Efectuarea unui caz pregătește cazul pentru depozitare în conformitate cu normele stabilite.
Înregistrarea unui caz este un complex de lucrări privind:
· Elaborarea unei inscripții verbale,
· Întocmirea (în unele cazuri) a unui inventar intern al documentelor,
· Introducerea clarificărilor în detaliile acoperirii cauzei (clarificarea denumirii organizației, indicele de activitate și titlul cauzei, data cazului etc.).
Înregistrarea cauzei începe de la momentul înființării în birou și este finalizată în cursul procesului de pregătire pentru depunerea la arhiva departamentală. Înregistrarea cazurilor este efectuată de către angajații serviciului de asistență pentru documentație al organizației și diviziilor structurale.
Înregistrarea unui caz depinde de valoarea documentelor colectate în acesta și, în consecință, de timpul de stocare a acestora, poate fi parțială sau completă.
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani) sunt procesate în mod simplificat (în parte). Acestea pot fi stocate în foldere cu orice tip și material de fixare, de exemplu în foldere; acestea nu pot fi re-sistematizate în interiorul cazurilor; foile nu sunt numerotate; verificarea inscripțiilor nu este întocmită; acestea sunt arhivate în funcție de nomenclatorul cazurilor. Dar lucrurile pot și nu se pot preda în arhivă, dar sunt stocate în unități structurale pentru a fi folosite în munca de referință.
Afaceri de stocare permanentă și pe termen lung. mai mult de 10 ani, sunt supuse înregistrării complete. Afacerile confidențiale și personale trebuie, de asemenea, să fie pe deplin documentate.
Cerințe de bază pentru înregistrarea cazurilor. Depunerea foilor. Numerotarea foilor. Scrisoare de asigurare. Inventar intern. Înregistrarea acoperirii cazurilor de depozitare permanentă și temporară.
Deoarece documentele sunt transferate în spațiul de stocare pe suportul pe care sunt dezvoltate (hârtie, film, magnetică etc.), fiecare versiune a pachetului utilizează propria sa versiune. Cu toate acestea, majoritatea documentelor care au o durată de depozitare permanentă sau lungă sunt scrise pe hârtie în format standard.
Înregistrarea acestor cazuri include:
· Legarea sau depunerea dosarelor,
· Numerotarea foilor în cazul,
· Întocmirea unei inscripții verificatoare (martor);
· Elaborarea unui inventar intern al cazului,
· Înregistrarea tuturor rechizitelor coperții.