Distrugerea documentelor - cel mai important element al fișierului de lucru. În același timp, să efectueze distrugerea documentelor este imposibilă fără valoare de examinare a documentelor. În aceleași reguli arhive de lucru recomandat să nu dețină valoarea examinării documentelor de către o singură persoană, chiar și în organizațiile mici, deoarece aceasta poate duce la consecințe negative: documente pot fi distruse înainte de expirarea poziției pentru care perioada de păstrare. Prin urmare, o comisie de experți ar trebui să fie stabilite pentru examinare.
Cine se adreseze Comisiei pentru confirmarea distrugerii documentelor unui întreprinzător individual care nu are angajați?
Pentru a efectua o evaluare completă a documentelor puse la distrugerea comisiei de experți este de dorit să se includă următorii angajați:
- un reprezentant al managementului organizației;
- arhivar;
- contabil șef;
- un reprezentant al personalului de serviciu al organizației;
- un reprezentant al serviciului juridic al organizației;
- un angajat al serviciului de întreținere sau de documentare secretarul organizației.
Comitetul de experți aprobat prin ordin al directorului. Organizația poate fi stabilită o comisie permanentă de experți, dar este în fiecare an, pot fi create. Expert al Comisiei (CE) stabilește expirarea documentelor de fapt este un act de separare la distrugerea documentelor și în conformitate cu acesta (act) pregătește documentele pentru distrugere.
Documente Valoarea expertizei - este studiul documentelor pe baza criteriilor de valoarea lor, în scopul de a determina condițiile de păstrare a documentelor și de selecție în vederea păstrării permanente.
Documente Valoarea expertizei efectuate în toate etapele ciclului de viață al documentului:
- în evidența curentă:
- în pregătirea nomenclaturii afacerilor,
- formarea documentelor în cauză,
- pregătirea cazurilor pentru depozitare ulterioară;
- în arhiva organizației:
- în timpul pregătirii cazurilor de transfer la arhivele centrale;
- în procesul de alocare a documentelor și fișierelor cu stocare expirat la distrugere.
Principalele funcții ale comitetelor de experți sunt:
- selectarea documentelor de stocare permanentă și temporară pentru transferul la arhive;
- Selectarea documentelor din timpul de depozitare temporară, sub rezerva depozitării în continuare;
- alocarea pentru distrugerea cauzelor care au expirat de depozitare;
- luarea în considerare a stocurilor de cazuri de perioadă de depozitare permanentă și acționează în anumite cazuri în vederea distrugerii;
- luarea în considerare a actelor cu privire la cazurile selectate pentru distrugere din cauza daune ireparabile, și acte de cazuri nedetectate care urmează să fie transferate în arhive;
- participarea la distrugerea afacerilor.
2.3.2. În timpul examinării valorii documentelor în subdiviziuni selectează cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), pentru transferul la arhiva; selectarea cazurilor cu perioade temporare de depozitare să fie depozitate în unitățile structurale; alocarea de cazuri la distrugerea anilor anteriori, care a expirat termenul de valabilitate. În același timp, a verifica calitatea și caracterul complet al nomenclaturii afacerilor organizației, corectitudinea termenului de valabilitate de Interne.
De regulă, membrii originali ai organizației de arhivă efectuat selectarea documentelor care urmează să fie păstrate în permanență, care sunt descrise în conformitate cu Regulile de activitatea arhivelor organizațiilor. Compilat cu inventarul supus aprobării de către șeful organizației; în cazul în care organizația este proprietarii originale ale arhivelor de stat, inventarul nou creat, de asemenea, să fie coordonate cu EPA Arhivele Statului, în care mai târziu caz vor fi transferate la un depozit permanent. O atenție deosebită trebuie să se acorde și a personalului de documentare, deoarece aceste documente sunt transferate în custodia statului în caz de lichidare a organizației.
În scopul de a asigura conservarea unei documentații de informații acte privind alocarea la distrugerea documentelor eliberate numai după pregătirea și aprobarea inventarelor de cazuri de perioade de stocare pe termen lung permanente și.
Pentru a distruge pot fi, de asemenea, selectate documente, deteriorate într-o asemenea măsură încât cea mai mare parte a textului nu este disponibil pentru citirea și restaurarea acestora nu este posibilă. În cazurile în care posibilitatea de recuperare a cel puțin parțială a documentelor text deteriorate, acestea sunt lăsate în depozit, restaurate sau fotocopiate.
Comisia de experți relevă numărul exact de documente care trebuie abordate, în plus, realizează documente reciclabile de ponderare (în cazul în care organizația dvs. are o astfel de facilitate). Ca regulă generală, documente (pachete, baloturi, saci de documente) cântăriți punct numai pentru reciclare, care are echipament adecvat. După încheierea lucrărilor se face act privind alocarea de documente pentru distrugere. Vă rugăm să rețineți că ar trebui să se facă prelucrarea mecanică sau arderea fișierelor arhivă (documente) pentru a finaliza prelucrarea lor (incinerare), în prezența membrilor comisiei. Pentru a dispune de documente este posibilă pentru a atrage o organizație specializată.
managementul înregistrărilor de arhivă, arhivarea documentelor, arhivarea documentelor, documente cu caracter obligatoriu, eliminarea documentelor, distrugerea documentelor de arhivă, documente contabile cu caracter obligatoriu