Utilizarea datelor Excel în Access
Procesul de importare a datelor Excel în Access poate părea oarecum confuz, deși nu este într-adevăr așa. Este vorba despre numărul de parametri utilizați în proces. Puteți fie să importați datele direct în tabela de acces, fie să creați un link spre tabela Excel. Întrebați, care este diferența? Datele importate sunt scrise în Access și datele legate rămân în Excel, chiar dacă acestea sunt disponibile pentru utilizare în baza de date. O descriere mai detaliată a acestor operațiuni este prezentată în următoarele două secțiuni.
Importul datelor Excel într-un tabel de acces
- Selectați comanda Fișier din fereastra bazei de date › Date externe › Import.
- În meniul Tip fișier, faceți clic pe Microsoft Office Excel (* .xls). Apoi, în lista de fișiere, specificați DirectoriesExcel.xls și faceți clic pe butonul Import. În plus, puteți face dublu clic pe acest fișier. În orice caz, va fi lansat expertul pentru importarea foilor de calcul.
- Mai întâi, expertul trebuie să știe ce este importat - întreaga tabelă sau intervalul numit. O gamă numită în Excel înseamnă un set specific de celule care pot fi accesate utilizând numele specificat. Nu există intervale numite în acest tabel, deci lăsați comutatorul Sheets selectat. Dacă selectați butonul radio numit Ranges. Lista din dreapta nu se va schimba (deoarece intervalele numite nu există). În partea de jos a expertului, sunt afișate datele din tabel. Faceți clic pe butonul Următor.
- În fereastra următoare, puteți specifica anteturile coloanelor Excel ca nume de câmpuri. Se recomandă să verificați întotdeauna prima casetă de coloane care conține antetele coloanelor. În caz contrar, numele câmpurilor vor fi procesate de Excel ca înregistrări normale. Bifați caseta de selectare și faceți clic pe butonul Următorul.
- Expertul vă permite să salvați datele într-un tabel nou sau într-unul deja existent. În mod prestabilit, se selectează comutarea în noul tabel. Fără a schimba nimic în această fereastră, faceți clic pe butonul Următor.
- În fereastra următoare sunt efectuate multe acțiuni. Mai întâi, puteți redenumi orice câmp selectând-o în lista inferioară și specificând numele în comanda Nume câmp. În al doilea rând, puteți specifica indexul, care este descris în capitolul 11, "Configurarea tabelelor". Dacă accesul constă în dificultatea interpretării datelor, lista tipurilor de date este activată. cu care puteți specifica tipul de date pentru câmp. Selectarea casetei de selectare Nu importați (săriți) va anula importul unui anumit câmp. Lăsați toți parametrii neschimbați și faceți clic pe butonul Următor.
- În acest stadiu, vrăjitorul intenționează să vă ajute la determinarea cheii primare. În mod prestabilit, este creată o nouă cheie de numerotare automată. Selectați opțiunea Define Key și apoi, din lista verticală din dreapta, opțiunea Nume. Apoi faceți clic pe butonul Următorul (pentru informații despre tastele primare, consultați Capitolul 4, "Programarea bazei de date").
- În ultima fereastră, denumiți tabelul nou. Tabela de cataloage există deja, așa că introduceți numele catalogului Excel și faceți clic pe butonul Terminare. Apare un mesaj care vă informează despre importul foii de calcul. Faceți clic pe OK.
- În fereastra Plante: Bază de date, găsiți noua masă și deschideți-o. Tabelul cu datele importate este prezentat în Fig. 16.3. Este foarte asemănătoare cu tabelele tabelei sursă - au chiar și o cheie primară comună. Datele din procesul de efectuare a operațiunilor de export-import au rămas practic neschimbate.
Fig. 16.3. Expertul a creat un tabel nou și a copiat datele din tabelul Excel în el
Proiectele noastre
- Navigator în oceanul de arome