Formarea cazurilor se încheie după sfârșitul anului, când sunt depuse ultimele documente pentru anul în curs. Pentru încă doi ani, cazul poate fi folosit la locul de muncă și apoi este procesat pentru stocare ulterioară într-o unitate structurală sau transferat la depozitul de arhivă.
Înregistrarea cazurilor este pregătirea lor pentru depozitare în conformitate cu regulile de arhivare stabilite. Înregistrarea cazurilor se efectuează de către angajatul responsabil cu efectuarea lucrărilor de birou în unitatea structurală. În funcție de valoarea documentelor și de condițiile de păstrare a cazurilor, se efectuează proiectarea completă sau parțială (simplificată).
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) pentru a economisi bani și timp sunt supuse înregistrării simplificate. În primul rând, verifică conformitatea acestora cu nomenclatura afacerilor, dar foile nu sunt numerotate și sunt în foldere sau shvidkozshivachah, a etichetelor de asigurare nu sunt compilate, clarificarea elementelor de design de acoperire nu se realizează.
Accentul principal se pune pe stocarea și personalul permanent și pe termen lung (peste 10 ani). În conformitate cu regulile de arhivare, se realizează înregistrarea completă a acestora, care include următoarele operațiuni:
o re-sistematizarea documentelor de afaceri;
o numerotare în foaie;
o compilarea (dacă este necesar) a inventarului intern al documentelor cauzei;
o compilarea unei inscripții verbatice;
o capacul casei;
o proiectarea copertei (pagina de titlu) a cazului.
o face ajustările necesare la detaliile de acoperire caz (specificarea numelui organizației sau a unei unități structurale, înregistrarea cazului index, datele extreme, titluri de proprietate).
Peresistematizatsiya
Foile de numerotare a cazurilor
Pentru a proteja și de a asigura amplasarea ordinea documentelor incluse în acest caz, foile (cu excepția etichetelor de asigurare și de inventar intern) sunt numerotate cu cifre arabe brute numerotate în colțul din dreapta sus al unui creion moale, simplu sau numărătorul mecanic. Nu este permisă utilizarea cernelii, creaturilor sau creionelor colorate pentru numerotarea foilor. Fișele din inventarul intern al documentelor din dosar sunt numerotate separat. Fișele de cazuri constând din mai multe volume sau părți sunt numerotate separat în fiecare volum (parte).
Fotografii, desene, diagrame și alte documente ilustrative, care sunt foi separate ale casetei, sunt numerotate pe partea din spate în colțul din stânga sus.
Foi, formate A4, sunt tivite într-o parte și numerotate ca o coală în colțul din dreapta sus și apoi pliate la dimensiunea A4.
Foiile cu documente permanent lipite (fotografii, decupaje, extrase etc.) sunt numerotate ca o singură coală. Dacă alte documente sunt lipite pe document cu o parte (decupaje, inserții de text, traduceri etc.), fiecare document este numerotat separat.
Dosar în afacerile plicuri ukladennyami numerotate numerotate liste de caz brut, și plicul prima numerotate și apoi - fiecare atașament într-un plic.
Documentele cu numere de foi proprii, depuse în cazuri, păstrează această numerotare dacă corespund ordinii foilor din dosar.
Dacă există numeroase erori în numerotarea fișierelor din fișier, ele sunt renumerotate, în timp ce numerele vechi sunt încrucișate cu o lunetă și un nou număr de foi este plasat în continuare.
În cazul în care există erori individuale în numerotarea foilor, este permisă utilizarea numerelor de litere ale foilor (51-a, 142-6 etc.).