Din articol, veți învăța:
- modul în care umplere de înregistrare și de control cărți;
- cum să dezvolte o formă de carduri de înregistrare și de control;
- se pare ca cardurile de înregistrare de probă și de control.
Tehnologia de înregistrare și control a executării documentelor
Tehnologia modernă documentele de înregistrare de afaceri are trei forme: revista, carte și automate.
Revista de forma documentelor de înregistrare
documente formular de înregistrare card
Acesta a creat un card special, care conține toate datele necesare sub forma unui document de înregistrare pentru fiecare carte de hârtie intrare sau de ieșire. Acest card se numește înregistrarea sau înregistrarea și controlul. Utilizarea sistemului de card este foarte convenabil. În viitor, cardul devine baza pentru formarea cabinetului de fișiere folosind clasificatoare. Un astfel de sistem este mult mai ușor de a găsi datele corecte și simplifică procesul de înregistrare. Uneori, documentele vin dintr-o dată cu carduri de înregistrare, în plus, utilizarea unui astfel de sistem face posibilă implicarea mai multor angajați pentru înregistrarea unui grup de documente.
documente automatizate Formularul de înregistrare
Formularul de înregistrare automată a documentelor se realizează cu ajutorul unui calculator și software special de sisteme. Programul poate fi instalat pe un singur calculator sau un server, este posibil ca activitatea mai multor specialiști în acest din urmă caz.
Pentru introducerea informațiilor document folosind o formă specială de înregistrare și de control carduri, și de stocare - baza de date. Există o mare varietate de soluții software pentru a automatiza procesul de înregistrare a documentelor de afaceri. Ele pot avea un set diferit de detalii și alt tip de formular de intrare. Cele mai multe dintre acestea au pus în aplicare posibilitatea de a adăuga detalii suplimentare pentru diferite grupuri de documente, și de a schimba designul formularului de intrare.
Completarea carduri de înregistrare și de control
Procedura de umplere a cardului de înregistrare și de control se datorează tipului de depozit, care este de așteptat să continue folosirea acesteia. Prin depunerea de tip depinde, de asemenea, de un set de detalii, secvența de depunere și prioritatea lor în procesul de prelucrare, astfel încât o scurtă trecere în revistă a tipurilor existente de dulapuri de fișiere de documente.
În moderne de evidență a făcut pentru a efectua trei depozit separat:
Numele fișierelor de card pot varia de la o organizație la alta: controlul poate apela Srokowo (de la cuvântul „perioadă“), referința - informațional și tematic - codificare, dar de fapt nu se schimba.
fișier de control (Srokowo) este format din două departamente - departamentul documentației curente și Departamentul documentelor executate. În prima parte fixă și documentele comerciale sunt stocate în procesul de executare. Scopul principal al acestui departament - de control. Această secțiune formează un fel cel mai convenabil după data de execuție.
Odată ce un document este executat și toate mărcile esențiale ale acestui se va face, sa mutat de la prima carte în al doilea - un departament plin de hârtii. Acesta este utilizat pentru a căuta. Baza sistematizării aici se poate baza deja pe principiul cronologic, orice alta - pe teme, întrebări, reporteri, nomenclatura afacerilor, etc.
Fișier de referință (informație) este utilizată pentru a înregistra documente. Pentru fiecare grup de documente creează un fișier separat, iar in interiorul cardului sunt sortate în grupuri. O soluție convenabilă este de a utiliza formele de culori diferite pentru fiecare grup. Numărul de fișiere de card depinde de numărul de tipuri de documente de afaceri, care funcționează în cadrul organizației.
Punct de vedere tehnic responsabil pentru întreținerea mai multor fișiere de card în același timp? Există două metode care sunt similare funcțional între ele:
Completarea mai multe carduri pe un singur document și de a folosi fiecare pentru un depozit separat.
Completarea o carte și să facă copii de la ea. copii mai târziu sunt aranjate pe fișierele de card.
fișier Subiect (codificare) ocupă o poziție specială între cabinetele de fișiere. Scopul său - o dezvăluire completă a documentelor critice de afaceri. Într-un cabinet de depunere a obține informații cu privire la reglementările și documentele de reglementare.
Completarea carduri pentru un astfel de depozit are propriile sale caracteristici. Pentru fiecare întrebare, obiectul sau subiectul abordate în document, începe un card separat. Unul și același document poate fi prezentat în fișierele de mai multe carduri simultan. Sami carduri stabilite în dosarele de categorie, secțiunea relevantă a clasificatori probleme ale companiei.
Forma de carduri de înregistrare și de control
carduri de înregistrare de probă și de control
înregistrarea și controlul cataloagelor de carduri de control Probele sunt prezentate mai jos:
Anunțuri de numere viitoare