2. Sursa de achiziție
1. Achiziționarea -sistematicheskoe arhivei actualizarea documentelor de arhivă, în conformitate cu profilul său și legislația în vigoare. Profilul arhivă este determinată de termenul Federal-Arhiva Serviciul Federației Ruse.
Arhivele de stat sunt dotate cu documente de arhivă formate în activitatea autorităților publice, instituții publice, organizații și întreprinderi-yaty sau achiziționate aceste fișiere și documente transmise acestora de către instituții nestatale, sau organizație, întreprinderi și cetățeni.
Scopul achiziției este concentrația cea mai completă în documentele de arhivă relevante pentru acesta. Înainte de transferul documentelor la Arhivele Statului sunt păstrate de către proprietarii originale din arhivele departamentului-guvernamentale sau private.
privind achiziționarea documentelor de arhivă ale muncii dezvoltandu:
· Profilul stabilirea arhivei;
· Determinarea surselor de achiziție;
· Determinarea structurii documentelor care urmează să fie stocate în Ar-Hiva;
Sursa de achiziție -legal sau persoane fizice ale căror documente sunt primite, sau pot ajunge în arhive. În cazul în care proprietarii originali în crearea lor zhiznedeyatel-Ness toate fondul documentar, sursa de achiziție va fi depus în arhivele doar arhive, în care conceptul de „proprietari originale“ concept mai larg de „sursă de achiziție.“
surse de criterii de achiziție sunt:
· Funcțională și scopul instituției;
· Amploarea activităților sale;
· Integralitatea reflecțiilor în documentele sale de informații valoroase.
Pentru documentele de origine cu caracter personal sunt luate în considerare:
· Importanța activității creatoare și sociale a proprietarilor originali;
· Gradul de conservare a fondului său;
· Relația de fond cu alte fonduri.
Pentru arhive departamentale surse de recrutare sunt:
· Unități structurale ale organizației;
arhivele departamentale ale documentelor completate de permanente-TION, temporare (peste 10 ani) de stocare, documentul structura Lich-picior.
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani) din arhiva nu este transferat, fiind depozitat în diviziunile structurale ale organizației. La sfârșitul perioadei de depozitare, acestea sunt distruse în Corolarul, respectiv, cu legislația de arhivă după ex-examene de utilitatea și prezentarea actelor de distrugere a acestora.
documente de arhivă sunt transferate persoanelor cu importanță-go publice.
Arhivele departamentale conțin, de asemenea documente ale organizațiilor precursoare și a documentelor lichidați organizațiilor subordonate-nennyh.
Baza de achiziție de arhive departamentale documente de arhivă este pre-emstvennost și păstrarea înregistrărilor, care se manifestă în continuitatea evidenței, dar-menklatury afaceri și inventar de arhivă de cazuri. Nomenclatură este baza pentru întocmirea inventarelor de arhivă și este utilizată pentru a înregistra cazuri de temporar (până la 10 ani) de stocare.
Achiziția a Arhivelor Statului trebuie să fie în conformitate cu listele persoanelor fizice și juridice - surse com- „plektovaniya constitutive din arhiva pe baza criteriilor de achiziție și aprobate surse Rosarkhiv.
Următoarele grupuri de surse de achiziție:
· Instituții și organizații ale căror documente sunt complet re-date în Arhivele Statului;
· Instituții și organizații, în parte, să predea documentele la Arhivele Statului, fie pentru că acestea fac parte din documentele pe care le-shestoyaschih instituții și organizații, sau nu sunt titluri de valoare CCA-bo;
· Instituții și organizații, din care grupul-povoy primirea selectivă a documentelor cu informații valoroase sau neobișnuite, care să reflecte în mod colectiv lor activitate eficienta;
· Instituții și organizații, din care povidovoy primirea selectivă a documentelor de importanță deosebită ca model pentru acest tip de instituții și organizații.
În practica actuală, arhiva a creat două surse liste de achiziție-ing.
Prima listă include instituții și organizații din activitățile care sunt documente care au o importanță națională, care vin la Arhivele Statului integral, precum și instituțiile și organizațiile, care documentează activitățile sunt inadecvate, și, prin urmare, acționează selectiv în Arhivele Statului, ca model de pentru ei; În plus, instituțiile și organizațiile care dau Arhivele Statului în doar câteva tipuri, foarte importante de documente care descriu activitățile lor. Toate aceste UCH-rezhdeniya organizare si trecere a documentelor la Arhivele Statului. Ei ve-ul unei agenții controlate de stat Arhivele arhive.
A doua listă cuprinde instituții și organizații care nu sunt predau documentele la Arhivele Statului, dar sub contra-Lema arhivele de stat ca surse posibile de recrutare.
În plus față de listele de instituții și organizații care dau în documentele Gosari-hiv, pe bază de hârtie, listele persoanelor aflate în derulare - surse de achiziție, precum și, după primirea documentelor din arhiva, liste de instituții și organizații, NE-surse-guvernare achiziție kinofotofono- și VJ deodokumentov și documente electronice. În plus, aceasta poate menține o listă de surse non-guvernamentale ale complexelor tising înainte de a semna cu ele acorduri privind transferul documentelor sale, în arhivele lor de stat.
Când primiți documentele din Arhivele Statului pot fi complet sau le-au primit în mod selectiv. Când primiți documentația instituțiile și organizațiile full-ing trimis la arhiva toate documentele lor ar-hivnye.
Atunci când admiterea selectivă la arhiva tutte documente valoroase ale organizațiilor individuale, un anumit tip (-ing grup de recepție selectivă), sau o parte a documentelor din numărul de fonduri nerecurente la alte organizații ale unei anumite organizații (specii de recepție selectivă).
Documentele sunt trimise la arhivele departamentale ale unităților structurale la un an după finalizarea lor, tinerea evidentelor. În cazul Arhivelor Statului din arhive departamentale acționează ca la sfârșitul perioadei lor de conservare în arhivele departamentale din funinginea-sponds la Regulamentul privind Fondul Arhivistic al radioului românesc Fede-portabil.
Întrebarea 18. Pregătirea și procedura pentru transferul documentelor la arhiva
1. Conceptul de arhive și procedura pentru achiziționarea
2. Cerințe de arhivare de afaceri
3. Sesizarea arhiva
1. Pregătirea cauzei care urmează să fie transferat la -signing arhivei și descrierea de afaceri pentru transferul la arhivă.
Cazul - un set de documente sau documente legate (ysya) la un subiect sau domeniu de activitate, a pus-TION (e) în capacul separat. Conceptul mai larg decât cutia de depozitare SED-Nica. caz voluminoasa considerate ca fiind un singur lucru, dar câteva, în funcție de numărul de volume, de stocare jos SED, ca fiecare volum este de a izola unitatea de feudă-stocare.
caz de proiectare - pregătirea unui caz de depozitare in Corespunzător-dans cu regulile stabilite.
Formarea de afaceri - gruparea documentelor executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor și a documentelor de organizare, în cazul.
Ordinea de formare a afacerilor:
· Cazul format în conformitate cu nomenclatura afacerilor;
· În cazul pus numai executarea documentelor în Respectarea Wii afaceri titluri nomenclator;
· În cazul în care documentele sunt plasate la un an calendaristic, cu excepția afacerilor IP asociate;
· Documente din diferite perioade de depozitare sunt grupate separat în cazul;
documente · În cazul în care nu ar trebui să fie plasate sub rezerva un dublet de copii documentelor, Elaborează înapoiere;
· Documentele sunt aranjate în ordinea lor cronologică:
· Cazul nu trebuie să depășească 250listov la o grosime mai mare de 4 cm;
· Anexele la documente, indiferent de datarea lor, la-conectat la cele care fac parte;
· Fiecare cameră în cazul în care documentul trebuie să fie bine format:
· Personalul Documentele sunt formate separat de caz documentele privind activitatea de primar.
2. Cazurile de execuție complete de rezervă pentru a fi cazul (peste 10 ani) viață permanentă, temporară raft și a personalului.
Pentru un design complet arhivă face obligatorie Observat-concluzie respectă cerințele de bază:
· Depunerea sau acoperirea cazului;
· Numerotarea Foi din cauză;
· Pregătirea martorului plăcii cazului;
· Întocmirea inventarului intern al documentelor;
· Revizuirile la detaliile capacului cauzei referitoare la la titlul organizației, indicele de fișiere de înregistrare, datele extreme și prima pagină a ziarelor.
documente temporare (până la 10 ani) de depozitare sunt supuse înregistrării pe termen parțial, acestea nu au voie să efectueze documente sistematice-zatsiyu nu sunt numerotate liste de caz, nu fi o inscripție de asigurare.
Procedura de înregistrare a fișierelor arhivă, după cum urmează:
· Cazul a depus într-un capac de carton tare sau inoti intr-topitură, astfel, acestea sunt eliminate din toate acolade de metal-ment;
· Documente deosebit de valoroase sunt plasate în cazul depuse în plicuri;
· La finalul cazului pentru forma depusă inscripții zaveritelnoy; dacă este necesar, la începutul cauzei depuse sub formă de inventar intern;
· Numerotarea Foi carcasei este făcută în creion negru colțul din dreapta-mare superioară a foii cu cifre arabe; constând dintr-o serie de cazuri de volume numerotate pentru fiecare volum separat;
· Foi de inventar interne sunt numerotate în mod independent; FOTOGRAFIA-grafie, desene și alte materiale exemplare, autoguvernează reprezentare coli în cazul, la aproximativ numerotate-latitudine în partea superioară a foii de câmp; pliat în foi desfac și liste de afaceri obișnuite numerotate;
· Filed în cazul numerotat plicuri le Snatch la plic, apoi investiții;
· Dacă există erori în numărul de foi, introducerea de camere cu litere foi;
· Estates, în cazul în care o foaie martor este de a înregistra toate schimbările în caz, confirmate prin referire la Corespunzător, acte vuyuschie;
· Inventarul afacerilor interne servește la depozite de contabilitate și de prezentare a informațiilor care conțin de documente de afaceri.
Principalul obiect de activitate se referă la detalii sunt după cum urmează:
· Numele organizației și subordonarea acesteia;
· Numele unității structurale;
· Numărul dosarului privind inventarul;
· Rezumat (cu documente de valoare);
· Numărul de foi în cazul;
· Perioada de valabilitate a cazului;
· Arhiva caz cifru;
· Disponibilitatea spațiului pentru arhivele de atribute.
3. Transferul de cazuri la arhiva se face cu toate cele de arhivă Obra cazuri-Botko pe inventar.
Există următoarea procedură pentru transferul de cazuri la arhivele departamentale:
· Se transferă cazurile permanente temporare (peste 10 ani),, biserică-neniya și a personalului;
· Transferul se face la un an după finalizarea cazurilor deloproiz-producție;
· Fișierele de recepție la un cap de arhivă făcută. arhiva poedinichno de inventar, în prezența unui reprezentant al unității structurale, ale căror cazuri sunt transferate la arhivă;
· În absența unor cazuri să-i se face o trimitere care explică această absență;
· Transferul este înregistrat în inspectorul de inventar și de inventar eliberator, cu sfârșitul fiecare instanță a unei note cu privire la afacerile on-Lichii, indicând numărul lor real, numărul de cazuri de lipsă, de la data de livrare a fișierelor la o arhivă;
· La sfârșitul capului de recepție a afacerilor. Arhivele semnează trei exemplare ale listei de cazuri de stocare permanentă, și două copii ale listei de stocare pe termen lung a cazurilor, în timp ce al doilea exemplu inventare-riu a revenit eliberator, restul rămân în arhivă.
După ceea ce privește cazul depozitării departamentale transferate la Arhivele Statului pentru depozitare permanenta. În acest caz:
· Trimiterea cauzelor către Arhivele de stat se efectuează anual sau la fiecare 3-5 ani;
· Documentele sunt transferate la stocurile și executat actul de cazuri de recepție și transmisie pe goskhranenie în două exemplare, unul dintre Coto ryh eliberator este transmis, iar al doilea este în arhivă;
· Documentele sunt acceptate în Arhivele Statului într-o stare de ordine cu un ajutoare de constatare corespunzătoare și copii de asigurare pe o documente de valoare deosebit;
· La primirea documentelor sunt verificate pentru condițiile lor fizice, sanitare-igienice și tehnice;
· Primirea documentelor se realizează poedinichno și valoroase documente cu o singură foaie, în timp ce stocurile au avut un semn în transferul lor la arhive;
· Documentele arhivate sunt trimise trei copii ale listei, o copie a inventarului înapoi în organizație sdatchitsu;
· După prima admitere la documentele de arhivă ale organizației, împreună cu orice fundal istoric-E transmis organizației;
· Documente ale organizațiilor non-guvernamentale adoptate în Arhivele Statului, în conformitate cu acordul încheiat între acestea;
· Documente ale persoanelor care vin la Arhivele Statului, ca urmare a donațiilor, testamente, vânzare și cumpărare.
Principalele etape ale transferului de documente Arhivele Statului:
• aprobarea expertului de inventar transferat afacerile de organizare și comisia de inspecție Arhivele Statului, cu o copie a inventarului rămâne în Arhivele Statului;
• verifica starea de lucruri din reprezentantul organizației a Arhivelor Statului;
· Se transferă organizarea afacerilor în dosarul pe baza inventarului aprobat; în același timp, transferat la arhiva Găsirea Appa-șobolan pentru a trimite documente și două copii ale acestora IGP-si, un exemplar rămâne în organizație;
· Faptul de transfer al documentelor în arhivele de stat Legea prie afacerile fix-ma pune în două exemplare, dintre care una este în Arhivele Statului, iar al doilea transfer la sdatchitse.