Ordine și termeni de păstrare a documentelor contabile
La stabilirea ordinii de depunere contabil ar trebui să fie ghidate de actele normative ale diferitelor ramuri de drept, deoarece managementul înregistrărilor contabile legate atât de legile fiscale și dispozițiile de drept privat de arhivă al Federației Ruse. Printre principalele acte normative și legale care reglementează procedura și condițiile de păstrare a documentelor contabile, putem distinge:
Prezentul Regulament privind documentele și circulația documentelor în contabilitate, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983, nr. 105.
În conformitate cu Codul Fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să țină evidențele contabile și fiscale timp de patru ani. Aceasta se referă la documente care servesc drept confirmare a celor mai importante tranzacții financiare: primirea și transferul veniturilor, plata (reținerea) impozitelor. Această normă ar trebui respectată de către întreprinzătorii individuali. aplicând sistemul simplificat de impozitare, dacă alte perioade de depozitare a documentelor nu sunt furnizate de legislația rusă.
Documentele contabile politici și standarde ale organizației, precum și alte documente și mijloace pentru a asigura reproducerea documentelor electronice și autentificarea semnăturii digitale electronice trebuie să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost ultima dată utilizate pentru prepararea situațiilor contabile.
Modalități de păstrare a documentelor contabile
Organizarea propriei arhive
În cazul în care conducerea a decis să păstreze documentele pe cont propriu, în conformitate cu legislația unei istorii, trebuie să aloce o cameră separată dotată cu un mijloc de stocare a documentelor (de exemplu, rafturi sau rafturi), precum și sisteme de securitate și sisteme de control al climei pentru a se conforma condițiilor de temperatură și umiditate.
În plus, pe baza practicii generale de stocare a documentelor de arhivă, puteți oferi mai multe sfaturi pentru crearea unei arhive proprii:
Dacă există prea multă lumină în construirea arhivei viitoare, trebuie să atârnați perdelele sau jaluzelele pe ferestre. În caz contrar, cele mai importante documente ale organizației riscă să se estompeze și să se deterioreze înainte de expirarea stocării.
Pentru a preveni riscul accesului neautorizat la deschiderile de ferestre, se recomandă așezarea grilelor metalice. Dacă arhiva este situată la sol sau la parter, puteți instala o ușă metalică la intrare.
Nomenclatorul cazurilor este cel care va salva angajații organizației timp în găsirea documentelor necesare. O copie a nomenclatorului elaborat de cazuri, care este o listă sistematizată de cazuri, trebuie păstrată direct în arhiva organizației.
Atenție vă rog! Nu este permisă eliberarea documentelor contabile de la departamentul contabil sau arhivele organizației către angajații altor divizii structurale. În unele cazuri, documentul poate fi emis, dacă pentru aceasta este permisiunea contabilului-șef.
Depozitarea în exterior a documentelor contabile
Astăzi, pe piața serviciilor de arhivă, există un serviciu pentru depozitarea fără acte a documentelor, în care funcțiile de stocare a documentelor contabile și a altor documente sunt transferate în mâinile unei companii profesionale de arhivă. Spre deosebire de propria arhivă, care, de regulă, se află într-o stare neglijată, arhivele profesionale sunt dotate cu echipamente moderne, în conformitate cu toate cerințele legislației de arhivare.
Alegerea modului de păstrare a documentelor contabile este în mare măsură determinată de capacitățile financiare ale organizației și de specificul managementului documentelor. După cum arată practica din Rusia, alegerea corecta a companiei arhiva în afara amplasamentului de stocare a documentelor poate fi mai benefic în ceea ce privește costurile financiare la etapa de creare și a conținutului suplimentar al arhivei.
Sancțiuni pentru încălcarea ordinului de depozitare a documentelor contabile
În situațiile în care documentele contabile au fost pierdute ca urmare a unor forță majoră (de exemplu, dezastre naturale) sau acte ilegale ale terților (furt, incendiere), în ambele cazuri, acest fapt trebuie să fie confirmate de către organele de drept. Deci, în caz de incendiu, o astfel de confirmare este certificatul de pompieri.
Cea mai scumpă pierdere pentru o organizație poate fi pierderea documentelor contabile primare. Potrivit art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse, absența documentelor primare este recunoscută drept încălcări grave ale regulilor de înregistrare a veniturilor și cheltuielilor. Printre acestea se numără lipsa documentelor primare, facturi sau registre contabile și sistematice (de două sau de mai multe ori într-un an calendaristic) reflecție prematură sau incorectă a conturilor contabile și de raportare a tranzacțiilor comerciale în numerar, active corporale, active necorporale și investiții financiare contribuabilului.
În conformitate cu alin. 6.8 din Regulamentul privind documentele și circulația documentelor în contabilitate, aprobat prin ordin al Ministerului URSS de Finanțe din data de 29.07.1983, N 105, pe faptul pierderii documentelor primare ale liderului organizației ar trebui să desemneze o comisie pentru a investiga cauzele pierderii.
Codul fiscal prevede responsabilitatea contabilului-șef pentru siguranța documentelor primare. El este cel care face decizia de a emite documente pentru angajații altor divizii structurale ale organizației. În cazul pierderii documentelor primare, a facturilor și a registrelor contabile, pedeapsa minimă este de 5000 de ruble. suma maximă poate ajunge la 150 000 de ruble.
Distrugerea documentelor contabile
Prima etapă a procedurii de distrugere a documentelor este evaluarea documentelor organizației în vederea stabilirii timpului de vătămare a acestora. Pentru a evalua valoarea documentelor generate în procesul activităților organizației, selectarea și pregătirea lor pentru transferul la depozitul de stat din arhivă, ar trebui să se formeze o comisie permanentă de experți.
De obicei, componența comisiei de experți aprobată de șef include specialiști din diferite divizii organizatorice ale organizației care pot determina valoarea documentelor și pot decide asupra distrugerii documentelor a căror durată de depozitare a expirat.
La lichidarea (organizație non-guvernamentală) al companiei, trebuie de asemenea sa înființat un comitet de experți pentru a examina și ordonarea ulterioară a documentelor de arhivă ale organizației lichidate cu scopul depunerii corespunzătoare arhivelor de stat sau municipale (pe baza unui acord între comisia de lichidare și de stat sau arhivele municipale) sau distrugerea documentelor cu expirat termeni de stocare.
Trebuie menționat faptul că, dacă organizația nu este o sursă de achiziție a arhivelor de stat sau municipale, distrugerea documentelor contabile se face fără acordul arhivelor. În astfel de organizații, documentele care urmează să fie distruse, sunt determinate numai după elaborarea inventarelor anuale partitionari cazuri de stocare permanentă, cât și asupra personalului - numai după semnarea capului.
Pentru a realiza reciclarea operațională sau pentru a distruge o cantitate mare de documente contabile, este recomandabil să solicitați ajutor pentru arhivari profesioniști, care, printre altele, va ajuta la eliminarea riscurilor de selectare eronată a documentelor pentru distrugere. În plus, contabilul va fi scutit de necesitatea de a-și desfășura activitatea dincolo de responsabilitățile sale directe, iar documentele (inclusiv actul privind repartizarea cazurilor de distrugere) vor fi elaborate în conformitate cu cerințele legislației de arhivă.
În cele din urmă, observăm că distrugerea documentelor fără respectarea condițiilor de păstrare a acestora, precum și pierderea acestora implică responsabilitatea administrativă. Pentru încălcarea regulilor de depozitare, achiziționare, contabilitate sau utilizare a documentelor art. 13.20 Codul administrativ al Federației Ruse a stabilit sancțiuni administrative sub forma unui avertisment sau a unei amenzi administrative.