Formarea cazurilor este gruparea documentelor executate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul afacerilor organizației.
Organizațiile de afaceri sunt supuse înregistrării atunci când sunt stabilite și la sfârșitul anului de serviciu. Înregistrarea cazurilor este efectuată de angajații unităților structurale în care sunt formate.
Execuția parțială și completă a cazurilor
În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea completă sau parțială a cazurilor.
Toate cazurile sunt înregistrate parțial atunci când sunt stabilite în birou, cazurile complete de înregistrare a depozitării permanente și temporare (mai mult de 10 ani) după finalizarea lor prin munca de birou.
Cazurile de temporar (până la 10 ani) depozitarea după terminarea clericală rămân parțial mobilat: Documentele sunt stocate în dosare, liste nu sunt numerotate, peresistematizatsiya documente în cazul în care nu se realizează, inventar intern de asigurare și eticheta nu sunt (punctul 189 Instrucțiuni privind ținerea evidențelor.).
Documentele pentru transferul în depozit în arhivă fac obiectul unei înregistrări complete, care prevede (articolul 184 din Instrucțiunea de păstrare a evidenței):
- depunerea sau legarea cazului;
- numerotarea foilor din dosar;
- întocmirea unui inventar intern al documentelor cauzei;
- întocmirea unui martor al dosarului;
- înregistrarea și specificarea detaliilor copertei cazului;
- sistematizarea documentelor de caz.
Reguli de bază pentru formarea cazurilor
La elaborarea unui caz, un specialist în resurse umane trebuie să respecte o serie de reguli. Luați în considerare.
Norma 1. Numai documentele executate trebuie plasate în cazul respectiv. Documentele neîncheiate sunt stocate în dosarul de lucru al artistului.
În cazul în care ar trebui să se pună numai acele documente care corespund conținutului lor cu titlul cazului pentru nomenclatură.
Norma 2. Cererile trebuie formate în cazuri împreună cu documentele principale la care se referă. Cu un volum mare de aplicații, acestea pot fi grupate în volume separate.
Norma 3. Documentele pentru stocarea permanentă și temporară ar trebui grupate separat. De exemplu, în diferite cazuri este necesar să se formeze:
- comenzi pentru personalul de la termenul de valabilitate de 75 de ani, pentru personalul de depozitare de 3 ani;
- rapoarte anuale, trimestriale și lunare privind personalul;
- primele exemplare ale ordinelor de personal și copii ale ordinelor de personal etc.
Norma 4. Documentele unui an calendaristic se grupează în cazul, cu excepția fișierelor personale și rulate.
Norma 5. Documentele care trebuie returnate, copiile inutile, schițele nu trebuie plasate în cazul respectiv.
Regula 6. Cazul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli (3-4 cm). Dacă numărul de coli din caz depășește acest număr, atunci este împărțit în volume.
Documentele din interiorul cazului sunt în ordine cronologică (în ordine ascendentă) sau discutabile (documente legate de rezolvarea unei întrebări, grupate împreună) și în combinație.
Formarea cauzei în funcție de tipul de document
Formarea anumitor tipuri de documente în cazul are propriile particularități.
Documentele administrative sunt grupate în cazuri pe tipuri și în cronologie, împreună cu aplicațiile conexe. Comenzile pentru personal sunt formate în cazuri independente, în funcție de condițiile de stocare.
Protocoale (cum ar fi reuniunile Comisiei de calificare, de certificare a Comisiei și altele.) Sunt aranjate în ordine cronologică, în funcție de numărul, de obicei împreună cu documentele pentru care sunt pregătite (ordinea de zi, rapoarte, proiecte de rezoluții, etc ..). Cu un volum mare de astfel de documente, acestea sunt grupate într-un dosar separat și sistematizate în funcție de numărul de minute ale reuniunilor.
Conturile personale ale lucrătorilor și ale angajaților cu privire la salariile din afaceri independente într-un an și care au numele de familie alfabetic.
Recomandăm ca în marile organizații cu un număr mare de angajați și unități structurale să se formeze conturi personale în afaceri în decurs de un an de către subdiviziuni structurale, iar în ele - prin alfabetul numelor de familie.
Cazurile cu corespondență sunt aranjate într-o ordine logico-cronologică.
ACEASTĂ ESTE IMPORTANT! Este interzisă formarea corespondenței în 2 cazuri pe principiul "Documentele primite" - "Documentele expediate".
În cazul în care un nou grup de documente cu privire la orice subiect și în nomenclatura afacerilor problemei respective nu este furnizată, apoi începe o nouă afacere, indiferent de momentul apariției documentelor, iar în intervalul de cazuri, pentru a face supliment adecvat pe parcursul anului.
Am pregătit coperta cazului
Atunci când începeți cazuri, trebuie să vă aranjați corect coperțile. Înregistrarea parțială a cazului la instituție în cadrul lucrărilor de birou prevede înregistrarea detaliilor privind acoperirea cauzei în conformitate cu nomenclatorul cazurilor (punctul 182 din Instrucțiunea de păstrare a evidenței).
Pe capacul casetei indicați:
- denumirea organizației-mamă (numele complet, în cazul nominativ, în conformitate cu subordonarea departamentală, în cazul în care organizația-mamă este recunoscută oficial de numele prescurtat, este indicat după completă);
- denumirea organizației (denumirea completă în nominativă conform cartei (poziției) organizației, dacă organizația are o abreviere acceptată oficial, este indicată după plin);
- denumirea unității structurale (numele complet al denumirii în conformitate cu reglementările privind unitatea structurală);
- un index al activității în nomenclatorul afacerilor (în conformitate cu nomenclatura aprobat, acesta este format din secțiunea nomenclatura a indicelui (în general, o unitate structurală) și un număr de caz de serie în cadrul acestei secțiuni);
- titlul cazului (în conformitate cu nomenclatorul aprobat al cazurilor);
- anul în care a fost inițiat cazul;
- perioada de depozitare a cazului (în conformitate cu listele actuale de documente care indică perioada de depozitare).
Pe parcursul anului, în cursul desfășurării activității pe copertă, se poate emite și numărul volumului (dacă numărul de foi de documente incluse în dosar depășește 250 și cazul este împărțit în volume). Numărul volumului este indicat de cifre arabe.
Documentele de stocare permanentă și pe termen lung sunt pregătite și pregătite pentru a fi transferate în arhivele organizației.
În procesul de pregătire a cazurilor pentru transferul în arhivă se execută execuția completă a coperților.
Titlurile de pe coperți trebuie să fie verificate în funcție de rubricile cazurilor indicate în nomenclatură.
Când se fac inscripțiile din scrisoarea de intenție?
Dacă este necesar, inscripția de pe copertă este actualizată:
- în cazul în care numele instituției, unitatea sa structurală sau organizația-mamă sa schimbat de-a lungul anilor de redactare sau cazul a fost transferat într-o altă instalație de la sfârșitul (o divizie), pe coperta indica numele nou, iar cel vechi este inclus în paranteze;
- în rubricile cazurilor care conțin documente administrative (ordine, protocoale, rezoluții), se introduc numerele acestora, dacă aceste cazuri sunt împărțite în volume.
Reguli pentru stabilirea datei cazului
Pe copertă se stabilește data cauzei, care trebuie să corespundă cu anul instituției și cu sfârșitul cazului. Într-un caz care are documente pentru anii anteriori decât anul în care a fost constituit, se face o înregistrare în conformitate cu data: "Există documente pentru ____ ani".
Pe coperțile cazuri compuse din mai multe volume (părți) precum și documente care conțin timp diferite (comenzi, rapoarte, certificate, informații, corespondență etc.), pune jos data documentelor de caz extreme.
Apoi, pe capacul casetei, este setat numărul de coli din fișier. Acesta este plasat pe coperta unui martor al cazului, regulile de compilare ale cărora au fost menționate mai sus.
În jos pe copertă se indică perioada de păstrare a cazului, care este transferată din nomenclatorul afacerilor organizației.
O mostră din coperta cazului, întocmită în procesul de pregătire a cazului pentru transferul în arhivă, vedeți în secțiunea "Documentația utilă" de la pag. 23 al revistei.
Toate inscripțiile de pe coperțile casetelor ce urmează a fi transferate în arhivă sunt făcute în mod clar cu cerneală, cerneală sau cu pix.
Care este codul cazului de arhivare?
Când proiectați capacul casetei în colțurile din stânga și din dreapta sus, trebuie adăugat un cod suplimentar de arhivare a casetei, care include:
- numărul fondului (numai în organizațiile incluse în lista surselor de achiziție a arhivelor de stat, este atribuit de arhiva corespunzătoare);
- numărul inventarului;
- numărul cazului din inventar.
Cifra de arhivă a cazurilor este înregistrată în arhiva organizației după întocmirea inventarelor diviziilor diviziilor structurale și a inventarelor sumare ale cazurilor de depozitare și personal permanent, temporar (mai mult de 10 ani).
Cazul temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și compoziția lichno¬mu depusă în copertă din carton 4 puncție sau încrețite, cu posibilitatea de citire liberă a textului tuturor documentelor, datele, vizele și rezoluțiile lor. Legăturile metalice (resturi, cleme, știfturi etc.) trebuie scoase din cutii.
Foile în cazul sunt numerotate în cifre arabe, cu numerotarea brute în colțul din dreapta sus, fără a atinge textul, cu un creion negru de grafit. Fișele de cazuri constând din mai multe volume sau părți sunt numerotate pentru fiecare volum sau parte separat.
Un eșantion din inventarul intern al cazului cu comenzi asupra personalului se află în secțiunea "Documentație utilă" la p. 23 al revistei.
La finalul cazului pe o foaie separată decora o cazuri foaie-martor în care trebuie să specificați suma în litere și cifre foi numerotate, specificați caracteristicile și de eroare de numerotare (pierdute și la numerele literale) și starea fizică a documentelor de caz.
Literele și numerele pierdute sunt indicate în scrisoarea de confirmare în cazul în care au fost efectuate erori în timpul numărării foilor. Acest lucru va ajuta la evitarea renumerotării foilor și va economisi timp considerabil. De exemplu, dacă a fost găsită o altă foaie între foile "14" și "15", atunci ea este numerotată ca o foaie "14a". În același mod, este necesar să eliminați eroarea dacă 2 foi din procesul de numerotare au fost desemnate sub același număr.
Fișele din inventarul intern sunt numerotate separat, astfel încât numărul acestora în inscripția de verificare este notat după numărul total de coli ale cazului prin semnul "+" (plus).
O inscripție de verificare este semnată lizibil de către angajatul care la compilat, indicând poziția și data inscripției. Când foile sunt renumerotate, ele formează o nouă inscripție de verificare, în timp ce vechea este trasă.
O fișă de probă a martorului-martor al cazului, consultați secțiunea "Documentația utilă" la pag. 24 de reviste.