În baza legislației Federației Ruse, toate cheltuielile plătite în valută străină în scopuri contabile și fiscale ar trebui traduse în ruble la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse la data aprobării raportului anticipat.
Rata de schimb a rublei este foarte instabilă, așa că de multe ori există situații în care un angajat efectuează o plată în valută străină cu o singură rată, iar până la momentul în care departamentul contabil va restitui costurile, rata va deveni complet diferită. Cu fluctuații puternice ale ratei, aceste diferențe pot fi foarte semnificative. Exemple de astfel de diferențe și modul de minimizare a formării lor sunt discutate mai jos.
Societatea poate emite avansuri angajat de călătorie, și pot plăti costul atunci când un angajat se întoarce dintr-o călătorie, și va furniza toate documentele privind cheltuielile efectuate. Raportați despre călătoria pe care trebuie să o efectueze în termen de 3 zile lucrătoare de la întoarcerea de la călătorie. Plățile privind rapoartele în avans pot fi efectuate numai în favoarea angajaților cu normă întreagă. Freelancerii nu pot cere rambursarea cheltuielilor. Puteți să rambursați costurile suportate de un agent independent în alt mod, dar în nici un caz prin rapoarte în avans.
Metodele de plată a cheltuielilor de călătorie și reflectarea lor în raportul de avans
1. Un angajat a primit un avans pentru o călătorie de afaceri străină în numerar în ruble:
Angajatul trebuie să furnizeze departamentului contabil un certificat de schimb de ruble pentru valută străină, acesta va confirma rata de conversie.
Angajatul a primit un avans pentru o călătorie de afaceri în valoare de 70.000 de ruble. El a schimbat această sumă de rubla pentru euro. Banca ia emis un certificat care atestă că rata de schimb a fost de 1 euro = 70 ruble. În consecință, sa dovedit a fi de 1000 de euro. Angajatul va trebui să raporteze departamentului de conturi documentele privind costurile suportate pentru 1000 de euro. În cazul în care angajatul nu reușește să prezinte un certificat de ruble de schimb pentru euro, se dovedește că el a fost dat 70.000 de ruble și ar trebui să reprezinte 70 000 de ruble. și anume el va oferi 2 cecuri pentru suma de 700 euro și 300 de euro, aceste sume vor fi transferate de contabil la ruble la cursul de schimb de la data raportului. Dacă rata CBR era de 60 de ruble, atunci (700 + 300) * 60 = 60 000 de ruble. În consecință, angajatul va "datorează" companiei încă 10.000 de ruble. În cazul în care rata la data raportului a fost de 80 de ruble. pentru 1 euro, apoi (700 + 300) * 80 = 80 000 ruble - în acest caz, compania va trebui să plătească angajatului 10 000rub.
2. Angajatului i se acordă un avans în ruble pentru o călătorie de afaceri străină. Avansul a fost transferat pe cartea bancară personală.
Angajatul poate plăti cheltuieli cu cardul sau poate retrage bani din acesta.
În cazul în care angajatul furnizează declarații bancare pe card, contabilul va lua în considerare cheltuielile sale la ratele la care banca a efectuat calculele (aceasta trebuie scrisă în prevederea privind călătoriile de afaceri).
Dacă angajatul nu furnizează un extras, costurile vor fi contabilizate la cursul de schimb al Băncii Centrale a Rusiei la data aprobării raportului de avans.
De asemenea, există situații posibile care au fost descrise mai sus, când, datorită unor cursuri diferite, un angajat fie rămâne în datorie față de companie, fie va primi bani în plus.
3. În cazul în care costurile sunt plătite de angajați, după întoarcerea dintr-o călătorie, se aplică aceleași reguli: în cheltuielile de valută din străinătate sunt plătite la rata de CBR la data aprobării raportului de cheltuieli, iar în cazul în care există documente care pot confirma utilizarea unui alt curs (certificat din punct de schimb valută, extrase de cont etc.), atunci departamentul contabil va rambursa costurile cursului furnizat.
4. În cazul în care un angajat este plătit pentru costul de companii de carduri de credit corporative, acesta oferă la documentele contabile ale cheltuielilor cu cecuri și chitanțe ATM (dacă retrage numerar), respectiv, cheltuielile nu rambursate la el, pentru că ele sunt deja plătite.
Cardurile corporative simplifică activitatea contabilității. În cazul în care un angajat este de multe ori suportă costurile (de exemplu, directorul companiei frequents restaurante pentru întâlniri cu clienții), contabilul nu are nevoie să trimită bani în mod constant la cardul său personal. Este necesar doar transferarea sumei necesare către un cont de card corporativ, iar angajatul va elimina de la el cât de mult are nevoie pentru muncă.
Dar când folosiți cărți există dezavantaje
Pentru a evita plățile inutile din cauza fluctuațiilor cursului de schimb, pot fi prevăzute în regulamentele cu privire la călătorii de afaceri pe care angajatul este obligat să plătească cheltuielile efectuate în călătorie de afaceri externe doar carte corporative și retrage valută străină numai cardului corporativ. În acest caz, contabilul va vedea întotdeauna costul real al plății. Sau, în cazul în care angajatul nu se deschide cartela, trebuie să vă înregistrați o listă de documente pe care trebuie să ofere o călătorie de afaceri în străinătate.
Este corect să împărțiți.