Procesul de luare a deciziilor manageriale se bazează pe colectarea și prelucrarea informațiilor obiective și fiabile. Informații despre starea reală a sistemului de control conține o varietate de surse, dar cel mai important dintre ele sunt documentele de baza: acte, certificate, rapoarte, memorandumurile, corespondența și altele.
Documentele acestui sistem joacă un rol oficial în ceea ce privește documentele organizaționale, juridice și administrative. documente de fond nu conțin instrucțiuni, nu se angajează să acționeze într-un anumit fel ca documente administrative, dar a raportat informații, să încurajeze să ia anumite decizii, cu alte cuvinte, să inițieze soluții de management vă permit să alegeți una sau un alt mod de influență administrativă.
O caracteristică a acestor documente este faptul că vine din partea de jos a sistemului de control: de la lucrător la unitatea capului de către unitatea de cap la cap organizației, de la organizațiile subordonate în cea mai mare.
Actul este un document compilat de un grup de oameni (în principal o comisie), care confirmă faptele sau evenimentele pe care le-au stabilit.
Motivele pentru întocmirea actului pot fi diferite, de aceea numărul mare de soiuri:
· Acte de lichidare (instituții, întreprinderi, organizații);
· Actele de acceptare și transfer (cu schimbarea conducerii, transferul cazurilor, valorile materiale etc.);
· Acte de recepție a obiectelor;
· Acte de testare;
· Actele de distrugere a cazurilor;
· Actele de bunuri rasfatate;
· Actele de investigare a accidentelor, accidentelor etc.
Data și locul întocmirii actului trebuie să corespundă datei activării evenimentului și locului de compilare.
Unele acte sunt supuse aprobării (audit și control, conținând recomandări și propuneri).
Actul poate avea o bară de potrivire.
Actul este elaborat pe baza formei comune a organizației.
Textul actului constă din două părți - introducere și constatare.
Introducerea citește:
· Baza de redactare a actului (document administrativ, document normativ, contract etc.);
· Persoanele care compun actul.
În precizarea părții, ei stabilesc obiectivele, sarcinile și esența lucrării făcute de către elaboratorii actului, fapte și rezultate constatate. Partea de constatare poate fi făcută sub forma unui tabel.
În partea finală a raportului se trage concluzii sau se pot formula recomandări. Actul se poate încheia cu o declarație de fapte.
Numărul de copii ale actului este determinat de disponibilitatea părților interesate de acest document sau de documentele de reglementare care reglementează compilarea acestuia.
Actul este semnat de președinte și de întregul compilator. Dacă unul dintre traducători nu este de acord cu actul, el semnează cu o rezervă despre dezacordul său. Opinia sa diferită este redactată pe o foaie separată și atașată actului.
Actul este aprobat și ștampilat.
Formularul ACTA constă în următoarele cerințe:
· Numele tipului de document - ACT;
· Locul de publicare (oraș);
· Bare de aprobare și aprobare (dacă este necesar);
· O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză.
Protocolul - un document care stabilește cursul discuțiilor privind problemele și procesul de luare a deciziilor la întâlniri, reuniuni, conferințe, întâlniri de afaceri.
Protocolul reflectă activitatea comună de luare a deciziilor a unui colegiu sau a unui grup de angajați.
Protocoalele sunt împărțite în:
· Procesul-verbal al reuniunilor stabilite în activitățile de conducere ale organizației;
· Protocoale de investigare create de unele organe administrative și organe de ordine publică (protocolul inspectorului sanitar, inspectorul de incendiu, protocolul unui accident rutier etc.);
· Protocoale de tip contractual (protocoale de dezacorduri, protocoale de reconciliere a dezacordurilor, protocoale de negociere a prețurilor etc.).
Protocoalele organului colegial sau grup de angajați întocmite pe baza înregistrării proiectului de întâlnire, transcrierea sau înregistrarea întâlnirii, precum și materialele pregătite pentru reuniunea (texte de rapoarte, discursuri, memo-uri, proiecte de decizii pe ordinea de zi, lista de invitati, etc.) .
Dacă sesiunea este verbatim, atunci după sesiune, transcrierea este descifrată, întocmită și atașată protocolului.
Protocoalele se fac pe forme speciale ale organizației, unde titlul documentului este pre-tipărit în imprimantă sau pe foi standard de hârtie A4.
Textul protocolului este format din două părți: introductive și de bază.
Partea introductivă a protocolului include informații permanente și variabile.
Informațiile constante conțin cuvinte - "Președinte", "Secretar", "Prezent". Aceste cuvinte sunt scrise de la începutul câmpului din stânga cu o majusculă.
Pentru variabila informației sunt inițialele și prenumele președintelui, secretarului, celor prezenți.
Numele membrilor corpului colegial sunt aranjate în ordine alfabetică printr-o virgulă într-o linie, după un interval.
În cazul în care membrii corpului colegial sunt mai mult de 15 persoane, indicați numărul total, iar în paranteze - nota "lista celor prezenți este atașată".
Numele invitaților sunt atașate cu numele poziției și organizației.
Partea introductivă a protocolului include toate elementele de pe ordinea de zi care vor fi rezolvate sau vor fi discutate în cadrul acestei reuniuni.
Întrebările de pe ordinea de zi sunt formulate în prepositional, răspunzând la întrebarea "despre ce?".
Partea principală a protocolului este construită în conformitate cu următoarea schemă: ei au ascultat, au vorbit, au decis (decis) și pentru fiecare întrebare separat. Cuvintele - HEARED, STATED, STANDED (DECIDATE) sunt scrise cu majuscule, din câmpul inițial (stânga), fără punctuație (punctuație deschisă).
Înainte de cuvântul LISTEN au pus numărul ordinal al problemei pe ordinea de zi, dacă sunt discutate mai multe întrebări.
Dacă difuzorul furnizează textul discursului, atunci după bord indicați - "Declarația atașată".
Protocolul poate stabili o decizie privind aprobarea unui document și în acest caz are o referință la data și numărul documentului, iar documentul este atașat protocolului.
Protocoalele sunt de două tipuri: complete și concise. Dosarul complet conține o evidență a tuturor discursurilor din cadrul reuniunii.
Protocolul multiplu nu conține elementul "Difuzoare".
Dacă este necesar, se poate face un extras din protocol pentru orice problemă de pe ordinea de zi.
Conținutul memorandumului este subdivizat în inițiativă, informare și raportare.
Memorandumul de informații este întocmit în mod regulat și conține informații despre detaliile sau metodele de realizare a lucrării.
Raportul de memorare informează despre finalizarea lucrărilor, stadiul lor, implementarea instrucțiunilor, ordinele etc.
Notele externe sunt întocmite pe foaia de hârtie comună a organizației format A4. Șeful organizației le semnează.
Data documentului este considerată data semnării acestuia.
Textul memorandumului este împărțit în două părți. Prima este o afirmație a faptelor care au servit drept motiv pentru compilația sa, al doilea este concluziile, opiniile inițiatorului - organizația sau oficialul.
REZUMATUL RAPORTULUI intern NOTĂ:
· Denumirea tipului de document - NOTĂ RAPORT;
· Aplicație (dacă există);
· O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză.
REZERVELE DE PUNCT DE NORD PUBLIC:
· Denumirea tipului de document - NOTĂ RAPORT;
· Aplicație (dacă există);
· O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză.
Notele explicative, ca o anexă la documentul principal, care o explică și o completează, sunt redactate pe forme comune. Capul semnează această notă.
Note explicative, care explică cauzele comportamentului, acțiunilor, situațiilor, sunt lucrători individuali. Ca și memorii interne, ele pot fi scrise de mână pe o foaie standard de hârtie. Compilații ai acestor note compun.
EXPUNEREA EXPOZANTULUI:
· Numele tipului de document - NOTA EXPLICATIVĂ;
· O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză.
Notele de serviciu servesc la transferul informațiilor de la un nivel de conducere la altul și adesea constituie baza pentru emiterea documentelor administrative.
Textul notei este format, de obicei, din două părți. În prima parte, ele expun faptele care au servit drept scuză pentru scrierea ei, în cea de-a doua parte trag concluzii și propun sugestii cu privire la întrebarea care se pune.
Data notei este data semnării acesteia.
Ajutor - un document care conține informații textuale despre o anumită problemă.
Referințele sunt de obicei împărțite în două grupuri - cu informații despre fapte și evenimente oficiale și emise cetățenilor și instituțiilor interesate, care atestă orice fapt legal.
Ajutați-vă cu informații despre fapte și evenimente de natură oficială
Reflectați diferite situații. Acestea sunt făcute la cerere și trimise la timp.
Titlul ajutorului poate include perioada de timp sau data la care apar datele din ajutor.
Semnează certificatul persoanei, componentele acesteia și răspunde de datele trimise.
Certificat de fapt legal. (confirmarea locului de muncă, a studiului, a funcției, a locului de reședință etc.)
Ea se emite fie la cererea instituției, fie pentru cetățenii interesați.
Acesta este cel mai numeroase și mai compilat grup de referințe. De regulă, în compilarea unor astfel de certificate, se utilizează formularele șablon unificate de format A5.
În text nu ar trebui să se întoarcă arhaice, cuvinte inutile: "această informație", "învață cu adevărat". Textul este semnat și ștampilat.
· Numele tipului de document - INFORMAȚII;
· O notă privind disponibilitatea aplicațiilor (dacă există);
· Imprimare (dacă este necesar).
Scrisoarea este un nume generalizat pentru diverse documente trimise prin poștă. Acesta servește ca mijloc de comunicare cu instituțiile, indivizii, vă permite să raportați diverse informații, să anunțați evenimentele.
Există mai multe tipuri de litere: scrisori care conțin o solicitare, o propunere, o cerere, o solicitare care necesită un răspuns. Există scrisori care conțin notificări, informații, refuzuri, mementouri și nu necesită un răspuns.
Recomandările formularului de probă LITERE:
· O notă privind disponibilitatea aplicațiilor;
· Imprimare (dacă este necesar);
Scrisorile sunt emise pe foi de antet speciale pentru literele A4 și A5, în funcție de mărimea literei. Dacă litera nu depășește zece rânduri, este făcută pe antetul A5 (titlul nu este scris, textul poate fi tipărit în intervalul de 1,5 sau 1). Numele tipului de document - litera - nu este scris.
Textul scrisorii este construit conform schemei: introduceți (motivele pentru scrierea unei scrisori, referiri la evenimente, fapte, decizii ale instituțiilor superioare și alți factori care au stat la baza elaborării unei scrisori); dovezi (fundamentarea întrebării indicate în scrisoare); concluzie (concluziile sunt prezentate, sunt propuse soluții). În unele cazuri, literele pot conține o parte finală a textului fără explicații.
Textul scrisorii cere claritate, claritate, claritate a prezentării, deoarece scopul de a compune și trimite scrisori este, de regulă, redus la motivații.
O telegramă este un nume generalizat pentru documente care diferă în conținut, alocate în legătură cu un mod special de transmitere a textului - printr-o rețea de telegraf de uz general.
Telegramele pot fi trimise cu mai multe texte la un element sau cu același text - la diferite articole.
Telegrama este construită din două părți, separate de o linie. Prima parte (deasupra liniei) este transmisă prin telegraf (este plătită), a doua (sub linie) nu este transmisă și plătită prin telegraf.
Prima parte a TELEGRAM conține următoarele cerințe:
· Numele funcționarului care a semnat telegrama (poate fi indicat biroul său);
A doua parte a TELEGRAM conține următoarele cerințe:
· Semnătura persoanei în numele căreia este emisă telegrama (indicarea postului);