1. "Este mult mai scump cu agenția" ...
Aceasta este una dintre cele mai grave concepții greșite ale clienților.
La organizarea unui eveniment, este necesar să se țină seama nu numai de costurile financiare, ci și de cele temporare și de muncă. Toate aceste costuri pot fi optimizate, dacă se pot aborda în mod competent evenimentul, și anume, în mod cuprinzător și profesional.
Agenția de evenimente, care desfășoară numeroase evenimente diferite pentru diferite companii și contractori, este capabilă să optimizeze bugetul evenimentului în cel mai bun mod, pentru a conveni asupra unor condiții mai favorabile pentru Client.
Personalul companiei-client, care își îndeplinește funcțiile imediate, va fi mai util în locurile de muncă: organizarea evenimentului nu va avea loc în detrimentul afacerii clientului și a timpului personal al angajaților responsabili de organizație.
De asemenea, personalul companiei client, nu au suficientă experiență în organizarea de evenimente speciale pot să nu ia în considerare o serie de nuanțe care „reîmprospătează în momentul cel mai neașteptat“ și au un impact negativ asupra efectului general al evenimentului - și nu va mai fi important ca la etapa inițială a economiei a fost este evident.
Formula unei sărbători bune nu poate fi redusă la selectarea unui program de prezentare adecvat; performanțele artiștilor, deși acest punct de vedere, din nefericire, este destul de răspândit nu numai printre clienți, ci și printre agențiile "greșite".
organizarea de evenimente - este, mai presus de toate, o idee de actualitate interesantă, în care a selectat locul de desfășurare este determinată de formatul și scris în scenariul de eveniment în care programul spectacol este doar una dintre componentele și ar trebui să fie integrate în mod corespunzător în ideea centrală.
Apoi începe o lungă serie de activități organizaționale menite să aducă toate cele de mai sus la un nivel înalt.
Și în cele din urmă, evenimentul este un concept, principalul mesaj din compartiment cu soluția sa vizuală, invitațiile, întâlnirea oaspeților, planul planificat de așezare și multe alte detalii aparent mici.
3. "Cheltuieli pentru evenimente speciale - bani în vânt"
În cazul în care clientul crede cu sinceritate, atunci să-și convingă sarcina este nu numai dificilă, dar, în unele cazuri, inutilă.
Acest mit există în parte datorită efectului "îndelungat" și mai puțin evident al evenimentului. Rezultatul investiției în imobilizări necorporale este dificil de evaluat imediat, dar acest lucru nu înseamnă că aceste activități sunt mai puțin eficiente, inclusiv în sensul avantajelor comerciale viitoare. Doar diferite efecte trebuie să fie evaluate în moduri diferite. Alegerea metodei depinde de scopul urmărit de clienții evenimentului.
4. "E oricum mai bine ..."
Deseori, evenimentele sunt organizate de forțele interne ale personalului companiei.
Paradoxul este că este dificil să formulezi o opinie cu privire la munca cu agenția și la calitatea evenimentului și fără a oferi șanse profesioniștilor și continuă să urmeze calea "artei amatorilor și a artei populare".
Sau altceva, ceea ce este și mai trist, cred că firmele care se confruntă cu agenții de un anumit nivel care nu sunt în măsură să ofere, să organizeze, să realizeze o vacanță deplină - "sedimentul a rămas", așa cum se spune.
5. Înțelegeți direct artiștii ... pentru a salva
Da, dar mai întâi le-am găsit, dar, de asemenea, va verifica sosirea lor în timp util, de mai multe ori pentru a apela și de rechemare, afla ce numere veni și modul în care să se potrivească în cursul general al evenimentelor, va avea responsabilitatea în cazul în care ceva nu ar trebui să rezolve problema cu modalitatea de plată - adică, vom face totul pentru a se agita la eveniment în sine, și nu pentru odihnă.
Și cine a spus că prețurile agenției pentru artiști sunt mai mari. Multe agenții, fiind clienți permanenți pentru artiști, lucrează cu artiști performanți la prețuri diferite decât clienții finali.
Erorile tipice în organizarea evenimentelor:
1. Agenția greșită, sau ceea ce nu este în creator, nu poate fi în creație
Da, din păcate, există agenții "greșite" și "strică viața" cu "drept".
Astfel de agenții sunt ușor de recunoscut de evenimente cu încălcări flagrante nu numai ale legilor genului, ci și ale bunului simț; pe programe de divertisment organizate în ciuda tuturor regulilor de construire a unui spectacol; prezentări făcute de "toastmaster".
Singura soluție și sfat: să fie exigenți, să studiați portofoliul agenției. Răspunsurile companiilor clienților vor contribui, de asemenea, la formarea opiniei dvs. pentru dvs., să acordați atenție reprezentanților agenției și promisiunilor, cum se comportă în situații de conflict.
Atenție, vă rog. Toate celelalte erori pot rezulta din numărul de eroare 1.
2. Prezentator greșit, vorbitori
În acest caz, "glume periculoase" de pe scenă sunt probabil, îmbrățișări absolut inutile cu câștigătorii, un spectacol "de grad scăzut" și foarte dubios.
Și mai mult: este important să înțelegeți că taxa solicitată corespunde nivelului și relevanței artistului, precum și divertismentului numărului. Uneori diferența de nivel nu este comparabilă cu diferența de preț.
3. Locul de desfășurare "greșit"
Platforma aleasă ar trebui să corespundă spiritului și formatului evenimentului: este greu de organizat un proiect axat pe afaceri și asumarea unei atmosfere exclusiv de lucru într-un club de noapte. În primul rând, camera ar trebui să aibă o locație convenabilă și capacitatea potrivită. Trebuie remarcat dacă este convenabil pentru oaspeți să ajungă la locul de desfășurare, și, de asemenea, să se gândească la disponibilitatea de parcare și imaginea oaspeților și a spațiilor.
4. Dorința de a surprinde depășește bunul simț
Evenimentul nu ar trebui să fie supraîncărcat cu inovații tehnologice, creative și informative, jumătate din care audiența pur și simplu nu poate înțelege.
5. Inconsecvența acțiunilor - lipsa unei delimitări clare a domeniilor de responsabilitate dintre Client și Executor (agenție)
Atunci când organizați un eveniment la început, este necesar să desemnați cine este responsabil pentru o anumită parte a activității, pentru a evita situația atunci când, din cauza neînțelegerilor, Clientul-Contractant suferă de rezultatul final.
Foarte bine, dacă aproape toate funcțiile sunt îndeplinite de agenție în etapa de pregătire a proiectului. În acest caz, este mult mai ușor să coordonați toate activitățile.
6. Modul de organizare pe principiul „Corporate nunta - doi întrepătruns trei prihlopa“ o masă regulat cu deja ușor de citit scenariul în prealabil lipsit de „aroma“ ei
Evenimentul ar trebui să dea noi emoții și impresii și să nu fie o altă "sărbătoare" în conformitate cu schema tabelului-tort-focuri de artificii. Întoarcerea de la o astfel de "sărbătoare" este zero și un astfel de eveniment nu își îndeplinește sarcinile și este o risipă de bani.
7. Incertitudinea financiară
Este important să determinați bugetul în care agenția poate oferi soluții. Acest lucru va ajuta să nu pierdeți timp discutarea și dezvoltarea unui eveniment, care poate fi apoi respins din cauza lipsei de fonduri.
8. Momentul incorect al evenimentului
Există anumiți termeni pentru pregătirea diferitelor tipuri de activități, care includ soluționarea unei serii de probleme organizaționale și administrative. O definiție rezonabilă a termenilor va contribui la evitarea situației în care agenția efectuează o pregătire extremă pentru eveniment în trei zile, cu riscul de a nu "îndeplini sarcina".