În același mod ca și contabili în avans pregătirea pentru sosirea inspecției fiscale, de multe ori anticipând auditorii săi invitații de sosire, secretari trebuie periodic în organizația dumneavoastră pentru a face un audit al muncii sale în domeniul arhivelor și înregistrărilor de management. La urma urmei, suntem de asemenea verificați de structurile statului.
Conform acestui document, Inspectoratul de Stat stabilit în nivelurile de personal ale Departamentului de Arhive și Records Management a Republicii Belarus (în continuare - Departamentul) și efectuează controlul de stat asupra respectării legislației în domeniul arhivelor și înregistrărilor de management în Republica Belarus.
Instrucțiunea stabilește că sistemul de inspecție de stat include inspectorii de stat în domeniul arhivelor și gestionarea înregistrărilor în regiuni și în Minsk, precum și instituția inspectorilor independenți de arhive și gestionarea înregistrărilor.
Sarcinile Inspectoratului de Stat sunt:
- implementarea controlului de stat asupra respectării legislației în domeniul administrării arhivelor și evidenței;
- stabilirea cauzelor care generează încălcări ale cerințelor legislației din domeniul arhivării și gestionării evidențelor, asistență în eliminarea acestora;
- prevenirea încălcărilor legii în domeniul arhivelor și gestionarea înregistrărilor.
Instrucțiunea definește următoarele funcții ale Inspectoratului de Stat:
- desfășurarea în conformitate cu legislația privind activitățile de control (supraveghere) a inspecțiilor planificate și neprogramate de conformitate cu legislația din domeniul arhivelor și gestionarea evidențelor de către entitățile auditate;
- administrarea procesului administrativ împotriva persoanelor ale căror acțiuni (omisiuni) au condus la încălcarea legii în domeniul administrării arhivelor și evidenței;
- formularea de propuneri către șefii entităților auditate privind aplicarea măsurilor disciplinare pentru persoanele ale căror acțiuni (omisiuni) au condus la încălcarea legii în domeniul administrării arhivelor și evidenței;
- participarea în ordinea stabilită la pregătirea proiectelor de acte normative de reglementare tehnică, de reglementare tehnică privind îmbunătățirea gestionării arhivelor și evidenței, implementarea activităților de supraveghere (de supraveghere);
- sintetizează rezultatele controalelor efectuate sub formă de referințe, articole, rapoarte, mesaje, precum și informații pe site-urile oficiale ale Ministerului Justiției și ale Departamentului;
- studierea și introducerea în practică a experienței interne și externe a organizării și a metodelor de desfășurare a activităților de control.
Inspectoratul de Stat are drepturile definite de actele legislative pentru controlul organelor (supraveghetorilor).
Inspectorul șef de stat al Arhivelor și evidențelor Republicii Belarus conduce Inspectoratul de Stat. Inspectorii de stat arhivelor și înregistrărilor de management din regiuni și din Minsk sunt șefii departamentelor de arhive și a înregistrărilor Departamentul de Management al Justiției a comitetelor executive oraș regionale și Minsk. Compoziția inspectorilor independenți ai Inspectoratului de Stat este format din rândul angajaților cei mai calificați subdiviziunilor structurale ale Arhivelor și Departamentul de Management al înregistrărilor de justiție a comitetelor regionale și Minsk executive ale orașului, instituțiile de arhivă de stat, și, dacă este necesar - teritoriale (oraș și județ) arhive ale executivului locale și organele administrative să-și prezinte acestora manageri și aprobați de către directorul departamentului.
Inspectorii de stat și cei care nu sunt angajați în domeniul arhivelor și gestionarea înregistrărilor primesc certificate care au fost întocmite de Departamentul formularului.
Conform practicii stabilite, Inspectoratul de Stat în cercurile profesionale se numește Arhivele de Stat pentru Inspecție.
Ce va arata mai intai?
Acum, știind deja organismul nostru de control în persoană, să ne întoarcem la întrebarea care este atenția Inspectoratului de Stat al Arhivelor în timpul inspecției?
În primul rând, inspectorii sunt interesați de prezența în organizarea de acte normative locale privind evidența și activitatea de arhivare. Este vorba despre disponibilitatea unor astfel de documente de bază, cum ar fi:
- instruirea cu privire la munca în birouri;
- prevederea arhivei;
- Regulamente privind comisia de experți;
- nomenclatorul afacerilor.
Apoi, un set de aspecte legate de organizarea muncii de birou, pregătirea documentelor pentru stocare ulterioară.
Primul lucru pe care trebuie să îl verificați de către inspectori este un ordin de numire a persoanelor responsabile de conducerea înregistrării și a securității afacerilor în unitățile structurale. În acest sens, acordați atenție datei publicării unei astfel de ordine. Dacă în perioada care a trecut de la data emiterii comenzii au avut loc schimbări în structura personalului, iar unii responsabili deja de mult timp nu se află în organizația dvs., actualizând personalul cu o nouă comandă.
Mai mult, orice verificare se va adresa în mod necesar procedurii și modalităților de înregistrare a documentelor de intrare, ieșire și interne, cum este organizat sistemul de control al executării documentelor.
O atenție deosebită în timpul desfășurării Arhivelor de Stat de Inspecție este întotdeauna acordată ordinului de a efectua înregistrări de afaceri cu privire la cererile cetățenilor.
Desigur, aceasta nu va fi ignorat un astfel de documente importante de afaceri, ca nomenclatura afacerilor de organizare (anul de aprobare, aprobarea instituției de arhivă sau organizația-mamă, umplerea anuală a intrărilor finale în nomenclatorul cazuri), dacă respectivul caz să fie format în conformitate cu nomenclatura cazurilor, formarea și înregistrarea cazurilor finisate de birou.
Arhiva organizației este o afacere importantă și responsabilă!
Separat și deosebit de important atunci când se desfășoară Arhivele de Stat ale Inspectoratului va fi dat arhivei organizației. În primul rând, vor fi interesați de condițiile de depozitare a documentelor, și anume:
- disponibilitatea arhivei, reglementările privind arhiva, personalul arhivistic (în absența unui angajat cu normă întreagă - prezența persoanei responsabile pentru arhivă);
- caracteristică camerei de arhivă, a echipamentului acesteia.
Numărul de fișiere stocate în arhivă, ordinea primirii documentelor în arhivă, plasarea documentelor în arhivă, starea lucrurilor, existența unui plan de evacuare a documentelor nu vor rămâne fără atenție.
Documente importante contabile: disponibilitatea inventarelor cazurilor de depozitare și a personalului permanent, aprobarea și coordonarea, cadrul cronologic, numărul de cazuri. Reamintim, în acest context, că înregistrările permanente sunt create numai în organizațiile care sunt sursa de achiziție a arhivelor publice (lista numărul 1), precum și în organizațiile de proprietate non-stat, oameni de afaceri private. Inventarul cazurilor de permanente număr Lista de companii de depozitare 1 trebuie să fie aprobate de către comisia de experți și de inspecție (EPA) sau expertul și instituțiile de arhivare metodică a Comisiei (EMC), organizații, proprietate non-stat - comisia de experți (CE) a organizației-mamă, dacă este cazul. Inventarul cazurilor cu privire la organizațiile de personal număr Lista de 1 să fie convenite la reuniunile EPA sau EHR instituții de arhivă, organizații Lista numărul 2 (organizația, nu sursa de achiziție a arhivelor publice), și nonstatali coordonat ședințele organizației-mamă CE, dacă este cazul. [1]
Gosarkhivnadzor va verifica procedura de alocare a documentelor pentru distrugere, existența actelor privind alocarea pentru distrugerea documentelor și cazurile care nu sunt supuse depozitării.
De asemenea, ar trebui să se țină cont de utilizarea documentelor stocate în arhivă (verificați existența unui registru al cazurilor eliberate pentru utilizare temporară).
Factorul uman notoriu ...
Am enumerat gama principală de probleme, la care, dragi colegi, trebuie să fiți atenți. Bineînțeles, este imposibil să se prevadă toate nuanțele, principalul lucru în această situație este cunoașterea documentelor normative în domeniul arhivării și gestionării evidențelor și respectarea acestora în munca dumneavoastră.
Sincer, am scris ultima teză și m-am gândit la asta, m-am prins gândindu-mă că nu este întotdeauna posibil să se facă referire la documentele normative. Acest lucru se întâmplă din următoarele motive: în diferite documente normative, uneori aceeași problemă este tratată diferit.
În plus, susțin claritatea și claritatea în declarația de cerințe, care nu este întotdeauna respectată în documentele normative și metodologice. De exemplu, în liniile directoare pentru pregătirea și aplicarea nomenclaturii de organizare afacerilor, cu titlu de exemplu și standard de nomenclaturi cazuri, dezvoltat de către angajații BelNIIDAD și Departamentul pentru Arhive și înregistrărilor Ministerului Justiției al Republicii Belarus, nu spune nimic despre ceea ce poate sau nu poate fi în pregătirea afaceri consolidate de nomenclatură pentru a utiliza formularul de masă. Cu toate acestea, în exemplul de mai sus, nomenclatura Recomandări metodologice de organizare a afacerilor utilizate sub formă tabelară nomenclator al afacerilor. Într-adevăr, cu utilizarea omniprezentă a tehnologiei informatice, forma tabelului este foarte convenabilă în toate privințele pentru muncă. În același timp, Arhivele Naționale ale Republicii Belarus Inspecții lucrătorilor și aprobările afaceri cererii fără compromisuri din nomenclatura pentru a exclude sub formă de tabel. Există motive pentru acest lucru sau este doar un tribut adus zilele îndepărtate când inventarul nu este imprimat pe computer și pe mașini de scris? Întrebarea nu pare minuțioasă și inactivă pentru dvs., dacă sunteți indicat la momentul verificărilor ca o remarcă.
Înțeleg că întrebările mele sunt în mare parte retorice și nu aștept răspunsul la aceste și alte întrebări care mi s-au acumulat. Vreau doar, dragi colegi, că întotdeauna ați luat cu grijă toate dispozițiile documentelor normative și metodice, iar cerințele inspectorilor nu au fost luate în considerare, ci mai degrabă demonstrative. În cazurile în care reglementările nu există nici un acord sau orice situație care nu există, pentru propria pace și ordine, este necesar să se reglementeze aceste probleme prin reglementările locale, în special, pentru a furniza aceste elemente în manualul de administrare a înregistrărilor organizației.
Astfel, când vorbim despre faptul că ar trebui să fim pregătiți să ne întâlnim cu Inspecția de Stat a Arhivelor, am avut de asemenea în minte că ar trebui să fim pregătiți să ne apăram punctul de vedere. Cu toate acestea, acest lucru nu are nicio legătură cu justificarea inactivității și a neglijenței noastre. Cred că este de înțeles.