document pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri.
Cum sa scriu?
Nota de serviciu este eliberată de angajat la întoarcere. Acest lucru se face pentru a returna costurile pentru salariile viitoare.
Merită să luați în considerare nuanțele de bază ale întrebării.
cerinţe
Legislația actuală nu specifică o formă specifică a documentului. Dacă acest lucru nu este prevăzut în actele juridice locale, atunci documentul este completat într-o formă gratuită.
De obicei, compania furnizează un eșantion de umplere, ceea ce va permite angajatului să navigheze rapid.
Prevede poziția conducerii, numele, precum și aceste date ale solicitantului. Mai mult, esența gândirii este descrisă, documentele sunt descrise și data este pusă.
Cine semnează
Documentul este semnat de director sau de conducătorul companiei. De regulă, este semnat de către departamentul de personal, care îl transmite autorităților superioare.
Mai mult, documentele sunt transferate departamentului contabil, unde se aplică și semnătura și sigiliul.
Termenii de livrare
Ca atare, termenul de livrare nu este reglementat de actele juridice federale. Aceasta este, de fapt, este mai bine să treci documentul decât înainte, cu atât mai bine.
Dar unele companii prevăd termeni în perioada de trei zile din documentația internă.
Cum se completează un raport privind o călătorie de afaceri? Eșantionul este aici.
Sunt zilele libere plătite într-o călătorie de afaceri? Vedeți detaliile din acest articol.
Exemplu de umplere (eșantion)
Pentru a minimiza șansele de umplere incorectă, este mai bine să vă familiarizați imediat cu eșantionul. Și pe această bază, completați-vă conturile.
Eșantion de memo pentru o călătorie de afaceri aici.
Documente însoțitoare
Din documentele de însoțire o persoană trebuie să furnizeze:
- chitanțe pentru plata benzinei;
- chitanțe de călătorie;
- la plata unei alimente, a cheltuielilor de ședere și a altor cheltuieli.
După revizuirea documentului, persoana este despăgubită pentru toate cheltuielile cu cel mai apropiat salariu.