Eficiența proceselor de afaceri în întreprinderile mici și mijlocii
Nu e de multe ori vă puteți întâlni organizației, structura care a fost înregistrată înainte de crearea și dezvoltarea de sută la sută în formă într-un concept dat timp de mai mulți ani. Acesta din urmă este imposibilă, în principiu. Companiile care nu variază în mod constant cu piața - nu sunt viabile. Companiile de succes - este un organism viu. Divizia de personal, direcția de producție, depozite, birouri - toate acestea sunt în curs de restructurare în mod constant minore și majore.
Și în procesul de restructurare, un moment trist (și el va veni cu siguranță o zi) dintr-o dată se dovedește că toate procesele de business din cadrul companiei sunt nescuzabil lente, iar cele mai multe comenzi, „se duce la oameni“ și să nu se întoarcă de luni de zile, ca rezultat. Și, cum ar fi, acest lucru nu se datorează faptului că numai angajații leneș și lipsit de griji de lucru pentru tine. Doar pentru un motiv oarecare, în cursul efectuării activității lor, ele sunt în mod constant se confruntă cu unele dificultăți suplimentare. Cele mai valoroase angajați, cea mai mare parte a timpului de lucru petrecut pe ea pentru a împinge prin procesele de afaceri prin departamentele relevante ale companiei. Pentru că în cazul în care persoana nu se traduce prin departamentul de contabilitate și să nu fie amintit de ea la fiecare jumătate de oră - plata nu va fi, dacă nu stai ore în șir în departamentul de logistica - ordinea în timp nu este trimis, iar dacă nu suna în fiecare zi în departamentul de servicii - Plecare către client nu se va întâmpla, să continue în același spirit. Și, cum ar fi, fiecare în locul lui, iar personalul sunt toate inteligente, dar munca nu este.
În această stare, există foarte multe firme românești mici și mijlocii - și nu-l dau seama. Și este aici în valoare excelentă pentru rețeta adesea foarte îmbunătățirea eficienței de afaceri, care este atât de necesară astăzi.
Simptomele bolii descrise pentru a detecta foarte simplu. Luați în considerare cât de des vă va învăța despre reclamațiile clienților cu privire la întârziere. În cazul în care întârzieri regulate, indiferent de motiv, desigur, de fiecare dată când este foarte valabil - prin urmare, problema există. Sau un alt mod: să urmeze calea ordinelor de manageri de mijloc. În cazul în care cele mai multe dintre ele nu va fi executat fără memento-uri suplimentare - apoi, din nou, există semne ale unei crize de procese de afaceri. Și dacă CEO-ul personal a ordonat, iar atunci el nu are încredere absolută că totul se va face în întregime și cât mai curând posibil - în cele mai mari probleme ale companiei.
În această situație, cel mai rău lucru pe care îl pot face - este de a începe să patch-uri găuri în organizarea proceselor de afaceri, petrece întâlniri fără sfârșit pe probleme de muncă și atribuirea tuturor responsabili pentru acest lucru sau că operarea de zi cu zi, cu executarea care există probleme obișnuite. Un mod eficient de a îmbunătăți situația necesită o abordare sistematică. Este necesar să se înregistreze toate procesele de afaceri pe hârtie de la zero, pornind de la scopul și misiunea companiei de a acțiunilor de zi cu zi a fiecărui angajat în parte, de la introducerea la gama de echipamente noi pentru a cumpăra hârtie igienică pentru birou.
Pentru a efectua o astfel de operațiune pe scară largă, puteți invita consultanți externi, și este posibil să se adune un grup de lucru în cadrul echipei. Primul sunt bune pe care, teoretic, au o vastă experiență, cunosc aceasta din urmă mai bine interiorul companiei.
La prima vedere, astfel de măsuri - moștenirea marilor companii occidentale. În primul rând, ele sunt utilizate pentru formalizarea maximă de muncă, în al doilea rând, sistemul de funcționare a marilor afaceri este atât de complex încât o descriere clară a tuturor proceselor documentate este necesară. Indiferent dacă sunt sau nu să se angajeze într-o astfel de birocrație, în cazul în care doar câteva zeci de persoane care lucrează pentru companie? Dacă există - atunci, începând cu dimensiunea organizației necesare?
Experiența arată că este necesar, și formalizarea proceselor de afaceri necesare din momentul cand compania vine la lucru un al doilea angajat. Și nimic despre numărul de o duzină de oameni companiei, și nu poate vorbi.
Deci, dacă totul este atât de trist, așa cum este descris mai sus, noi trebuie să acționeze imediat. Prin procesul ar trebui să fie implicat în primul CEO, director executiv (director de dezvoltare), șefii de departamente și a personalului de serviciu. Fiecare va fi responsabil pentru descrierea centrului său funcțional. Ulterior, documentul finit trebuie să fie evaluate de către fiecare angajat al companiei, ca parte a îndatoririlor lor. Secvența de acțiuni, care este potrivit pentru majoritatea organizațiilor, după cum urmează:
1. Prescrierea toate procesele de afaceri
2. Determinarea legăturilor orizontale dintre funcțiile
Orice proces în cadrul companiei nu este numai în direcția verticală. Desigur, există legături orizontale. De exemplu, după vânzarea departamentului de achiziții trebuie să plaseze o comandă sau echipament, sau pregăti transportul de depozit, precum și de contabilitate de vânzări trebuie să emită o factură, manager de cont - un contract, și așa mai departe. Astfel, toate link-urile orizontale trebuie să fie scrise cu același grad de detaliere, precum și arborii proceselor de afaceri verticale.
3. Distribuirea proceselor de afaceri pentru angajați
Rezultatul primelor două faze va produce o listă a proceselor elementare care constituie sarcinile angajaților și să acopere toate activitățile companiei. Acum avem de a distribui sarcinile în rândul angajaților. În această etapă, volumul real al lucrărilor în curs de desfășurare în cadrul companiei. În acest caz, în cazul în care caracteristica permite companiei, toate procesele elementare ar trebui să fie evaluate în sumă de ore necesare pentru punerea în aplicare a acestora de lucru. Ulterior, prin compararea efortului timp total obținut, care pot fi obținute cu personalul de personal disponibil poate detecta lipsa sau excesul de forță de muncă. După identificarea tuturor volumul de lucru va identifica zonele slabe, care trebuie ulterior să fie consolidate prin angajarea de personal suplimentar și realocarea responsabilităților.
4. Creați instrucțiunile de service
Traduceți procese de afaceri formalizare a societății în acțiune ar trebui scrierea fișelor de post pentru absolut toată lumea în companie. În acest caz, instrucțiunile ar trebui să fie cât mai specifice și detaliate. Superficial instrucțiuni compilate pot anula toate lucrările efectuate. Instrucțiunile trebuie să conțină pentru fiecare responsabilitățile elementare ale următoarelor elemente:
a) taxa. O descriere specifică și detaliată a fiecărei debitări. Și nu în formă de, de exemplu, „conținutul site-ului“, iar cel mai utilitarist, cum ar fi „de știri a posta la fiecare două săptămâni.“
b) Obiectiv. Rezultat sau de performanță, atingerea care recunoaște îndeplinirea sarcinilor.
c) Termen. Angajatul nu ar trebui să facă ceva în principiu, ci de a face ceva într-un interval de timp clar, care poate fi setat sau sub formă de legare la evenimente specifice (de exemplu, re-apela clientul trebuie să fie făcută în termen de o săptămână) sau o perioadă ( de exemplu, între apeluri dealer trebuie să aibă loc la 20 la 30 de zile).
d) Raportarea. Executarea fiecărei obligații nu ar trebui să fie pur și simplu monitorizate și documentate în timp real. Acest lucru poate fi folosit ca un sistem CRM, precum și foi de calcul Excel obișnuite. supervizorul ar trebui să poată obține informații cu privire la caracterul complet al atribuțiilor subordonatii lor, nu numai în contextul lunii, dar pentru o săptămână sau chiar o zi.
e) Motivația. Experiența arată că nu este suficient pentru a determina angajații ce să facă și în ce interval de timp. Remunerarea ar trebui să depindă direct de caracterul complet al taxelor. Astfel, acesta trebuie să includă un minim necondiționat parte constantă, parțial și prime convențional constante (premium). Prima parte a salariului este faptul că angajatul este garantat de a primi, indiferent de ce. o parte permanentă Condiționat trebuie să depindă de caracterul complet al angajatului exercitarea atribuțiilor sale curente în timp. Și a treia parte - este pentru bonusuri de performanță. În acest caz, a doua și a treia parte a plăților nu ar trebui să fie legate. De exemplu, în cazul în care un agent de vânzări a depășit planul de vânzări, dar nu a servit în mod sistematic pentru a menține loialitatea clienților regulate, bonusurile pentru vânzări ar trebui să ajungă, dar o parte permanentă condiționată a salariilor ar trebui să fie tăiate. Cum de a distribui veniturile proiectate ale personalului între cele trei părți - în funcție de activitățile lor specifice. Principiul unuia - angajatul nu beneficiază de remunerație în întregime, în cazul în care o performanță slabă, cel puțin o parte din sarcinile lor.
În acest caz, criteriile de performanță a taxelor ar trebui să fie cât mai transparent posibil. Angajatul însuși trebuie să realizeze la sfârșitul lunii, ceea ce va fi veniturile sale. Influența opinia subiectivă a supervizorul ar trebui să fie menținută la un nivel minim.
Deci, ca urmare a muncii facem în compania sistemului de procese de afaceri bine stabilit. Dar nu se relaxeze. În primul rând, în timpul procesului inițial de proiectare cu siguranță nu ia în considerare toate, și în al doilea rând, orice schimbare a companiei conduce la o restructurare parțială a proceselor de afaceri. Astfel, este necesar să se facă periodic „upgrade“ sistemului, dar în acest caz, eficacitatea sa nu va fi redusă, ci dimpotrivă, va crește în procesul de îmbunătățire.
Ce este bun și ce este rău cu reglementarea proceselor de afaceri, sau cum să creeze reglementările „corecte“
În articol o mulțime de greșeli, semne de punctuație și stil, împiedică percepția.
Și, de fapt - nonsens și prostia profesie greșită! Ei bine, sau un vis și visul unui consultant în curând au devenit tot potențialii clienți pentru scris ceva sa se presupune util și costisitoare în taxe.
Se spune că există trei moduri corecte pentru a merge rupt: cel mai plăcut - este femei, cel mai rapid - cazinou, și cel mai de încredere pentru ferma. Deci, într-o afacere mică, cu această ultimă metodă în mod eficient (pentru fiabilitate) concurează dorința de a formaliza totul, petrece o mulțime de timp pentru a descrie totul, și maniacale, apoi, persistența în implementarea acesteia în activitățile de zi cu zi. Verificat propria lor experiență amară.
Yuri Zinenko scrie: maniacal, apoi, persistența în implementarea acesteia în activitățile de zi cu zi. formalizare este necesar, este obligat să aibă chiar și cele mai mici companii (Director + contabil). Totul (inclusiv procesul de afaceri de achiziții publice de hârtie igienică) pentru a descrie nu neapărat, ci formalizarea anumitor vitale (și sunt sigur că acesta este disponibil în compania dvs.). Într-o companie mică ar trebui să fie minim descrie procesele de afaceri de bază (chiar dacă nu sunt în notatii stricte) și responsabilitățile personalului (care este responsabil pentru ceea ce pe o scară mare). Cu cat mai multe persoane devin, cu atât mai mult ar trebui să fie o descriere. Articolul nu prezintă feedback-ul clientului după introducerea elementelor de descriere (acest lucru este un dezavantaj semnificativ al textului). Nerespectarea ordinelor de general nu este la fel de periculos pentru companie, ca neîndeplinirea obligațiilor clientului.
Simțind că un om are nevoie pentru publicarea minim candidat.
Orice gânduri sau idei noi nu sunt văzute.
De asemenea, „“ Discursul românesc mi-a lăsat. „“ Mi-ar fi rușine să le publice.
Olga Kuziv a scris: Sentimentul că un om are nevoie pentru publicarea minim candidat. Este de e-xecutive incluse în lista de HAC?