Fiecare dintre noi, uneori, nu are timp suficient, vopsea fiecare minut, dar încă nu este suficient.
Motivul pentru aceasta, ca regulă, nu este într-o mare cantitate de muncă, ci în timp scurgeri. Există o singură cale de ieșire - folosirea corectă a timpului disponibil.
Gestionarea timpului
Există cel puțin o duzină de găuri prin care timpul tău trece necontrolat și inutil, și cu el viața. În funcție de cantitatea de cunoștințe, de caracter și abilități, fiecare persoană își petrece timpul irațional în moduri diferite.
Definiți scopul și prioritățile
Practic, pierderea timpului se datorează obiectivelor incorect alese și priorităților incorecte.
Imaginați-vă că în timpul unui incendiu începeți să căutați găleți și un loc de unde puteți trage apă pentru a stinge focul. Aceasta este una dintre posibilele abordări. Și este mai util să folosiți altul - să presupunem, să instalați semnale termice preliminare, să asigurați obiectul, să pregătiți echipamentele de incendiu și mijloacele de stingere a incendiilor. Este de înțeles că a doua abordare este mai productivă.
Ca o opțiune, se poate lua în considerare un astfel de algoritm de acțiuni eficiente:
- Estimarea datelor inițiale;
- prioritizarea;
- Separarea listei de cazuri necesare în grupuri: "Eu o fac eu însumi", "Îi încredințez altora";
- Refuzul de a nu fi necesar, adică să nu faceți ceea ce este necorespunzător;
- Toate trebuie să fie scrise (DI Mendeleev a spus: "Ideea nescrisă - o comoară pierdută").
E destul de ușor să faci asta. Puteți compila o listă a tuturor cazurilor necesare: muncitori, casnici, familii, cluburi etc. Programați o dată aproximativă pentru implementare, pe care o puteți apoi ajusta, - este important să fie în rațiune. Notebookul ar trebui să fie purtat întotdeauna cu dvs. și să pună în sarcină noi sarcini în momentul în care acestea apar. Când se ia în considerare cea mai mare parte a cazurilor, este necesar să se stabilească priorități pentru acestea.
Elaborarea unui plan
Al doilea motiv pentru pierderea timpului este lipsa unui plan scris. Elaborarea unui plan nu este un capriciu simplu, ci o necesitate vitală.
Filosoful Seneca, care a trăit în secolul I d.Hr., educator al împăratului Nero, a scris: "Pentru oricine nu știe ce port vrea să navigheze, orice vânt va fi nefavorabil".
Este clar că atunci când faceți un plan, trebuie să petreceți ceva timp. Cu toate acestea, prin îndeplinirea planului, salvați de mai multe ori mai mult decât timpul petrecut pentru redactarea acestuia. Planificarea ar trebui să înceapă în următoarele 12 luni. În secțiunea anuală se desfășoară, de obicei, o planificare generală, fără a se diferenția în etape, secțiuni și fapte separate. Acesta indică date importante, întâlniri convenite, conferințe, negocieri de bază, timpul preconizat al vacanței etc.
În structura planurilor anuale, numărul săptămânii este indicat în stânga. Aceasta este cheia pregătirii planurilor săptămânale, a căror compilație sistematică trebuie să devină un obicei. Luați regula: vineri, sâmbătă sau duminică pentru a pregăti un plan pentru săptămâna viitoare și fără a începe să lucreze. Utilizați planul anual ca un ghid pentru pregătirea planului săptămânal. care este completat de cazuri prioritare pentru săptămâna curentă. Fiecare zi din planul săptămânal ar trebui să aibă trei blocuri - A, B și C - în conformitate cu prioritatea cazurilor identificate pentru această săptămână.
În planul săptămânal, furnizați șapte coloane sau pagini - după numărul de zile într-o săptămână. Fiecare afacere din ziua curentă este legată de un anumit moment. Încercați să începeți și să terminați următorul eveniment programat exact la ora stabilită. Prin aceasta veți economisi timpul și timpul altuia. O zi nouă poate face schimbări în zilele următoare, deci aveți întotdeauna un plan cu dvs. și, în funcție de modificările pe care le-ați făcut, ajustați timpul și datele întâlnirilor.
Gestionarea timpului trebuie respectată cu strictețe: până când planul Block A este executat, nu treceți la execuția în blocul B. Pentru blocul B, contactați numai atunci când totul este completat pentru blocul B pentru acea zi. La început, va fi greu să vă obișnuiți cu cerințele stricte ale planului dvs., dar în curând veți simți cum vă ajută la locul de muncă și cât de mult timp a apărut. Veți putea să faceți mult mai mult, utilizând instrumentul eficient descris.
Gruparea sarcinilor
Lupta împotriva anchetei, nu cu cauza
Planificând acțiunile dvs., nu puteți anticipa surprize. Poate că apariția unei situații critice, a cărei lichidare va dura ceva timp. În acest sens, ar trebui prevăzută o rezervă de timp în planul zilnic. Dacă neașteptatul nu se întâmplă, atunci este posibil să lucrăm la blocurile B și B, dacă totul se face în blocul A.
Oamenii acordă uneori timp pentru a elimina problemele apărute în mod constant. Dacă situația de criză a apărut odată și apoi repetată, ea nu mai este rezultatul influențelor accidentale ale mediului, ci o calculare greșită a planificării. Analizați originea apariției unei situații critice și luptați nu cu consecința, ci cu cauza care a provocat-o. Încercați să excludeți condițiile care formează situația critică. Înțelegerea motivelor, atenție la ceea ce este legat, de exemplu, de oameni, proiecte, bunuri, servicii, lucrări etc. Este mult mai eficient să se ia măsuri preventive care exclud posibilitatea unei situații neplăcute, decât să o lichideze eroic.
"Fotografiere dintr-un tun pe vrăbii"
Nu trebuie să încercați să faceți totul singur. Ideea nu este democratismul superiorilor, ci incapacitatea de a organiza activitatea asistenților. În timpul rutinei, vă lipsesc lucruri importante care aduc mult mai multe beneficii. O corporație internațională mare, General Electric, în instrucțiunile pentru personalul de conducere a scris regula: "Nu faceți niciodată ceea ce pot face angajații dvs., dacă nu este legat de un pericol pentru viață". Odată cu creșterea poziției, eficiența muncii trebuie, de asemenea, să crească.
Lucrați cu hârtii și pe hârtie
Mulți oameni urăsc munca de hârtie. Este preferabil ca ei să meargă la celălalt capăt al orașului de mai multe ori, decât să scrie o scrisoare sau să întocmească un document. În ciuda dezvoltării comunicațiilor, mediul de hârtie este încă cel mai frecvent, iar lucrarea de hârtie nu poate fi evitată. Conturi, contracte, acorduri, acte, declarații vamale, ordine de plată - nu este necesar să prezentați documente unor organizații diferite. Există mai multe reguli care ajută la slăbirea "axului al nouălea" al fluxului de hârtie.
Reguli de lucru cu valori mobiliare
- Declarația clară privind activitatea de birou în cadrul organizației, atunci când se întocmesc doar documentele aprobate de șeful listei.
- Arhivarea, care permite evitarea acumulării de documente necotate și inutile. Mai ales se referă la copii inutile care "doar în caz" sunt făcute de angajați.
- Înregistrarea corespondenței.
- Organizarea unui sistem de colectare zilnică a corespondenței și luarea în considerare de către managerul său la un moment dat.
- Pregătirea documentelor atunci când sunt gândite și secvența de prezentare a materialului este clară.
Jocuri pe calculator
Acum, locul de muncă în birou este de neconceput fără un calculator: există o oportunitate de a răspândi solitaire, jucați poker. Jocurile pe calculator îndepărtează muncitorii neglijenți. Există emoții. Ora trece de oră.
Într-una dintre companiile în care trebuia să vizităm adesea, am acordat atenție capului care, la întoarcerea sa în birou, sa așezat mai întâi la calculator și a început un joc de cărți. El a motivat acest lucru spunând că trebuie să se relaxeze și să se odihnească. Șeful companiei nu a luat în considerare faptul că, în absența lui, angajații se distrează în același mod. Ca urmare, firma a suferit pierderi și, înainte de a ajunge la aniversarea anilor, sa prăbușit. Despre conceptul de "gestionare a timpului" în această companie, aparent nimeni nu și-a amintit.
Comunicare nereglementată
Atunci când se negociază cu cumpărătorul, comunicarea consumatorului, consumatorului ar trebui să fie măsurată în mod clar, să continue exact cât este necesar pentru a stabili contactul. În cazul în care comunicarea este excesivă și intruzivă, clientul poate crede că își pierde timpul în lipsa de sens. Poate juca împotriva ta.
Semnificativ "însetat de sânge" comunicare cu colegii, angajații, prietenii, prietenii, cunoștințele. Aceste conversații, de regulă, sunt foarte neproductive, dar mănâncă mult timp. Dacă drumul spre acord este pus în comunicare cu clientul, atunci cu alte conversații nu creați nimic și nu avansați la nimic. Este o pierdere de timp. Sarcina principală a unei astfel de comunicări este de a ucide timpul, care se întinde atât de lent când cineva nu dorește să lucreze.
Întâlniri neproductive
Uneori sunăm o persoană și ni se spune că se află la o întâlnire, întrunire, negociere sau chiar la întâlniri. Din păcate, există mulți oameni implicați profesional în organizarea de întâlniri, întâlniri, "pomparea" personalului organizației, educația colectivă și alte tipuri de pierderi de timp. Deseori, aceste întâlniri sunt numite spontan și sunt organizate neorganizate. Chiar dacă întâlnirea este programată pentru o anumită oră, capul o poate porni cu întârziere. Oamenii vin și stau în așteptare. Uneori, douăzeci de persoane participă la întâlnire, dar sunt necesare doar câteva. Astfel de întâlniri nu sunt în mod evident pregătite, agenda nu este gândită, participanții sunt aleatorii. Astfel de întâlniri reprezintă o pierdere în masă a timpului de lucru.
Sfaturi pentru o întâlnire productivă
- Pregătiți temeinic întâlnirea, stabiliți agenda, durata aproximativă a fiecărei probleme.
- Apoi numiți - cine pregătește întrebarea și rapoartele, forma de depunere a materialelor necesare, lista participanților, inclusiv despre fiecare problemă.
- La ora stabilită pentru următoarea întrebare, invitați un anumit cerc de persoane pe listă.
- La întâlnire, pregătiți un proiect de decizie pentru fiecare problemă separat.
- Este obligatorie păstrarea unei înregistrări. Protocolul trebuie să fie gata în aceeași zi. Ar trebui să precizeze: cine a fost prezent, agenda, problemele discutate, cine vorbea și ce propunea, care au fost comentariile, ce au decis, cui și ceea ce a fost încredințat să îndeplinească, cât timp.
- Fiecare participant la întâlnire trebuie să primească o copie pentru familiarizarea și controlul atribuțiilor care îi sunt atribuite.
Fiecare întâlnire a oamenilor de afaceri merită banii. Conteaza cat timp a fost irosit si ce costa bani. Astfel de calcule sunt de a răsturna un om și de a face mai grav să se pregătească pentru o întâlnire a unui număr mare de oameni.
Comunicare necorespunzătoare sau ineficientă
Comunicarea ineficientă apare, de exemplu, din incapacitatea de a prezenta și de a asculta, de a înțelege corect ceea ce se aude și de a înțelege rapid esența informațiilor; lipsa unei viziuni clare și clare asupra problemei avute în vedere, precum și o serie de măsuri necesare și suficiente care trebuie luate; Necunoașterea modului de trimitere și primire a mesajelor transmise simultan prin multe canale de comunicare. Descrierea de mai sus duce la pierderea timpului inutil și, prin urmare, foarte periculoasă. Puteți lua în considerare recomandările de mai sus și puteți corecta în timp util acțiunile dvs., reducând la minimum pierderile de timp de neînlocuit.