personalul de serviciu ocuparea forței de muncă în legătură cu crearea, prelucrarea, utilizarea și stocarea unui număr mare de documente. Aceste documente conțin, de obicei, informații referitoare la datele personale ale angajaților, și trebuie să fie protejate împotriva accesului neautorizat.
Este evident că toate acestea impune obligații serioase pe șefii organizațiilor și funcționarii responsabili pentru păstrarea documentelor cu privire la personal. Acest lucru înseamnă că fiecare angajator trebuie să elaboreze un set de măsuri juridice, organizatorice și practice pentru a asigura condiții de depozitare și utilizare a unor astfel de documente. Pentru informații cu privire la modul de a organiza „ideal“ departamentul de personal de birou, el ne spune cineva care știe exact cum să o facă în mod corect.
Discutați despre modul de organizare a spațiului de depozitare a documentelor de personal, vom începe prin a aminti că faptul resurse umane există două părți distincte ale fondului documentar.
Partea 1. Crearea organizației și a primit de la alte organizații și subdiviziuni structurale ale originalelor și copii ale documentelor cu privire la toate aspectele organizației, poziția departamentului, subdiviziunile sale, funcționarii instrucțiunilor de personal. Un loc minunat în departamentul de personal, de asemenea, atribuit corespondența cu organizații și persoane cu privire la diverse probleme, controale de stare materiale ale documentelor care conțin date cu caracter personal, în unitățile structurale ale organizației.
Partea 2: Dosarele personale ale angajaților și alte înregistrări, documente privind certificarea angajaților și altele.
documente de personal de service depuse după finalizarea executării, în cazul, în conformitate cu nomenclatura lor. Cazul în anumite perioade (de obicei doi-trei ani) sunt stocate în dulapuri în departamentul de personal. După această perioadă, cazul DC și pe termen lung (peste 10 ani) sunt transmise organizației de stocare arhivă și depozitarea caz termenele pot rămâne în personalul de serviciu înainte de expirarea timpului de depozitare specificat, după care a alocat pentru distrugere cu pregătirea unui instrument special.
Termenul de valabilitate a documentelor specificate în programul se aplică tuturor organizațiilor, indiferent de proprietate (Art. 1.2 Lista).
Și ce fel ar fi?
Responsabilitatea pentru siguranța documentelor de personal trebuie să fie șef de resurse umane, iar în cazul în care nu există nici un departament de personal, muncitor -kadrovy. Prin urmare, sarcina sa nu este numai buna organizare a muncii cu documente, dar, de asemenea, mai presus de toate, crearea condițiilor pentru a asigura siguranța acestora.
Caracteristici de stocare a documentelor de personal în organizarea sarcinilor datorate de a restricționa accesul neautorizat la documente care conțin date cu caracter personal ale angajaților, precum și de căutare eficiente de informații.
Organizare facilități de servicii de personal
Dacă o organizație nu poate fi spațiu, dar cel puțin trebuie să fie efectuate condițiile de bază.
Condiții 1. Personalul de room service trebuie să fie echipate cu foc si antiefractie alarme.
Condiția 2. Este de dorit ca ușa din față a Statului Major a fost un metal dublu și ferestrele sunt protejate de grile metalice.
Condiția 3. Camera trebuie sa fie suficient de mare pentru a, în primul rând, sunt asigurate condițiile de funcționare a personalului de serviciu, și în al doilea rând, a existat un loc pentru a pune dulapuri și seifuri pentru stocarea documentelor curente.
Până la sfârșitul zilei toate ușile (inclusiv interior) este necesară pentru a bloca pe încuietori sigure și sigiliu sigiliu personal al șefului serviciului personal. Cheile de la ușile trebuie să fie vopsite într-un jurnal special. În același timp se aprinde și a verificat fiabilitatea sistemului de alarmă intrus.
Lettings armat și va dezarma sediul șefului departamentului de personal de serviciu (altul decât un funcționar responsabil pentru comportamentul managementului resurselor umane). Curățarea camere este permisă numai în prezența acestor persoane. Cazuri dosare cu documente, dulapurile, documente de calculator care poate fi citit, jurnale contabile și registre contabile, cărți de lucru sunt stocate în biroul personal în timpul cabinetelor de lucru și timpul de non-metalice care lucrează în mod permanent blocate. Este de dorit ca fiecare angajat avea un dulap pentru matricele de stocare care îi sunt atribuite documentelor. În acest caz, sigilii, ștampile, formulare, documente și cheile de la cabinetele angajaților care lucrează, de regulă, păstrate într-un cap de siguranță a personalului de serviciu.
normele de gestionare a documentelor
Pentru a asigura siguranța datelor cu caracter personal atunci când se lucrează cu documente, trebuie să respecte următoarele reguli.
Articolul 1. În spațiul de lucru, să păstreze numai acele documente care se execută în prezent.
Regula 2. Restul documentelor sunt stocate într-un dulap încuiat.
Articolul 3. Documentele executabile sunt plasate în dosarul, care indică tipul de acțiuni realizate cu acestea, cum ar fi „Pentru liantul în treburile personale“, „pentru a trimite“ și așa mai departe. N., sau numele a personalului pentru a lucra cu documentele care se referă. Ei bine, în cazul în care în fiecare dosar va fi un inventar al documentelor sale.
Regula 4. Instrumentele cu care este terminat lucrarea, imediat depusă în cazul corespunzător.
Regula 5. La sfârșitul zilei toate documentele, fișierele, hârtie și notebook-uri cu listări de locuri de muncă, instruire și materiale de referință pentru a elimina de metal dulapuri, seifuri, de blocare și sigila sigiliul.
Regula 6. La sfârșitul zilei de lucru pe desktop-ul nu ar trebui să fie nici o hârtie. De asemenea, verificați caseta pentru hârtie și asigurați-vă că niciun document de acolo, care ar putea fi de interes pentru o terță persoană.
Articolul 7. Sigilii, ștampile, documente formează, cheile de la cabinetul continua să lucreze numai în cadrele fatare principali în condiții de siguranță.
Regula 9. Calculatoarele la sfârșitul blocului zi lucrătoare sau deconectați de la rețea.
Regula 10. Nu lăsați documente sau înregistrări oficiale pe desktop, nu lăsați dulapurile deblocate și calculatorul - nezabloki-ment când ieșiți din cabinet.
Locul documente pe podea, glafuri, în grămezi nesortate
Condiții de depozitare a documentelor
În personalul sistem de evidență a documentelor pot distinge două etape: curent (operațional) și ulterior (arhiva).
Depozitarea și utilizarea documentelor de la începutul lor și înaintea cazului în care acestea sunt grupate într-o arhivă numită curent (operațional). cazuri de stocare curente efectuate la locul de formare a acestora. De exemplu, documentele care sunt create în serviciul personalului, acesta este și depozitat.
stocare curent este împărțit în două subtipuri:
- stocarea documentelor în cursul punerii în aplicare a acestora;
- depozitarea documentelor executate. stocare documentul curent înseamnă stocarea acestora în original. Prin urmare, personalul serviciilor organizațiilor ordinele asupra personalului păstrate în original.
Condiții de depozitare ar trebui să protejeze documentele de daune, efectele nocive ale mediului înconjurător și de a exclude pierderea lor. Ca o regulă, în acest scop, în incinta departamentului de personal și dulapuri metalice arhiva set, seifuri, dulapuri, rafturi, etc. Pentru a facilita căutarea documentelor în cabinete de copii ale nomenclaturii afacerilor plasată și pe spinarea cazurilor Covers - .. Numărul de cazuri, în conformitate cu nomenclatura.
Dacă știți că un anumit document trebuie să fie copiat la o anumită frecvență, acesta poate fi scos dintr-o singură copie a unei bună calitate și să continue să lucreze cu ea
Personalul de room service, care găzduiește un număr mare de documente care trebuie să fie sprijinite printr-o temperatură stabilă și umiditate, deoarece hârtia este deosebit de periculos, nu atât de mult temperatura și umiditatea ridicată și joasă, ca modificări frecvente în acești indicatori. Desigur, documentele sunt stocate într-un dosar special, în spatele ușilor dulapului închise, pentru a minimiza impactul cel mai mare dusman al hârtiei - praf. De asemenea, este recomandabil să se păstreze documentele în dulap cu usi opace. Acesta nu este doar cea mai mare securitate de stocare, dar, de asemenea, în faptul că efectele nocive hârtia de lumină, în special în lumina UV.
Trebuie să știți
Reguli de distrugere a documentelor
Una dintre etapele ciclului de viață al documentelor umane este distrugerea lor. Motivele sunt diferite.
Expunere de motive 1. distrugerea juridică în organizațiile după expirarea perioadei de păstrare.
Motivul 2. Distrugerea sau deteriorarea din neglijență, ca urmare a unor accidente și dezastre naturale, dezastre naturale și provocate de om.
referința noastră
organizarea Arhiva Camera ar trebui să fie izolate, dotate cu securitate și alarmă de incendiu. Dimensiunile necesare ale camerei pentru a plasa documente, inclusiv personalul și destul de ușor de calculat pe baza dimensiunilor (lungime) de raft de arhivă și grosimea medie (1-1,5 cm) dintr-un caz standard, ținând cont de faptul că rack standard de arhiva 2 m înălțime 30 12 cm are astfel de rafturi. Distanța de lucru între rafturi ar trebui să fie de cel puțin 80 cm, foc rafturi abside. - 120 cm Separat, considerate a fi zona ocupată de dulapuri metalice și seifuri, iar numărul mediu de cazuri care pot fi plasate în ele. Dupa ce a petrecut toate aceste calcule, puteți specifica destul de exact care spațiu arhiva necesar pentru a acoperi documentele.
În acest sens, biroul de personal trebuie să rezolve două obiective contradictorii.
Problema 1. Distruge documentele pentru a minimiza (și mai bine - pentru a elimina complet), probabilitatea de restabilire a informațiilor conținute în acesta.
Sarcina 2: Recuperează documentele și informațiile conținute în acestea, în caz de deteriorare sau distrugere a documentelor. Ce metode și tehnologii care pot fi utilizate.
Prima provocare se referă la punerea în aplicare a legislației și de afaceri obligații pentru a asigura distrugerea documentelor care au devenit inutile pentru organizație, precum și pentru a aborda problemele legate de securitatea informațiilor.
A doua problemă, din fericire, trebuie să rezolve mult mai puțin. Și este de dorit să se gândească în avans și planul de acțiune pentru a salva documentele deteriorate în caz de incendiu sau de inundare.
- distrugere trebuie să fie autorizate (de exemplu, interzice distrugerea neautorizată a înregistrărilor fără a emite documentele relevante ..);
- Se interzice distrugerea documentelor legate de funcționare sau proceduri viitoare de litigii sau de investigare;
- distrugerea documentelor ar trebui să fie efectuată cu păstrarea confidențialității informațiilor conținute în acesta;
- Trebuie să fie distrus toate copiile documentelor selectate pentru distrugere, inclusiv de asigurare și backup-uri și copii pentru depozitarea pe termen lung.
referința noastră
Shredirovanie - cea mai comuna si populara metoda de astăzi de distrugere a documentelor de hârtie. Atras de costul său scăzut, „verde“, fiabilitate suficientă.
Principalul avantaj - documentele pot fi distruse în etape, în plus, nu trebuie să aloce o mulțime de spațiu pentru stocarea temporară a materialelor colectate la distrugerea. În acest caz, este mai ușor să se asigure securitatea documentelor și informațiilor conținute în acesta. Este această versiune este utilizată în mod activ în activitatea și în multe organizații cerința de distrugere obligatorie a documentelor în tocătorul este inclusă în regulamentele interne.
Atunci când alegeți un tocător, expertii recomanda să se ia în considerare numărul de documente de lichidare de zi cu zi.
încărcare zilnică recomandată - un factor important care trebuie luat în considerare atunci când se alege unitatea. Un alt punct important - cât de multe informații confidențiale. Depind acest nivel de secretizare și distrugătorul tip de tăiere.
Nivelul secretului oferit de tocătorul, având în vedere dimensiunea maximă a fragmentelor în care taie hârtie sau alt suport.
Conform standardului DIN 32757-1 internațional distinge cinci niveluri de viață privată:
- nivelul de confidențialitate atribuit primului model, ieșiri lățimea de bandă la 1,2 cm. Recuperare document din chips-uri pot fi, cu toate că se va cositori. Prin urmare, aceste tocătoare de sunt utilizate în principal pentru curățarea desktop;
- un al doilea nivel de securitate nu este cu mult mai gravă. Aparatul produce benzi mai lată de 0,6 cm dispozitive, cum ar datorită prețului său accesibil răspândit destul de larg .;
- Masina de tocat treilea nivel de secretizare pot fi folosite pentru a distruge documente confidențiale, dar nu secrete. Hârtia se taie în benzi late de 0,2 cm sau fragmente de până la 0,4 x 6 cm Recupera conținutul documentului distrus mod aproape imposibil .;
- pentru documentele clasificate, se recomandă utilizarea cu tocătoare de chiar mai puternic, al patrulea nivel de secretizare. În acest caz, documentul este tăiat în bucăți de cel mai mare de 0,2 x 1,5 cm, adică, chips-uri mici potrivite cu excepția ca material de construcție ..;
- și în cele din urmă, pentru distrugerea documentelor secrete de top tocătoare de produse, oferind fragmente de ieșire format de 0,08 x 1,3 cm. De fapt, documentul devine „praf“ și nu poate fi restaurat chiar și în laborator.
Atunci când alegeți un tocător este necesar să se bazeze doar pe nivelul într-adevăr necesar de confidențialitate, astfel încât aceasta afectează prețul și performanța mașinii.
Să nu uităm că biroul - nu doar un asistent indispensabil în birou, dar nici un mic detaliu al interiorului. Gama de orice producător pot fi găsite modele de lumină și întuneric de design clasic sau futurist. Decorul din metal, plastic transparent, lumini de culori diferite aplicate.
Reguli pentru personalul de service cu vizitatorii
În plus față de operațiunile de documente, angajați ai departamentului de personal o mare parte din timpul petrecut pe primirea cetățenilor (angajații unei organizații, foști angajați, solicitanții de locuri de muncă și altele.). Acest tip de muncă trebuie să fie strict reglementată, t. Pentru a. Vizitatorii pot reprezenta o anumită amenințare la adresa personalului din departamentul de securitate a informațiilor.
Trecerea persoanelor neautorizate în departamentul de control al camerei mai bine: vizitatorul este identificat printr-un pașaport sau carte de identitate oficial.
Asigurați-vă că ceasul la recepție de vizitatori pe birou nu a existat nici un document suplimentar.
Speram ca recomandarile noastre va ajuta la organizarea personalului de serviciu în cameră și să lucreze cu documente privind personalul, astfel încât au fost îndeplinite cerințele pentru păstrarea acestor documente.